Получив предварительное согласие Рерихов, Уоллес начал искать пути реализации этой идеи. Уже в январе 1934 года, судя по телеграмме Ф. Грант, он «пытается организовать поступление большой суммы для экспедиции, покрывающей ее полевые[расходы]». Со своей стороны Рерихи включили предстоящие полевые работы в планы научных исследований Института «Урусвати», тем более что в них должен был принять участие его директор Юрий Рерих.
В начале 1934 года все формальности были улажены, маршрут экспедиции утвержден, и 16 марта Уоллес написал официальное письмо Н.К. Рериху с просьбой возглавить экспедицию. Русский художник, к тому времени приехавший в США, ответил согласием. Но, казалось бы, удачное начало было испорчено самим Уоллесом. Он не потрудился (вернее, побоялся) четко и ясно обозначить своим подчиненным роль Рериха в служебной иерархии, тем самым заложив основу многих проблем. Судя по всему, договоренность по этому вопросу не была достигнута и с Госдепартаментом США. «Негоже, негоже, негоже устроили экс[педицию]», – не раз потом повторялись слова Великого Учителя в письмах Е.И. Рерих.
С геоботанической точки зрения экспедиция, отправляющаяся в Маньчжурию, была организована очень грамотно. На поверхности земного шара существует шесть флористических областей. Каждая область имеет свои, не повторяющиеся вне ее, семейства растений. Ядро флористической области северного полушария – голарктической – составляет китайская реликтовая флора. Поэтому проект имел реальные шансы на успех в поиске новых видов засухоустойчивых растений, которые потенциально могли прижиться «на периферии» той же флористической области.
Но к 1934 году Маньчжурии, как одной из провинций Китая, уже не существовало. Осенью 1931 года Япония ввела войска на территорию Северо-Восточного Китая, в марте 1932 года было провозглашено создание «независимого» Маньчжурского государства (Маньчжоу-го), в 1934 году оно было переименовано в Великую Маньчжурскую империю (Да Маньчжоу-диго). Ее правителем японцы сделали последнего императора маньчжурской династии Цин Генри Пу И. Политикой марионеточного государства руководили японские советники и чиновники, занимавшие самые ответственные государственные посты, которые получали указания напрямую из Токио.
Экспедиция, возглавляемая Н.К. Рерихом, – согласно документам Департамента она называлась Азиатской – началась весной 1934 года. Ее предваряла телеграмма, посланная Госдепартаментом США в американское посольство в Токио, о том, что содействие следует оказывать только американским сотрудникам: «…B консульства в Кобе, Дайране, Мукдене и Харбине – Рерих не гражданин, и ввиду этого дипломатические и консульские службы не должны делать для него что-либо, что ставит в затруднительное положение их или правительство. Службы уполномочиваются распространять соответствующую и практическую помощь гражданам[США] – членам[экспедиции] по их запросу». Смысл этой телеграммы станет ясен намного позже, когда по многим организационным вопросам у Рерихов будут возникать непредвиденные сложности. Распоряжение «не оказывать содействие» на местах было истолковано как «оказывать противодействие».
Рерихи – Николай Константинович и Юрий Николаевич, помощник руководителя экспедиции, – в апреле направились через Токио в Харбин. В Токио они нанесли несколько официальных визитов, в том числе военному министру Хаяши, а также Тейджи Цубоками, возглавлявшему Бюро по культурной деятельности в правительстве Японии.
Визит к Хаяши Рерихи объясняли необходимостью обсудить вопросы безопасности экспедиции: «Генерал Хаяши после изучения предлагаемой программы исследований выдал представительские документы для военных властей в Харбине, Цицикаре, Хайларе и Джехоле». Вот что об этой встрече писали японские газеты: «Военный министр настоятельно посоветовал Рериху обратить внимание на японские мечи как важную часть восточной культуры, поскольку это лучший способ понять душу Японии. Японский меч создан для защиты родины, в нем нет агрессии. Это символ мира. Когда смотришь на меч, дух проясняется и успокаивается. Также министр подчеркнул, что японское присутствие в Маньчжурии необходимо, чтобы помочь населению и сделать ее мирной страной с высоким уровнем культуры».
С деловыми визитами Н.К. Рерих посетил Императорский ботанический сад, ботанический факультет Императорского университета в Токио, а также, судя по его памятной записке, японскую Академию художеств, Общество японо-американских культурных сношений, буддийский университет.
На самом высоком уровне Рериху был оказан прекрасный прием, во многом подготовленный японским консулом в США Савадой, с которым Музей Рериха поддерживал дружеские отношения. Еще ничего не зная о телеграмме Госдепартамента США, Рерихи не искали особой поддержки у американских официальных лиц; будучи в Токио, они даже не посетили американское посольство.
Полевой сезон планировали начать в конце июня, к этому времени в Харбин должны были прибыть доктор Ховард Макмиллан, ботаник от Департамента сельского хозяйства США, и Джеймс Стефенс, помощник ботаника. Американские ботаники опаздывали – приехав в Токио, они принципиально не пошли на переговоры с японским куратором по Маньчжоу-диго (государству, не признанному Штатами) и добивались разрешения на въезд через американские консульства. В результате Рерихи провели в Харбине весь июль.
Ненадолго оставив Харбин, Николай Константинович и Юрий Николаевич посетили столицу Маньчжоу-диго – Чаньчунь (Синьцзин), где им предоставил аудиенцию император Пу И, который «очень любезно выразил свой интерес к целям экспедиции». Императору была вручена памятная медаль Музея Рериха в Нью-Йорке, выпущенная в 1929 году и предназначенная для того, чтобы отмечать вклад в культуру выдающихся государственных деятелей.
Реакция Госдепартамента США была незамедлительной – Уоллеса довольно безапелляционно одернули по поводу события, публикации о котором появились не только в местных, но и в заокеанских газетах: «Такие действия г-на Рериха (не американского гражданина),[который находится] в Маньчжурии как член американской государственной экспедиции, не соответствуют отношению американского правительства к нынешней власти в Маньчжурии и поэтому ставят в неловкое положение Государственный департамент и американское правительство».
Тем временем американские ботаники добрались-таки до Харбина, опоздав почти на два месяца. Еще 5 июля, когда они были в пути, Е.И. Рерих получила от своих духовных Учителей указание, что «нужно будет очень зорко следить за бот[аником], тайные инструкции имеет от сослуживцев», и переслала его в Маньчжурию. Это полностью подтвердилось – как только американцы оказались в Харбине, в Департамент сельского хозяйства полетели письма Макмиллана с собранными по всем углам сплетнями и собственными измышлениями о Н.К. Рерихе. В этих письмах впервые появилась выдумка о связях Рериха с казаками атамана Семенова, которая потом разрастется до размеров международной информационной утки.
Ботаник упорно ждал, что руководитель экспедиции свяжется с ним. Рерихи же недоумевали и ждали, когда их подчиненные соизволят выйти на контакт. В результате в поле американцы выехали отдельным от Рерихов отрядом, хотя и в том же направлении. Рерихам вместо американцев помогали русские ботаники-волонтеры Тарас Гордеев и Анатолий Костин.