Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённым факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Знание специальной терминологии обязательно для специалиста по персоналу, так как работа с документами это коммуникация с вышестоящими контролирующими государственными организациями, у которых вся коммуникация строится на языке бюрократии. А без понимания того, что написано в письме из ведомства, или неверное толкование написанного чиновником, может обойтись достаточно дорого, как и самому делопроизводителю, так и его работодателю юридическому лицу.
III. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Состав организационно-распорядительных документов в России определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Вся работа специалиста по делопроизводству регламентирована. Знание регламентов и их неукоснительное исполнение залог эффективной работы специалиста. Если вы пролистали предыдущие страницы, не особо вчитываясь в их содержимое, то автор категорически рекомендует прочитать их внимательно и вдумчиво. Небрежное отношение к работе с документацией вообще, и с кадровой документацией в частности, это не только замечание от директора, или выговор с лишением премии, это и очень большие штрафы. Причём штрафуют за нарушения в области делопроизводства не только юридическое лицо, но и должностное.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
Документирование, как процесс создание документов;
Документооборот, как организация движения и учёта документов;
Архивное дело, как процесс хранение документов.
Все эти стадии состоят из множества фаз и процедур. Мелочей в них нет, одна, казалось бы, маленькая ошибка может стать фатальной. Не стоит думать, что специалист по кадровому делопроизводству слишком мелкий клерк. В транснациональной корпорации да, но не в небольшом обществе с ограниченной ответственностью.
Хоть в ООО основную ответственность за всё несёт генеральный директор, но множество своих полномочий он может делегировать работникам, назначая их ответственными за определённые бизнес-процессы. Полностью с генерального директора ответственность, таким образом, не снимается, просто возникает должностное лицо, которое начинает нести собственную ответственность в рамках должностных полномочий.
Чем меньше организация, и чем крупнее её внутренняя структура, тем тоньше грань между ответственным работником и должностным лицом. В компании может быть департамент по управлению персоналом, в департаменте может быть отдел по работе с военнообязанными. Вот директор по персоналу будучи начальником департамента и является должностным лицом. Но и в случае простой организационной структуры, в которой нет департаментов и обособленных подразделений, а есть лишь функциональное разделение, работник, на которого приказом генерального директора возложены обязанности по кадровому учёту, и у которого должность называется специалист по кадрам, в определённый момент времени может быть признан должностным лицом.
КоАП РФ Статья 2.4. Административная ответственность должностных лиц: «Административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей».
В этой статье КоАП РФ не раскрывает содержание перечисляемых функций, но есть Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.10.2009 г. 19 «О судебной практике по делам о злоупотреблении должностными полномочиями и о превышении должностных полномочий». Из него становится понятно, что:
Организационно-распорядительные функции руководство трудовым коллективом, формирование кадрового состава, определение трудовой функции работника, применение мер поощрения и награждения, наложение дисциплинарных взысканий;
Административно-хозяйственные функции управление и распоряжение имуществом и (или) денежными средствами, находящимися на балансе и (или) банковских счетах организаций (учреждений, воинских частей и подразделений), совершение иных действий (например, принятие решений о начислении заработной платы, премий, осуществление контроля за движением материальных ценностей, определение порядка их хранения, учёта и контроля за их расходованием).
Любого работника, у кого в должностных обязанностях появляется право давать распоряжение другим работникам, существует возможность идентифицировать, как должностное лицо. То есть, начальник отдела кадров, директор по кадрам должностные лица. А вот, инспектор по кадрам, специалист по персоналу, не выполняет организационно-распорядительные функции, так же, как и административно-хозяйственные. Но, так как Суд Российской Федерация независим, а решения судьи выносят, основываясь на внутреннем убеждении, то по совокупности факторов, и простой инспектор по кадрам может быть признан должностным лицом в рамках своих полномочий.
Нарушения трудового законодательства, в массе своей административного характера. Наказания в виде штрафов прописаны в КоАП РФ Статья 5.27. «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»:
1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьёй 5.27.1 настоящего Кодекса, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.
3. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), влечёт наложение административного штрафа на граждан в размере от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.