E-mail. Ещё одно письмо - Казаков Олег Вячеславович

E-mailЕщё одно письмоОлег Казаков

© Олег Казаков, 2018

ISBN 978-5-4483-1712-5

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Аннотация

Как написать E-mail и быть уверенным, что его прочтут? Нас не учат этому навыку ни в школе, такой дисциплины нет в вузе. Мы делаем многие вещи по наитию, в том числе пишем письма. А насколько нам нужно это знание? Подумать только: не будет внятного и понятного письма  не будет нового проекта или клиента, нового предложения о работе или ценного сотрудника, новой сделки или партнёра. Как составить текст письма, в котором нет ничего лишнего, и есть всё, что нужно читателю? Как превратить написание текста автором письма в конкретное действие для читателя? В книге «E-mail. Ещё одно письмо» автор, Олег Казаков, научит читателя составлять результативные и эффективные письма.

Книга рекомендована всем, кому приходится обмениваться электронными письмами и превращать звуки в буквы. Обязательна к прочтению middle- и TOP-менеджерам любого профиля работы.

От автора

Вы держите в своих руках книгу «E-mail. Ещё одно письмо». Почему я решил поделиться с вами своими идеями, знаниями, навыками? С самого первого полученного мною письма в девяти из десяти случаев я был недоволен качеством поступающей ко мне электронной корреспонденции. Авторы тех сотен тысяч или, может, даже миллионов электронных писем с трудом осознавали, кто будет их читать, они не видели цели, с которой письмо было отправлено. Думаю, что с подобной проблемой сталкивался не только я.

Вернувшись из очередного двухнедельного отпуска, я обнаружил в своём почтовом ящике почти три тысячи непрочитанных писем, однако не могу не поделиться с вами фактом о том, сколько же входящих представляли для меня ценность. Всего 16. Представляете, сколько времени было потрачено зря?

Написание электронных писем  это творчество. Творчество, в котором ведущая роль отводится краткости. Основную идею данной книги можно было бы изложить в одну строку: «Если текст вашего электронного письма с приветствием и подписью не умещается в ладонь, не отправляйте его». Все последующие буквы, слова, предложения, абзацы и главы прямо или косвенно будут отвечать на вопрос «Как это сделать?».

Чтобы ответить на него, мы пройдём с вами несколько этапов: от изучения способов коммуникации и каналов восприятия до психологических приёмов в письме, чёрной риторики, разберём с вами фразы-клише, а также поупражняемся в написании стандартных фраз при отправке писем на английском языке.

Надеюсь, что среди множества фраз в данной книге вы найдёте для себя полезные практические советы, а время, потраченное на прочтение, пройдёт с пользой. Желаю новых побед, жму руку.

Глава 1. Что такое информация?

Что даёт информация сегодня? Это ценнейший ресурс для продаж, стратегического развития, формирования видения, общественного статуса, мотивации, признания. Это инструмент маркетинга, PR. Это отдельная ниша и кладезь для инфобизнесменов. Это титанический массив сведений, данных, фактов, витающий вокруг нас, который формирует силу человеческого развития. В своё время исследованием непосредственно «информации» занимались кибернетика и информатика. Вспомните, часто ли вам приходилось в детстве слышать слово «информация»? Полагаю, что нечасто. Однако сейчас, в рамках текущих темпов мирового развития, «информацию» мы стали отождествлять с величайшей ценностью современности. Почти.

Формы информации и способы её передачи

С развитием информации непременно менялся её способ происхождения, содержания, хранения, представления. Сейчас в большинстве случаев это двоичный код, записанный на вашей «флешке» или хранящийся на одном из облачных сервисов. Давайте подробнее остановимся на форме и способах восприятия информации, а изучение других терминов оставим прочим специалистам.

По форме представления информация может быть, как не сложно догадаться:

текстовая  представляемая в виде символов;

числовая  в виде цифр и знаков;

графическая  в виде изображений, предметов, графиков;

звуковая (или устная)  в виде аудиозаписи;

видеоинформация  представляемая в виде видеозаписи.

В данной книге мы будем изучать текстовую, числовую и графическую информацию. Почему текстовую и числовую информацию я разделяю и предлагаю к ознакомлению в разных формах? Приведу пример: ответьте себе на вопрос, в каком из двух ниже представленных видов вам комфортнее и быстрее воспринимать одну и ту же информацию?

23901 или двадцать три тысячи девятьсот один?

Ответ очевиден, поэтому цифрам  числа, словам  текст.

По способам восприятия информация разделяется на:

визуальную  воспринимаем органами зрения;

аудиальную  воспринимаем органами слуха;

тактильную  воспринимаем тактильными рецепторами;

вкусовую  воспринимаем вкусовыми рецепторами.

В данной книге мы остановимся и подробно разберём визуальный и аудиальный способы восприятия информации. Да, да, аудиальный тоже, ведь кто запрещает вам отправить ваш E-mail с видеопрезентацией вашего коммерческого предложения в сопровождении с аудиодорожкой или, в конце концов, вашим голосом?

Большинству людей лучше удаётся говорить, чем писать. Но вот воспринимаем мы лучше письменный текст.

Процесс обмена информацией называется общением и в зависимости от способа её восприятия выделяют одноимённые средства общения  тактильный, визуальный и т. д. Однако есть в природе специфическое деление средств общения, описание которых заслуживает новой главы.

Вербальные и невербальные средства общения

Мы с вами имеем неоспоримое преимущество перед другими живыми существами: мы умеем общаться. Бизнес, хобби, воспитание детей, обучение, отношения с друзьями  все цели и задачи этих областей жизни достигаются посредством общения. Общение  это главная форма социальной активности человека.

Процесс общения осуществляется разными способами, но мы с вами подробно остановимся на вербальном и невербальном средствах общения.

Вербальное общение (или, как ещё его иногда называют, словесное знаковое) осуществляется с помощью слов. C точки зрения формы существования знаков общение делится на устное и письменное. Именно поэтому к вербальным средствам общения относится человеческая речь, а также письма электронной почты.

Целью любого вашего электронного письма в конечном счёте станет изменение поведения человека, попросту говоря  вы пишете лишь для того, чтобы адресат что-то сделал.

Особую важность для поведения и его корректировки представляют именно невербальные средства общения.

При невербальном общении средством передачи информации являются бессловесные знаки  ими могут стать поза собеседника, его жесты, мимика, интонация, взгляд и т. д. Более подробно на хитростях применения невербальных способов общения в электронном письме мы остановимся в последующих главах, а пока необходимо принять за истину тот факт, что общение по электронной почте практически лишено «невербалики». Это ни хорошо и ни плохо. Это данность.

Человеческие отношения всегда важнее технической стороны сделки.

И в рамках этой реалии давайте двигаться дальше, и посмотрим, как мы можем влиять на людей на расстоянии и что мы сможем сделать, чтобы наши тексты были убедительнее.

Глава 2. Что такое E-mail сегодня?

Что такое E-mail? Уверен, читающему эти строки знакомо, что с английского E-mail переводится как электронная почта. Постараемся ответить на вопрос более масштабно.

Вы можете представить себе свой день без доступа в свой электронный ящик? Да? Тогда признайтесь себе, когда в последний раз был тот день, в течение которого вы ни разу не открыли свой почтовый клиент? А теперь представьте себе, что вы планируете отправить информацию «обычной почтой» своему бизнес партнёру, скажем, в Канаду? Имеете представление, как это сделать? А если это ценные данные, от которых зависит судьбоносная сделка?