Жизнь системы
Мы живем в такой момент мировой истории, в XXI веке, когда, казалось бы, накоплено огромное количество разнообразного опыта, базы данных полны информации на тему того, как вести бизнес с учетом особенностей сферы применения, типа и масштаба. Однако, несмотря на это, далеко не у всех крупных и мелких, государственных и частных компаний все работает как автомат, то есть имеет хорошо отлаженную систему. А что касается индивидуальных предпринимателей, то до системности у многих совсем далеко. Причин этому несколько, но основная в том, что вопросам организации бизнеса, еще до его открытия, необходимо посвятить большое количество времени, получить именно для этого специализированное образование, а впоследствии постоянно обновлять свои данные по теме организации процессов. Предприниматели потенциальные и уже действующие зачастую не придают этому вопросу значения. Пока не погрязнут в нерешаемых проблемах и долгах.
В книге «Сила системы. Как построить бережливый бизнес» как раз этим вопросам я и хочу уделить максимальное внимание. Проблемам организации слаженно работающей системы бизнеса. Здесь собрана не только информация, которая переработана в мыслях, но и наработки, которые не один раз подтверждены практикой. Главным образом, речь пойдет о бережливом мышлении как основе системного бизнеса. Что есть бережливое мышление, каковы его составляющие, как они влияют на процессы и какой дают результат.
Государственные субъекты предпринимательства всегда играли важную роль в сфере крупного производства, на рынках товаров и услуг, управлении важными стратегически значимыми и социальными объектами. Это тот же бизнес, у которого юридическое лицо государство, и не стоит думать, что принципы бережливого мышления для таких структур не подходят. В хорошо отлаженной, четко работающей системе нуждаются предприятия абсолютно всех форм, любого профиля деятельности. А универсальный менеджмент как раз и есть тот язык понимания между непохожими структурами глобального бизнеса.
Что же такое системный бизнес и система вообще? Системный бизнес это тот идеал, к которому с самого начала стремится любой собственник или управляющий директор. Существует мнение, что идеала достичь невозможно на то он и идеал, зато в процессе стремления к нему происходит совершенствование всех элементов на всех уровнях этой системы. Но есть ведь еще и такая мысль: идеал со временем сдвигается, так как по мере достижения первоначальный образ, или проект в бизнес-случае, переходит в степень обычного, и тогда вырисовывается другой образ идеала. На самом деле так оно и происходит. Когда мы будем говорить о ежедневных улучшениях по программе бережливого мышления, станет понятно, что всегда есть куда улучшать уже лучшее.
Системность в бизнесе можно сравнить с хорошо отлаженным механизмом например, в часах или велосипеде. Детали этих предметов по-отдельности это просто куча металла. А когда они связаны между собой по определенному принципу, работают в одной сцепке и для начала работы требуется минимальное вмешательство внешнего управляющего все работает само по себе. Это уже система. Так же и на любом предприятии, какого бы масштаба и профиля оно ни было. Когда все отделы работают без личного вмешательства собственника или топ-менеджера и работа эта эффективна, о чем свидетельствуют ряд показателей, это и есть системный бизнес.
Работу предприятия можно рассматривать с двух сторон: через призму функций, где успех зависит на 95% от человека, или через системный подход, где 95% результата зависит от успеха системы. Именно такой подход обеспечивает стабильность результата, потому что при несистемном
подходе вероятность срывов производства велика. Уволился руководитель или специалист, стандарты деятельности не были закреплены и уже подразделение работает хуже, станок барахлит, а компания в целом не дотягивает до заданных показателей. При системном подходе смена специалиста для отдела и предприятия в целом происходит незаметно. Одним словом, при системе все разложено по полочкам на каждом уровне огромного «стеллажа» и все находится под контролем не только мозгового центра в лице руководителя, но и самой системы.
Вот так выглядят характеристики системного бизнеса:
предприятие какое-то время может функционировать само без вмешательства менеджеров;
существует взаимозаменяемость сотрудников каждый знает, что делает другой, и в любой момент может его заменить, ознакомившись с алгоритмом его действий;
бизнес-процессы алгоритмизированы, поэтому понятны и просты для любого даже не особо обученного по данному процессу специалиста;
нештатные ситуации также алгоритмизированы и не требуют вмешательства собственника или топ-менеджера;
разработан комплекс инструментов, который постоянно повышает эффективность работы команды.
В целом работу системы обеспечивают следующие направления:
структура общая цель и ценность для каждого сотрудника;
стандарты, регламенты учет, контроль в цифрах;
визуализация изображение и демонстрация всех процессов;
обучение непрекращающееся профессиональное развитие специалистов;
делегирование распределение функций, повышение соответствующих компетенций сотрудников;
анализ, результаты исполнительность.
Системное мышление учит видеть целое и цельное, весь процесс, всю работу предприятия масштабно, как бы сверху охватывая одним взглядом. Приведу такой пример. Даже когда я рассматриваю юридическую конструкцию договора, я его разбираю, изучаю по пунктам, но также важно видеть, как эти пункты выглядят в последовательности, взаимодействуют и взаимосвязаны между собой, как они выглядят в конструкте всего договора. То есть какой-либо отдельный раздел договора может нести дополнительные риски. Когда дело касается больших контрактов, то я собираю для обсуждения договоров руководителей всех
основных служб. Для чего? В какой-то момент я заметил, что каждый из них в каждом конкретном договоре видит лишь свою часть ответственности и не видит, как она соотносится с другой, смежной сферой проекта. Обычно я поступаю так: сначала каждый разбирает отдельно свою часть, затем все собираются, обсуждают и узнают все аспекты соприкосновения с другими подразделениями, все риски и возможности, и уже тогда ответственные лица начинают видеть юридическую картину будущего проекта в целом.
Для большей наглядности можно сравнить бизнес-систему с устройством велосипеда, который постоянно пытаются изобрести вновь, но ничего хорошего из этого, как правило, не выходит. С точки зрения велосипеда, системный бизнес выглядит так.
Фреймсет (скелет) это вся структура предприятия, бизнес-процесс организующая схема (БОС).
Кокпит (руль, седло) система управления. В нашем случае собственник, руководящая часть, которая создает импульс, начинает движение, делегирует функции.
Трансмиссия то самое бережливое мышление, бережливые технологии, которые создают и поддерживают движение, система обучения, делегирование, алгоритмизация и так далее.
Вилсет (колеса) это люди, главная движущая сила, которую всегда нужно поддерживать в рабочем состоянии при помощи обучения, повышения профессионального уровня, средств мотивации.
Все мы в той или иной степени владеем навыками управления велосипедом. И понимаем, что даже с времен нашего детства, не говоря уже о всем периоде существования, велосипед претерпел массу изменений, как и бизнес на протяжении столетий. Развитие и того, и другого происходило скачкообразно. Наблюдая за развитием бизнеса, мы видим это по промышленным революциям, в эволюции велосипеда по его истории. Колесо было изобретено еще 3000 лет до нашей эры. И только в начале XIX века появился двухколесный самокат так называемая машина для бега, на деревянной раме с рулем, без педалей. Велосипед, который является прообразом современного, появился в 80-е годы XIX века, у него уже была цепная передача на заднее колесо. На протяжении XX века велосипед совершенствовался первые алюминиевые, потом из титана, складной, из углепластика, велокомпьютер. С 90-х годов прошлого века на велосипеде появилась система переключения скоростей.