Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:
устав организации (положение о ней);
положения о структурных подразделениях;
штатное расписание;
планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
должностные инструкции работникам;
типовые и примерные номенклатуры дел;
номенклатуры дел за предыдущие годы;
регистрационные формы;
справочные картотеки;
перечни документов с указанием сроков хранения.
Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 Инструкции 4)
Документы, включаемые в номенклатуру дел
В номенклатуру включаются
В номенклатуру не включаются
заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;
учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;
документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1, 2 п. 161 Инструкции 4)
Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;
печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);
указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 Инструкции 4)
Графы номенклатуры
Графа 1 «Индекс дела»
Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции 4), например, 1-1, 1-2.
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02
Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел
Оформление заголовков
1
Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)
2
В заголовки определенных категорий дел могут дополнительно включаться:
указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
указание адресата или корреспондента документов;
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
указание на копийность документов, включенных в дело
3
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 23 основных вида документов, включенных в дело;
при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов
4
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных дел
5
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Если переписка ведется с более чем 3 однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Если переписка ведется с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы
6
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы
7
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться
ВАЖНО!
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование », «Рассмотрение », «Обеспечение » и т.д.) (подп. 165.2 п. 165 Инструкции 4)
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»
Заполняется в конце делопроизводственного года, указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции 4)
Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»
Указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно НПА, ЛПА (подп. 165.4 п. 165 Инструкции 4)
Примечание. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией, экспертной комиссией организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или Центральной экспертной комиссией вышестоящих организаций (для иных организаций)
Графа 5 «Примечание»
Проставляются отметки:
о переходящих делах;
о незаведении дел;
о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
о выделении дел к уничтожению;
об утрате дел;
о лицах, ответственных за формирование дел;
о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
о датах и индексах протоколов заседаний Центральной экспертной комиссии, экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов, и др. (подп. 165.4 п. 165 Инструкции 4)
1
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел
2
По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п. 167 Инструкции 4)
8.2. Формирование дел
Правила формирования распорядительных документов
1
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров
2
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения