Точно также при планировании работы имеет смысл группировать задачи по проектам, чтобы как можно реже переключаться между ними и экономить ресурсы вашего мозга. И чтобы научиться этому, надо лишь увидеть всю картину в целом. Этим навыком жонглеры должны прекрасно владеть.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Если вы все еще верите в свою многозадачность, проведите простой эксперимент. На листе бумаги начертите две строки одну над другой. Попросите кого-нибудь засечь время. На верхней строке напишите «Я тебя люблю» печатными буквами, а затем на нижней строке напишите цифры от 0 до 9. Запишите время.
А теперь начертите еще две строки. Снова засеките время. И напишите на них все то же самое, но теперь пишите все время переключаясь между строками. Сначала букву на первой строке, затем цифру на второй, затем снова букву на первой и так далее. За сколько вы справились в этот раз? Сколько раз вы задумались о том, какую цифру или букву писать дальше? А ведь это всего лишь простое упражнение
Видеть картину в целом
Посмотрите на жонглера с пятью мячиками. Куда направлен его взгляд?
Жонглер всегда удерживает в фокусе сразу все мячики и при этом смотрит ровно в центр того поля, по которому они перемещаются. Он не разглядывает мячики в процессе жонглирования. Не считает их и тем более не ужасается их количеству. Он сосредоточен на определенной последовательности действий своих рук. Именно это позволяет ему видеть картину целиком.
Из этого вытекает второе правило джагглинга сосредоточиться на полной картине. Об этом я уже писала в первой главе: для эффективной работы с несколькими проектами пора перестать их пересчитывать и впадать в панику от их количества. Стоит увидеть всю картину целиком и сосредоточиться на жонглировании. В этом вам может помочь изменение масштаба вашего планирования и простая геймификация.
Когда число моих проектов приблизилось к десяти, я поняла, что ежедневное планирование больше не помогает. Во-первых, все мои проекты перестали влезать в рамки одного дня. Во-вторых, чтобы уменьшить время на переключение между проектами, все активности в рамках одного проекта я стала группировать большими блоками. Ключевым изменением на этом этапе стал переход от ежедневного планирования к еженедельному.
Теперь мой основной промежуток планирования одна неделя. В воскресенье вечером я смотрю на нее с высоты птичьего полета и выстраиваю свои проекты в уже имеющиеся обязательства. При таком подходе очень хорошо видно, не выпадает ли из внимания тот или иной проект. Так или иначе каждому из них достается свой временной блок в рамках недели. Планирование крупными мазками теперь стало ежемесячным. В начале месяца я решаю на чем буду удерживать фокус в каждом из проектов.
Масштаб вашего планирования может быть любым. Например, руководитель Новосибирского офиса компании, в которой я работаю, Евгений, успешно совмещает административное руководство локальным филиалом, надзор за всеми проектами на уровне страны и курирует несколько проектов на уровне Европы. Он распределяет свои рабочие блоки по неделям. Одну неделю он сфокусирован на работе на уровне страны, следующую неделю занимается проектами на уровне региона и так далее. Конечно, в течение недели все равно приходится заниматься всем понемногу, но фокус деятельности задан, и он старается его придерживаться.
Я считаю, что сделать такой шаг назад и оценить все перспективы и цели критически важно, даже если вы ведете всего один проект. Представьте, что вы пробираетесь сквозь джунгли, изо дня в день прокладываете себе дорогу, вырубая тропический лес. Чтобы достичь цели, вам необходимо периодически забираться на высокое дерево и проверять, в нужном ли направлении вы движетесь, и долго ли еще до места назначения. Иначе, слишком увлекшись вырубкой деревьев, вы рискуете ходить по кругу и что-то упустить. Также и в ежедневной рутине, закопавшись в маленьких делах, можно упустить нечто важное и сбиться с пути.
Помимо масштабирования моего подхода к планированию сместить фокус с шариков на джагглинг мне помогла простая игра, а точнее геймификация. Геймификация это использование игровых элементов, таких как игровая цель, правила игры, обратная связь и добровольное участие в неигровой среде для достижения различных неигровых целей. Попробовать ее мне также предложила Ольга в рамках все той же «Личной траектории развития». Я стала придумывать игру, которая могла бы вписаться в мою ежедневную деятельность, и которая помогла бы мне удерживать фокус внимания на всех моих проектах одновременно.
Моей игровой целью стало монтирование видеороликов из множества селфи-фотографий. Правила игры: каждое селфи должно быть сделано строго в момент осознанного перехода от одного проекта к другому в течение дня. Обратной связью для меня служило количество селфи в конце дня это было прямым показателем того, сколько раз за день я переключала фокус внимания между проектами. Ну и вся эта игра была, действительно, совершенно добровольным событием если я и пропускала какие-то переходы ничего страшного.
ПРОСТО СДЕЛАЙ ЭТО!
Геймификация отличный способ добавить интереса в любой процесс. Подумайте, для какой цели вы можете использовать геймификацию в своей деятельности и разработайте свою первую игру.
Обязательные элементы геймификации: игровая цель, правила игры, обратная связь и награда.
Игровая цель не должна совпадать с целью геймификации. Она должна быть достижимой, измеримой и желанной, например, смонтировать видеоролик из множества селфи-фотографий.
Правила игры это необходимые ограничения, делающие достижение игровой цели более интересным. Старайтесь не усложнять правила: чем проще игра, тем она интересней. Например, при каждом переходе от одного проекта к другому делать селфи в специальной программе.
Обратная связь по каким признакам вы поймете, что двигаетесь к игровой цели. Например, растущее число селфи-фотографий в фотоальбоме.
Награда то, что вы получите за достижение игровой цели. Например, смонтированный ролик, который можно показать друзьям и выложить в социальных сетях
Мои дни сразу наполнились смешными моментами. Я заканчиваю готовить презентацию для одного проекта и подключаюсь к конференции другого проекта селфи. Делаю перерыв на обед снова селфи, в начале и в конце. Иногда это отвлекало и злило, иногда, наоборот, веселило.
Нередко я просто забывала сделать заветный кадр. Но на то ведь это и игра: не получилось пройти уровень, можно пробовать снова и снова, пока не получится.
Такая веселая игра значительно снизила уровень напряжения в те недели, когда потребности одного проекта резко возрастали, что ставило под угрозу работу по остальным фронтам. Необходимость сделать хотя бы несколько кадров напоминала мне о том, что помимо одного крайне важного проекта были и другие, тоже требовавшие внимания и энергии.
Более того, эта игра позволила мне отследить, насколько важно соблюдать некий баланс и не мельчить во временных отрезках, направленных на один проект. Я узнала, что оптимальное для меня количество переключений три-четыре в день. Я научилась группировать занятия внутри одного проекта, чтобы не переключаться слишком часто. Но в то же время я стала дробить мой день, чтобы не заниматься все время чем-то одним.
В конце месяца я смонтировала забавный ролик приз за лучшую игру в джагглинг.
Убрать все лишнее