Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.
Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений статичных образов.
Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов.
Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов.
Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
Реквизит документа: Элемент оформления документа.
Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в Установленной последовательности.
Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение Сохранности документов.
Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.
Когда возникает задача внести изменения в унифицированную форму, работник должен понимать, что такое форма, чем она отличается от унифицированной, где находятся унифицированные формы и какие изменения в ней делать допускаются. Неверное толкование термина может привести к очень большим неприятностям.
Делопроизводство деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Опять же, в энциклопедии мы можем узнать следующее.
Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение её участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт).
«Бумажная работа», «работа с документами» это всё документирование. Это различные процедуры, которые в достаточной степени регламентированы, хотя сам процесс регламентации бесконечен. И если сегодня документ оформлялся оп таким правилам, то завтра он может оформляться совершенно иначе, но, что важно, описывающие алгоритм оформления документа термины сами останутся прежними изменится их содержание. Именно поэтому кадровик обязан постоянно отслеживать все изменения в регламентах и стандартах. Ещё вчера документ заверялся круглой печатью, а сегодня уже и не надо, достаточно подписи. Сегодня ещё требовалось заполнять реквизиты в левой колонке, а со следующего месяца предписывается заполнять только половину из них и только в правой колонке. А ошибиться нельзя штраф может оказаться неподъёмным для небольшой фирмы.
Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения.
Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста.
Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или Физического лица.
Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.