Кадровое делопроизводство - Дубровская Татьяна

Татьяна Дубровская

Кадровое делопроизводство

Предисловие

В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций

всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.

Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно

го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.

Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?

В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен

быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве

организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо

бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом

делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до

говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как

положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.

Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.

Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного

регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации

рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».

ГЛАВА 1

Кадровая документация

1. Общие положения

1.1. Понятие и виды кадровой документации

Виды кадровой документации

1

Организационно-правовая документация

уставные документы организации;

 правила внутреннего трудового распорядка (далее  ПВТР);

штатное расписание;

 Положение о структурном подразделении;

должностные (рабочие) инструкции;

график трудовых отпусков;

иные правила, положения, инструкции

2

Персональная документация

трудовая книжка;

личное дело;

личная карточка работника;

документы персонифицированного учета

3

Договорная документация

коллективный договор (соглашение);

трудовой договор (контракт);

 договор о материальной ответственности;

договоры на производственное обучение и практику;

договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

4

Распорядительная документация

приказы, распоряжения, указания, решения, постановления

5

Учетная и регистрационная кадровая документация

учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом

6

Информационно-справочная документация

сведения воинского учета;

сведения, предоставляемые в службы занятости;

сведения о молодых специалистах;

документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.

7

Иная документация

переписка с иными организациями, работниками (письма, уведомления и др.)

1.2. Организация работы кадровой службы

Организация работы кадровой службы

1

При создании в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде отдела (управления, сектора, бюро, группы, специалиста)

2

Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач

3

При расчете численности работников рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами

4

В зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводятся структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя

5

При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации

6

Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД

7

На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе

1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП

Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП

Микроорганизации  зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона  148-З).

ИП  физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)

1

ПВТР

2

Письменные трудовые договоры (контракты)

3

Штатное расписание

4

Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)

5

Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

6

Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)

7

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

8

Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска

9

Табель учета использования рабочего времени

10

График трудовых отпусков

11

Расчетные листки

Примечание. Перечень обязательных документов при регулировании трудовых отношений с работниками для ИП и микроорганизаций определен в Рекомендации

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

1

Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах)