Другими факторами, способными наложить ограничения на власть императора, были время и расстояние. Ввиду крайней степени централизации политической системы, когда вооруженные силы империи проигрывали в сражении, завоевание ее огромных территорий порой было относительно нетрудным делом и могло быть произведено за весьма короткое время. Однако, как показывают завоевания Александра и монголов, управлять завоеванными империями было гораздо сложнее, при этом чем менее этнически однородной была империя, тем больше было трудностей. Пытаясь справиться с этими затруднениями, империи-долгожители оставили после себя материальные следы в ландшафте в виде массивных "общественных" (читай: построенных по инициативе империи, а иногда и оплаченных ею) сооружений. Китайцы и римляне славятся своими укреплениями, которые они возводили вдоль границ. Персы, римляне и инки преуспели в качестве строителей дорог, акведуков и мостов. Ни доколумбовскую Мексику, ни Египетскую, ни различные месопотамские империи невозможно себе представить без систем каналов, которые были построены и использовались для ирригации и транспортировки грузов. Как хвастал Тиглатпаласар: "Я прорыл Канал Патти… и заставил журчать его обильные воды". Менее прочными и долговечными, но не менее важными для поддержания целостности империи были системы гонцов, которые соединяли провинции со столицей, и, как в случае с Римом, могли доставлять императорские указы до самых отдаленных провинций в течение 1–4 месяцев, а также проводить время от времени переписи населения.
В эллинистическом Египте, судя по одному дошедшему до нас документу, система императорского контроля, ставшая возможной благодаря этим средствам, была такой жесткой, что даже проститутка, желающая работать по своей специальности в своем городе хотя бы один день, должна была подать прошение на лицензию и, предположительно, заплатить за нее. Византийские императоры неоднократно пытались регулировать экономику, предписывая все - от времени открытия магазинов до цен на различные товары. Инки даже разработали специальную систему записей, состоящую из разноцветных узелков quippи, предназначенную для налогообложения. По свидетельству Гарсиласо де ла Вега, бывшего сыном испанского конкистадора и инкской принцессы и, следовательно, знакомого с местной культурой, императорская информационная система была столь всепроникающей, что давала возможность фиксировать каждый фунт маиса и каждую пару сандалий, произведенных на территории империи.
Вместе с тем, есть указания на то, что императорские записи часто были полны пробелов, и что результаты попыток сбора информации были в лучшем случае посредственными. Например, когда Ксеркс отправился покорять Грецию в 490 г. до н. э., он ничего не знал о существовании второго по богатству человека в своем царстве - такого богатого, что он мог содержать императорскую армию (по одному из источников, насчитывавшую полтора миллиона человек) на свои частные средства, когда армия проходила через его имения. Хотя эллинистический Египет как наследник тысячелетнего имперского правления представлял собой, вероятно, одну из самых жестко управляемых империй, Птолемей IV Филопатер однажды обнаружил, что не может определить, действительно ли он предоставил городу Соли определенные привилегии (освобождение от размещения в нем войск), как утверждали горожане. Относительно Рима и династии Минь в Китае даже утверждалось, что отсутствие хороших карт, хороших "баз данных" и хороших средств связи делало их императоров пассивными, и они могли иметь дело только с тем, что происходило непосредственно рядом с ними, или же ограничивались в основном выполнением ритуальных функций. Конечно, трудно себе представить, как человек столь предприимчивый, как Септимий Север, начавший свою карьеру младшим офицером, мог оставить активный образ жизни, взойдя на императорский трон в 193 г. н. э. С другой стороны, ясно, что ни один император не мог знать всего, и что эти ограничения зачастую представляли собой серьезное ограничение их возможности управлять.
На практике из-за проблемы времени и расстояния и из-за ограничений на получение информации многие императоры предпочитали иметь дело не с индивидами, а с целыми сообществами - племенами, вождествами, деревнями, городами и даже подчиненными королевствами. В Теночтитлане и Куско ацтеки и инки использовали в качестве основных ячеек общества не семьи, а кварталы, известные под названиями calpullin и alyu соответственно; за пределами столиц их правление также было непрямым и осуществлялось посредством подчиненных племенных вождей, которых они завоевали. В Китае первоначально существовала так называемая восьмиколодезная система, в которой крестьянские семьи назывались "колодцами", а Рим долгое время предоставлял администрирование многим сотням автономных городов-государств, а также многочисленным подчиненным царям. Вместо того, чтобы подсчитывать все население, империи предпочитали проводить перепись, считая за единицу домашнее хозяйство или домашний очаг. И то и другое образование, как правило, состояли из членов "семьи", как являющихся, так и не являющихся родственниками, в результате чего определить точный поправочный коэффициент для администрации того времени было так же сложно, как и для последующих историков.
Недостатки, присущие таким административным системам, также объясняют, почему многие империи отказывались от введения единой правовой системы для всех жителей. Многие из них, образовавшись первоначально в результате завоеваний, были неоднородны по определению; поэтому до тех пор, пока подданные подчинялись указам и платили налоги, большинство императоров не требовали большего и оставляли их в покое. Не считая того, что многие, а возможно, и большинство тех, кто был вовлечен в управление империей, никогда не фигурировали в императорских платежных ведомостях, данная система означала, что должностные лица, исполняющие свои обязанности, часто сталкивались не с индивидами, а с разного рода организованными сообществами. Это, вероятно, ослабляло их власть и во многих случаях должно было сводить управление к процессу торга.
Другой фактор, работавший в том же направлении и накладывавший практические ограничения на власть императора, имел финансовую природу. В истории не было ни одной империи, которая дошла бы в своем развитии до создания единственной казны (будь то "публичной" или "частной"), куда стекались бы все доходы и которая, в свою очередь, осуществляла бы все выплаты. Важнейшая причина этого состояла в том, что, учитывая расходы на транспортировку металлических денег и соответствующий риск, большая часть сумм, полученных от налогообложения, всегда оставалась в провинциях и использовалась на покрытие местных расходов. В еще большей степени это относилось к натуральным выплатам: большинство оставалось на складах в провинциях, не говоря уж о corvees или о принудительном труде, которым должно было заниматься население, работая в императорских имениях, возводя и поддерживая имперские инженерные сооружения, предоставляя транспортные и другие услуги должностным лицам империи. Каждый из этих факторов означал, что лишь небольшая часть собранных сумм или затраченного труда достигала столицы и поступала в свободное распоряжение императора. Остальное оставалось в местах происхождения или рядом с ними и если и приносило ему выгоду, то лишь косвенно и лишь в той степени, в какой он контролировал местных чиновников.