Эти три функции, и другие вспомогательные функции, исполняют различные, но связанные между собой действия, необходимые для успешной работы предприятия. Функции должны взаимодействовать для достижения общей цели организации, и каждая из них вносит важный вклад. Успех предприятия зависит не только от того, насколько хорошо действует каждая сфера, а больше от того, насколько хорошо эти сферы взаимодействуют друг с другом.
Например, в промышленности необходимо, чтобы производство и маркетинг работали вместе. Иначе, маркетинг может продвигать товары, не выгодные для производства, или же производство может поставлять изделия, на которые нет спроса.
Подобным же образом, сотрудники финансового и производственного отделов должны работать в тесном контакте, иначе средства на новое оборудование или расширение производства не окажутся в нужный момент в наличии.
При этом следует рассматривать эту систему на предприятии, как группу взаимосвязанных элементов, ограниченную некоторым условным барьером, так что элементы находятся «внутри», а все остальное «снаружи».
Элементы действуют совместно, продвигаясь к общей для них цели. Принято определять, что предприятие получает извне некоторый «вход», определенным образом на него воздействует и выдает результат в качестве «выхода». Конечно, ценность такого «выхода» для внешнего мира больше, чем ценность «входа».
В большинстве предприятий, как систем, присутствуют те или иные средства самооценки, называемые механизмами обратной связи, которые помогают установить качество или своевременность выхода, а также понять, в каком направлении нужно совершенствовать элементы системы, ее вход или то и другое, если выход не соответствует желаемым результатам.
Из-за взаимосвязанности компонентов системы любая попытка улучшить «выход» влияет на систему в целом, и это влияние необходимо учитывать. Таким образом, следует оптимизировать систему, а не отдельные процессы.
Но сначала давайте рассмотрим функции организаций подробнее.
Производственная функция предприятия включает в себя все действия, непосредственно связанные с производством товаров или услуг. Производственная функция существует не только в производственных или сборочных процессах на промышленном предприятии, производящем товары, но и в таких областях деятельности как здравоохранение, транспорт, общественное питание и торговля, которые ориентированы в основном на обслуживание.
Функция производстваядро большинства предприятий, поскольку она прямо ответственна за создание товаров или услуг. Вложения осуществляются для получения готовых изделий или услуг, посредством одного или нескольких процессов преобразования: хранения, транспортировки, переработки. Чтобы гарантировать получение желаемого конечного продукта, на различных этапах процесса преобразования проводятся замеры (обратная связь, о которой говорилось выше), а затем результаты сравниваются с заранее установленными стандартами таким образом можно определить необходимость корректировки действий. А это уже функция контроля.
Финансовая функция включает в себя действия, связанные с обеспечением организации ресурсами за приемлемую цену и с распределением этих ресурсов по организации. Сотрудники службы финансов и управления производством работают совместно, обмениваясь информацией и опытом, прежде всего для составления бюджета и его корректировки при необходимости, исходя из оценки работы предприятия и экономического анализа инвестиционных предложений. Кроме того, оценка альтернативных инвестиций в предприятие и оборудование требует соответствующего анализа службы финансов и управления.
Первостепенное значение имеет и необходимое финансирование рабочего процесса, а также сумма и сроки финансирования могут иметь важное и даже критическое значение, особенно когда фонды ограничены. Тщательное планирование помогает избежать проблем с потоком денежной наличности. Большинство коммерческих предприятий получают основную часть своих фондов из прибыли от продажи товаров и услуг.
Маркетинговая деятельность заключается в продаже и продвижении на рынок товаров или услуг предприятия. Отдел маркетинга занимается рекламой и вопросами ценообразования. Кроме того, маркетинг занимается оценкой запросов и предпочтений потребителя и доводит их до производственников, дизайнеров и разработчиков.
Таким образом, производственники нуждаются в информации о текущем спросе для того, чтобы соответственно планировать производство, а именно закупать необходимые материалы или составлять рабочие графики, дизайнеры нуждаются в маркетинговой информации, чтобы улучшать и модернизировать существующие товары и услуги и разрабатывать новые. Для этого маркетинг, дизайн и производство должны работать в тесном контакте.
Маркетинг поставляет информацию о предпочтениях потребителя, чтобы дизайнер знал, какие именно характеристики и новые виды товаров нужны потребителю. Производственники также должны получать своевременную информацию, если для выпуска нового продукта нужно новое оборудование и новые производственные операции.
Сотрудники финансового отдела должны включаться в этот обмен данными, чтобы вовремя сообщить, какие фонды имеются в наличии при краткосрочном планировании, и узнавать, в свою очередь, какие фонды понадобятся для производства новых изделий или услуг при долгосрочном планировании. Очень важные сведения, которые отдел маркетинга получает от производственного отдела, это сроки производственного процесса или услуги. Потребитель должен иметь достоверную информацию о том, когда именно будет выполнен заказ.
Следует отметить также другие вспомогательные функции, которые связаны с производством, финансами и маркетингом. Среди нихбухгалтерия и отдел снабжения. В зависимости от природы предприятия, в эту категорию могут также входить кадры, проектирование, промышленные технологии, техническое обслуживание и другие.
Когда мы пытаемся повысить эффективность предприятия, одна из основных сложностей, с которыми мы встречаемся, состоит в расхождении между тем, как мы управляем нашими организациями, и тем, как в них выполняется работа на самом деле.
Работа обычно переходит от одного функционального подразделения компонента системы к другому, а мы традиционно рассматриваем эти компоненты, а значит и управляем ими по отдельности.
Не стоит к этому относится пренебрежительно, поскольку дробление организации на функциональные подразделения создает невидимые преграды между такими направлениями, как сбыт и маркетинг, технологии, производство, склад, дистрибуция, финансы и бухгалтерия, вспомогательные службы.
Как отмечал Деминг, эти преграды мешают информационному обмену, необходимому подразделениям для эффективной координации усилий. Каждое функциональное подразделение «работает», чтобы превратить вход системы в более ценный выход.
Отделы сбыта и маркетинга стараются обеспечить максимальный спрос на товары и услуги, технологи наилучший производственный процесс. Производственники стремятся изготовить качественную продукцию как можно скорее. Снабженцы следят за наличием на складах всего необходимого сырья и материалов, а также готовых продуктов для отправки заказчикам. Служба доставки, внутренняя или внешняя, пытается как можно быстрее отправить готовую продукцию клиенту. А финансовый отдел служит для всех «сторожевым псом эффективности» он следит, чтобы любое действие выполнялось с минимальными затратами.