Пилюля для управленца - Сивожелезов Павел

Павел Петрович Сивожелезов

Пилюля для управленца

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2024

* * *

Введение

От чего болит голова у руководителя?

От задач, которые не выполняются, и от сотрудников, которые их не выполняют.

От манипуляторов, которые оправдывают опоздания и требуют прибавки к зарплате.

От новой системы, которой надо всех обучить  разумеется, в нерабочее время.

От проблем с мотивацией и проектов, которые идут не по плану.

И каждый справляется с этой болью как может. Кто-то надеется, что само пройдёт: уступает коллегам, прощает подчинённых, затыкает собой дыры и работает 24 часа в сутки. Кто-то применяет народное средство «закрутить гайки», решает все проблемы силой и криками, получает титул тирана и запуганный коллектив.

Итог один  потеря авторитета, падение показателей, выгорание. Головная боль становится хронической.

Я же предлагаю другое решение: между мягкими и жёсткими действиями всегда выбирать точные. Для этого я собрал «аптечку» для руководителей  набор «пилюль», простых инструкций, которые можно прочитать за минуту, сразу же применить и получить первый результат.

Все инструкции не раз проверены: как мной на личном опыте, так и моими клиентами и учениками. Для каждой ситуации я записал видео с разбором кейса  чтобы его посмотреть, сканируйте QR-код.

«Пилюли» объединены по темам:

 как ставить цели и задачи;

 как навести порядок;

 как восстановить авторитет;

 как мотивировать сотрудников;

 как регулировать отношения внутри коллектива;

 как внедрять изменения;

 как общаться с боссом.

Итак, что у вас «болит»?

Постановка задач

Ставлю задачи, но они не выполняются

Решение:

Убедитесь, что сотрудник понял задачу и может с ней справиться.

Часто мы бросаем человеку задачу и надеемся, что он сам догадается, как её правильно выполнить. В итоге он не справляется, а нам кажется, что просто прикидывается и пытается поменьше работать.

Как избежать таких ситуаций? В идеале и руководитель, и сотрудник должны находить точку соприкосновения по каждой задаче:

 Сколько времени она займёт у данного сотрудника?

 Есть ли у него необходимый опыт выполнения?

 Есть ли у него необходимая квалификация?

 Есть ли у него мотивация?

После этого обращаем внимание на несколько сигналов:

1. Сотрудник сталкивается с задачей впервые.

2. Он не задаёт вопросов по задаче или спрашивает невпопад и не о том.

3. У него нет чёткого плана, как выполнять эту задачу.

Если есть эти сигналы, нужно помочь раздробить задачу, спросить чёткую последовательность действий и проконтролировать первые шаги.

https://www.youtube.com/watch?v=wkMoFmMI64o&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=61

Сотрудник не выполнил задачу в срок

Решение:

Приучайте к формулам: «упёрся  сообщи» и «выполнил  сообщи».

Сотрудник должен отчитаться вам о выполнении задачи в тот момент, когда её закончил: поставить в копию письма, написать краткое сообщение и т. д. Так вы будете знать, что он готов к следующей задаче. Договоритесь о правиле «выполнил  сообщи» и объясните, почему это важно.

Если сотрудник не укладывается в обещанный срок, он тем более должен вас уведомить, не дожидаясь напоминания или наступления дедлайна. В первый раз, когда он задержит задачу и вовремя не сообщит об этом, спросите:

 Когда ты понял, что не успеваешь в срок?

 Почему в этот момент не предупредил меня?

Объясните, что если бы он сказал о задержке сразу, как только понял, что не успевает, у вас было бы время отреагировать: помочь ему, дать ресурс или иным образом исправить ситуацию. И введите правило «упёрся  сообщи».

Для ответственного в целом сотрудника одного разговора будет достаточно. А к тем, кто будет повторять этот проступок, стоит применять всё более неприятные последствия: замечание, устный выговор, долгий неприятный разговор и далее по нарастающей.

https://www.youtube.com/watch?v=lGknq7cR2wA&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=49

Сотрудник не согласен со сроком выполнения задачи

Решение:

Выясните, на что он закладывает время.

Ваша цель  прийти с сотрудником к соглашению, сколько часов потребуется на задачу (всегда оценивайте время в часах, не в днях). Если расходитесь в оценке, разберитесь с тем, как он видит процесс, поэтапно:

1. Возможно, он замечает определённые детали, которые вам как неспециалисту могут быть не очевидны. Можно назначить промежуточные точки контроля по тем шагам, которые он хочет отложить.

2. Возможно, он недостаточно хорошо владеет какой-то процедурой и перезакладывает время на ошибки. Помогите ему, поддержите, станьте наставником либо назначьте наставника, который поможет улучшить навыки. Со временем эта проблема уйдёт.

Когда вы пришли к соглашению, нужно разобраться, сколько часов сотрудник сможет выделить на задачу в ближайшие дни. Определите приоритетность имеющихся у него процессов, тогда соотношение времени между ними будет более обоснованным. И если нужная задача попадёт в более высокий приоритет, он выделит на неё те самые часы.

https://www.youtube.com/watch?v=-Nd1Ir-qvy0&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=4

Сотрудник хватается за всё, в итоге ничего не успевает

Решение:

Не давайте сотруднику больше одной функции.

 Почему у тебя эта задача провисает?

 Так я вот той много занимался.

 Ах, действительно, но ведь и в той ты не успел.

 Да, потому что я и этой пытался заниматься.

В такой ситуации первым делом проверьте, как сотрудник распределяет время и приоритизирует задачи (см. предыдущую «пилюлю»). Если расставить приоритеты не получается, скорее всего, вы повесили на одного сотрудника несколько больших функций. Например, начальник отдела продаж занимается не только продажами, но и отвечает за закупки. Или менеджер отвечает и за привлечение новых клиентов, и за обработку входящего потока.

Сотрудник не может хорошо справляться с двумя такими большими функциями, потому что они требуют разных психотипов, разных навыков. Ему приходится постоянно переключаться, а значит, терять время и фокус.

Если у вас стартап, то вы, конечно, многое совмещаете поначалу, но потом нужно от этого избавляться. Это порочный метод управления, который будет мешать и ограничивать развитие. Поэтому стремимся к распределению ответственности по принципу «один сотрудник  одна функция».

https://www.youtube.com/watch?v=L7CW1pQNaQw&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=53

Сотрудник заваливает глупыми вопросами

Решение:

Отвечайте на всё, но только один раз.

В первые два месяца у сотрудника не может быть глупых вопросов. Любой вопрос нормальный, каким бы очевидным он ни казался. Ответьте максимально подробно, помогите разобраться.

А дальше думайте о том, какое поведение вы подкрепляете. Есть две крайности:

1. Если будете срываться и ругать сотрудника за каждый вопрос, он воспримет это как сигнал, что лучше вообще руководителя не беспокоить и молчать о проблемах.

2. Если будете по десять раз разжёвывать одно и то же, то закрепите перекладывание ответственности, когда человек даже не пытается думать, а идёт сразу к вам.

Поэтому придерживайтесь золотой середины: отвечайте на каждый вопрос, но только один раз. Ответили, убедились, что человек понял  если нужно, пусть записывает под диктовку. И если он придёт к вам второй раз с этим же вопросом, спокойно скажите:

 Я вам это уже объяснял, верно? Вам было понятно, как нужно действовать,  теперь действуйте.

Так постепенно приучите сотрудников к большей самостоятельности, не убивая при этом инициативу.

https://www.youtube.com/watch?v=r47GN7WdU54&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=48