«Пришлите техническое задание»
«Запросите смету»
«Сообщите, куда выслать образцы»
«Давайте поговорим про первый шаг»
Представление проекта:
«Дайте обратную связь»
«Разрешите приступить»
«Выделите бюджет/сотрудников/ресурсы»
Отчет:
«Утвердите результаты»
«Одобрите план действий»
«Дайте премию команде»
«Не увольняйте, дайте еще шанс »
Начинать работу над презентацией с определения целевого действия выгодно вдвойне. Вам будет легче сформулировать структуру выступления и проще убирать лишнюю информацию. А читателям/слушателям проще дать ответ или принять решение, когда они понимают (видят), чего вы от них хотите.
Вспомните Штирлица: «Запоминается последняя фраза». Если ваша последняя фраза будет четким призывом к действию, ее не только запомнят. Ей и последуют.
Это нам и надо.
2. Чек-лист «до начала слайдинга»
До того как начать делать слайды (мы называем этот процесс «слайдинг»), вам лучше бы знать ответы на следующие вопросы:
Выступаете с презентацией лично или отправляете по почте?
Когда выступаете (дата, время*)?
«Зачем это?» спросите вы. Все имеет значение.
Например, в понедельник и в пятницу опытный спикер будет выступать по-разному. До ланча и после ланча мы бы тоже рекомендовали разные стили выступлений.
А как не обыграть в слайдах дату выступления 02.02.2022?
Кстати, внимательным выступающим шанс поиграть с датами и временем выпадает часто надо уметь ловить момент.
Опять же, если кому-то выступать завтра, а кому-то через месяц, у них явно разные стартовые условия.
Сколько выступать (и сколько из этого времени уйдет на вопросы-ответы, дискуссию)?
Зачем выступать? Что должно произойти после выступления?
Где выступать (адрес, как доехать, припарковаться, сколько идти до места)?
Локация (офис, конференц-зал, переговорная комната).
Однажды я не уточнил этот момент. И сюрприз: выступать пришлось под тентом на крыше 16-этажного здания при внешней температуре +35 градусов.
Никогда я не забуду этого выступления. Никогда.
Если выступаете в переговорной спросите, какой она площади и сколько в ней будет участников.
Совет от души: если переговорных в офисе несколько или вы выступаете на площадке, где несколько залов, лучше поинтересоваться, кто соседи.
Как-то мне пришлось заканчивать выступление параллельно со свадьбой, которая стартовала (ой, хорошо стартовала!) в соседнем зале.
И еще был случай. Выступал у клиента, а в соседней с нами переговорной неожиданно начал заседать председатель правления компании. Проектор был один на три переговорные.
Угадайте, кому он достался?
Зашел айтишник, без слов забрал у нас проектор и ушел с ним. А персональный помощник председателя правления еще и зашла к нам в переговорную и попросила нас говорить тихо, «чтобы главному не мешать».
Я докладчик опытный. Говорил тихо, слайды тихонечко показывал со своего ноутбука (всегда приходите с полностью заряженной батареей) продал .
Размер экрана/монитора(-ов)?
Проектор: подключение через провода или вай-фай, яркость, разрешение?
Проектор с вай-фай штука удобная, но коварная. Вам не нужны провода и переходники, но помните про риски:
нестабильный вай-фай накладки с сетью бывают даже в серьезных конференц-центрах;
нет программы для Maс для подключения к такому проектору вам понадобится установить приложение на компьютер. Некоторые бренды проекторов не имеют версии программы для маков.
Подключить макбук к такому устройству вы не сможете. Провода не спасут: кабеля нужной длины не окажется под рукой либо проектор будет висеть под потолком в самом центре зала;
нельзя установить на ПК многие выступают с рабочими компьютерами. Вероятно, для установки нужного софта вам понадобится админ-пароль, которого вы не знаете.
Можно ли подключить свой компьютер?
Можно ли прийти пораньше и все проверить? За сколько?
С кем решать организационные и технические вопросы?
Есть ли нужные переходники, адаптеры, кликер, микрофон?
Есть ли айтишник/технарь?
Познакомьтесь с ним. Узнайте, как его зовут. Запомните.
Поблагодарите за помощь. Сделайте комплимент. Уходя, скажите: «Павел, спасибо вам большое за вашу IT-поддержку».
Если вы еще раз вернетесь на это место выступления он вас не забудет.
Кто вас подключит? Сможете ли вы это сделать сами?
Где вход в аудиторию (сзади идеально, сбоку терпимо, за спиной спикера ужасно)?
Есть ли флипчарт или доска для записей, фломастеры, мелки, стиралка?
Звук в аудитории. Где слепые зоны? Будут ли вопросы от аудитории? Как задавать вопросы с места, если аудитория большая?
Освещение и кондиционеры?
Кофе-брейки, перекусы, ланчи: как, где и когда?
Как и на чем будут сидеть слушатели?
Выходит крайне непрофессионально, когда спикер предлагает слушателям разбиться на пары/небольшие группы для практического упражнения в аудитории, где стулья не двигаются. Например, в кинотеатре или конференц-зале, в котором в самом центре стоит огромный стол для переговоров.
Кто эти слушатели?
Их мотивация (они здесь по работе; заплатили за то, чтобы принять участие, или их заставили сюда прийти насильно)?
Сколько их будет?
Формальная или неформальная будет обстановка (переводим: могут ли участники слушать вас и при этом говорить по телефону, пить кофе, есть плюшки и перебивать вас)?
Кто главный, и какая у него власть?
Кто выступает перед вами?
Кто выступает после вас?
Список этих вопросов, конечно, намного больше. Но мы приводим тот минимум, без которого хорошие слайды не сделать никак.
Многие вопросы из этого чек-листа станут слайдхаками и вашими помощниками.
Итак, самые главные вопросы «до»:
1. Кто слушатели уровень подачи информации.
2. Когда выступать сколько времени на подготовку слайдов.
3. Сколько выступать сколько делать слайдов.
4. Зачем выступать целевое действие.
Как говорит китайская пословица, делать слайды без этих вопросов все равно что стрелять из лука в цель с завязанными глазами.
3. Сделайте им «вау!»
Если вам нужно сделать презентацию «вау!» затмить всех и вся, произвести неизгладимое впечатление, добиться нужного результата рекомендуем использовать технологии «дорожка шагов» и ментальные карты. Так вы сможете описать бизнес-процесс презентации от а до я, ничего не забыть и уже потом подумать над факторами «вау!» на каждом ее этапе.
Вот, например, дорожка шагов выступления перед важным клиентом в его офисе (мы называем этапы выборочно):
входим в переговорную;
представляемся;
занимаем места;
подключаемся к проектору;
мощное начало;
эффектное выступление;
шикарная концовка;
вопросы и ответы.
В ментальной карте (например, xMind, MindJet MindManager или Сoggle.it) затем будет удобно записать идеи, привязанные к каждому шагу и позволяющие сделать «вау!».
Берем самое простое: подключение к компьютеру. Что тут может быть «вау!», спросите вы. Вот несколько идей.
Вы приходите с портативным проектором, быстро подсоединяетесь с ним по вай-фай к своему мобильному роутеру и сразу начинаете выступать. Это явно «вау!».
Или, заполняя паузу, связанную с подключением, вы рассказываете историю о том, например, как вы «бесшовно» соединяете что-то с чем-то для своих клиентов. Можно начать со слов «Обычно на подключение к компьютеру никто не обращает внимания ровно до тех пор, пока вы не осознаете, что шнур от проектора не подходит к компьютеру и ваша презентация под угрозой срыва. Прямо как в вашем бизнесе/ситуации».
P. S. Исключения ситуации, где «вау!» неуместны:
тендерные комитеты;
выступления перед чиновниками;
защита диссертации;
выступления перед инвесторами.
4. Успеть
Мало сделать хорошую презентацию ее нужно сделать вовремя. Нет пользы от прекрасно оформленных слайдов, если вы не успели их сделать к тому моменту, когда вам или вашему боссу нужно выступать (или к тому часу, когда он их затребовал).