Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Все согласятся, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом. Поэтому правильному построению этого процесса всегда уделялось немало внимания и средств. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция: сейчас работать с документами намного проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок. Однако компьютеры не отменяют деловых бумаг и документооборота – пусть он и стал электронным. В этой книге систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны "рецепты" действительно эффективного делопроизводства – с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

Содержание:

• Введение 1

• Часть 1 - Документы есть 2

• Часть 2 - Офис как фабрика документов 15

• Часть 3 - Виртуальный офис 21

• Приложение - Отзывы читателей книги "Эффективное делопроизводство на ПК" 51

• Примечания 52

Игорь Владимирович Клоков, Владимир Сергеевич Пташинский
Эффективное делопроизводство

Введение

Правильно организованное делопроизводство – залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция. Работать с документами сейчас несравнимо проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок, арифмометров и циркулей. Тем не менее для современного делопроизводства необходимо обладать определенными знаниями и навыками в области компьютера, специальных программ и офисной техники. Книга, которую вы держите в руках, призвана вам в этом помочь.

Без компьютера не может быть современного и эффективного делопроизводства. От того, какой именно компьютер выбран для работы, также зависит многое. Компьютерная индустрия – одна из самых бурно развивающихся областей на сегодня. Ее достижения, безусловно, радуют потребителей, однако богатство выбора способно поставить в тупик. Определиться, что именно из предлагаемого компьютерным рынком вам нужно, не так-то просто. Даже опытного пользователя могут смутить новые технологии: пропустил или недооценил новинку – она сразу подхвачена конкурентами и дает им преимущество перед вами. Это не шутка, новые технологии радикально меняют приоритеты производства и потребления, представления о работе и ее методы. Не дать обмануть себя ловкой рекламой, научиться выбирать необходимое и иметь в поле зрения перспективное – для этого нужно знать хотя бы основы компьютерной грамотности.

Сам компьютер, как любят повторять программисты, – просто железо, пусть даже и недешевое. Без программ он просто предмет мебели. Кстати, приложения появляются и обновляются еще быстрее, чем сами компьютеры. Для чего служат операционные системы, какие задачи они выполняют, как управлять самими системами, что такое прикладные программы, как именно каждое приложение оптимизирует работу в офисе – для ответа на эти и многие другие вопросы и необходимо обладать компьютерными знаниями. Программы – ваши главные инструменты: именно они помогают создавать, изменять, оформлять и распространять документы, рисовать диаграммы, накапливать базы данных, вести переписку, делать презентации и многое другое. Количество программных продуктов увеличивается с каждыми днем. Эта книга поможет вам сделать правильный выбор. Ее основное содержание составляют простые и доступные описания программ для офиса, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, приложения для составления презентаций, электронные словари, архиваторы, антивирусы и многие другие инструменты, необходимые для офисной работы.

Компьютер – это умная машина, но, если дополнить ее некоторыми устройствами, она предоставляет еще больше полезных возможностей. Что такое компьютерная периферия и какая она бывает; в каком случае лучше использовать струйный принтер, а в каком лазерный; чем "видит" компьютер; как обходиться без ввода текста вручную; что такое технология оптического распознавания; какие компьютерные новинки следует освоить – ответы на эти вопросы ждут вас в главах, посвященных офисной технике и технологиям. Конечно, все сведения актуальны на момент подготовки книги, но это азы, и ежедневное обновление не перечеркнет их. Вам предлагается базис, на основе которого вы сможете следить за новыми тенденциями.

Компьютер предложил новый вид документа – электронный. Этот тип документооборота оказался намного эффективнее традиционного бумажного. Бумажный документ – это неизбежные трудности обновления, редактирования, распространения, неудобный поиск и затрудненный доступ к большим объемам информации. При работе с такими документами их размножение, пересылка, правка и поиск занимают большую часть времени. Электронный документ лишен этих недостатков. Потоки электронных документов не занимают места на столах и в шкафах, а их доставка не связана со скоростью работы курьерской службы. Высокая скорость их обращения, от которой напрямую зависит принятие решения, двигает любое дело вперед гигантскими шагами. Электронный документооборот – это не просто перевод в байты и биты информации с бумаги. У него свои законы, и есть как положительные, так и отрицательные стороны. В то же время отменить его уже невозможно, он внедряется все шире, что означает необходимость знать его основные принципы и особенности – каким образом он организуется на предприятии и как взаимодействовать по каналам документообмена с государственными и контролирующими органами.

Даже в небольшом офисе электронный документооборот обеспечивает существенные преимущества, не говоря уже о крупных компаниях. Для последних, как правило, разрабатываются специализированные дорогостоящие системы, хотя многое из того, что делают такие программы, можно сделать и в стандартных приложениях, что существенно дешевле. Как это сделать, будет рассказано в данной книге. Вы также узнаете, что, кроме обычного факсимиле на обычных документах, существует его компьютерный аналог, электронная цифровая подпись, и документы, ей заверяемые, выполняют важнейшие функции.

Раньше половину пространства офиса занимали шкафы с многочисленными справочниками, энциклопедиями и словарями. Сегодня объемные справочные материалы, которые нужны в повседневной работе, переведены в электронную форму и помещаются в компьютере. Обращаться с электронными словарями несложно, но это особый вид компьютерных программ, и об их особенностях, возможностях и правилах работы с ними будет также рассказано в данной книге.

Компьютер может быть не только инструментом, исполняющим заданную работу, но также партнером и даже учителем. Неслучайно обучающие системы стали популярной категорией программных продуктов. Существуют также тренажеры для профессионального роста в сфере делопроизводства. Например, научиться набирать тексты с профессиональной скоростью, "слепым" методом вполне реально всего за месяц-два, если вы уделите должное внимание клавиатурным тренажерам.

Знания могут быть не только общетеоретического, но и прикладного характера. В частности, знания о том, как правильно обращаться с компьютерной и другой офисной техникой, могут намного продлить ее жизнь, сберечь ваши нервы и здоровье, а также принести немалые деньги, сэкономленные на ремонте и обновлении оборудования. В главе, посвященной офисной технике, вы прочтете, что нужно делать, чтобы мирно сосуществовать с машиной в одном пространстве.

При всем совершенстве техника без человека мертва. Как оставаться энергичным, здоровым и красивым человеком, занимаясь нелегким рутинным офисным трудом; как совершенствовать навыки и расти – приемы организации рабочего пространства ответят вам на эти вопросы.

Плюсы эргономики выливаются в конкретные цифры повышения производительности труда, сохраняют вашу бодрость и здоровье. На работе человек проводит большую часть сознательной жизни, значит, от тех привычек, которые появляются у него в офисе, зависят его самочувствие и успехи. Полноценный фитнес на работе невозможен, но реально воспользоваться приемами, которые значительно повысят работоспособность и укрепят здоровье.