Все шаги, любые действия трудовых отношений необходимо документировать. Объём бумажной работы по одному работнику значителен, а если ещё и знать, что работник, на совершенно законных основаниях, может запросить выдать ему под сорок документов имеющих непосредственное отношение к его трудовой деятельности в данной организации? А если таких работников не пять, и не десять? Даже в минимальном виде обеспечение документооборота это нахождение типовых вариантов обязательных различных документов по кадровому учёту, коих почти три десятка, и их адаптация под специфику компании уже очень большой объём работы для одного человека. Это и трудовые договора, и правила внутреннего трудового распорядка, и инструкция по охране труда, и правила обработки персональных данных, и так далее. И всё это необходимо составить и утвердить без ошибок, так как исправления «задним числом» невозможны технически.
Оформление трудовых договоров, процесс сложный, если компания небольшая. К каждому нанимаемому специалисту в малом бизнесе подход зачастую индивидуален. Одно дело, принять на работу в цех двадцать работников одинаковой квалификации для выполнения одинаковой работы, другое заполнить двадцать вакансий различных должностей, и к каждой «ставке» найти своего исполнителя. И если в первом случае потребуется двадцать одинаковых трудовых договоров, то во втором двадцать разных, где необходимо указать все особенности труда и оплаты за него.
И при каждом изменении договорённостей с работником, составлять дополнительное соглашение и «подшивать его к делу». А также информировать, зачастую под роспись, с локальными различными нормативными актами.
Так же, в обязанности специалиста по кадровому обеспечению, входят и такие обязанности, как обработка документов для начисления пособий, пенсий, различных компенсаций, работа с больничными листками по временной нетрудоспособности, пособий по беременности, различных надбавок, и так далее.
Ему же вменяется в обязанности полное обеспечение ведения трудовых книжек. А это их приём, заполнение, ведение, хранение и выдача. И по трудовым книжкам существует отдельный регламент под названием «МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 19 мая 2021 г. N 320н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ, ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК». И, хотя, уже существует систему учёта электронных трудовых книжек», «бумажные» ещё долго будут усложнять жизнь современным «кадровикам».
Отвечает за ведение и хранение трудовых книжек. Именно кадровик принимает трудовые книжки на хранение и заполняет их в соответствии с актуальными инструкциями, проверяет бланки на подлинность, исправляет выявленные ошибки и вшивает вкладыши, если заканчивается место для записей.
Ещё, ответственный за кадровый документооборот, оформляет личные дела работников, ведёт информационную систему по персоналу, и всё это в очень строгих рамках закона о персональных данных.
Работа с архивом это тоже обязанности «кадровика-делопроизводителя». Архивное дело тоже регламентировано очень строго. Необходимо разработать и утвердить в компании положение по ведению архива. Затем составить номенклатуру дел. Обеспечить оперативное хранение документов. И систематически отслеживать сроки хранения дел, чтобы то, что уже «устарело» списать в Госархив, а что-то уничтожить, составив соответствующий акт. В маленьких фирмах в арендуемых помещениях места под лишний шкаф с делами не всегда могут себе позволить.
Профессиональная подготовка и переподготовка, аттестация и прочие подобные мероприятия в малых компаниях обычно осуществляют линейные руководители, «менеджеры среднего звена». Но вот все документы по этим мероприятиям ведёт ответственный за документооборот в организации. Составить письмо в учебный центр, подать список направляемых на переподготовку, составить положение об аттестации работников и прочее, всё это сложный рабочий процесс, если к тому же присутствует значительная специфичность бизнес-процессов в компании и проще и быстрее разработать собственными силами соответствующий документ, чем пытаться подстроить типовой вариант.
А ещё существует множество журналов по учёту и регистрации. И в них постоянно вносятся новые записи. Делаются выписки из этих журналов. Эти журналы проверяются, списываются в архив, уничтожаются в соответствии со сроками хранения, и так далее. Всем этим занимается, опять же, специалист по кадровому обеспечению.
Работник, назначенный ответственным за кадровое делопроизводство в небольшой организации, не всегда имеет чёткое представление о том, чем он собственно должен заниматься. И как его должность называется, тоже не всегда понятно. Даже если такой работник получает возможность составить для самого себя должностную инструкцию, это не спасёт его от выполнения поручений начальства, не указанных в этой инструкции.
Именно для устранения неразберихи в должностях, их названиях, содержании рабочих процедур, в две тысячи шестнадцатом году вышло в свет «Постановление от 27 июня 2016 г. n 584 об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами российской федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности».
Таким образом, для значительной части работников, головная боль с формулировкой и записью в трудовую книжку наименования их должностей прошла. И если работники из разных организаций выполняли очень схожие должностные обязанности, то и их должности стали именоваться одинаково. Проблема с пенсионным фондом в вопросе кто есть кто, практически решилась.
И хоть профессиональные стандарты не обязательны к применению в коммерческих негосударственных компаниях, для малого и среднего бизнеса они вполне полезны. В крупных компаниях департамент управления персоналом обладает достаточной экспертизой для разработки собственных должностных инструкций и в полном объёме. Для ООО с парой десятков работников нанимать для полномасштабной операции по формирования штатов высококвалифицированной команды специалистов непозволительная роскошь, и выходом, как раз, и является использование профстандартов для упрощения жизни специалиста по кадровому делопроизводству и генерального директора: берётся стандарт по профессии, сравнивается с тем, что делает работник и должностная инструкция корректируется в нужных местах, дабы подпасть под нужное наименование должности. Зачем так делать?
Если на работу принимается работник, который будет что-то делать для того, чтобы через сеть Интернет привлекать покупателей, то можно назвать его должность «интернет-зазывала», но согласится ли он на такую запись в трудовой книжке? Ну а если то, чем он должен будет заниматься, укладывается в перечень трудовых функций профессионального стандарта интернет-маркетолога, то и проблемы никакой нет.
Вот так в первом приближение, выглядит работа специалиста по кадровому делопроизводству. Да, это совсем не то, что HR-менеджер или специалист по управлению персоналом. В реальности, практически все вакансии на сайтах по поиску работы, в последние пару лет, имеющие отношение к «кадровикам», именно что и приглашают специалистов по кадровому делопроизводству, или по первичному поиску работников. Всё управление персоналом в малых организациях свелось к поиску кандидатов и работу с кадровыми документами. Из тезауруса незаметно пропало слово «руководитель» тот, кто работает с людьми и направляет их. Осталось лишь сплошное управление.