➢ Повышение удобства работы с системой.
➢ Обслуживание системы.
➢ Анализ работы системы.
Рассмотрим их более подробно.
Разработка новых модулей подразумевает развитие системы с помощью команды разработки. Хорошо, если компания-разработчик поддерживает продукт на этом этапе. Если нет – не беда при наличии проработанной документации.
При разработке новой функциональности помните, что вы должны критически подходить к каждой новой функции: действительно ли она так необходима? Как она соотносится общими планами на развитие продукта?Проработав эти вопросы, вы в итоге получите более сбалансированную систему.
Откуда появляются доработки по системе?
Во-первых, это пожелания пользователей и потребности бизнеса. Процессы не стоят на месте, они развиваются, следовательно, должна меняться и ваша система.
Во-вторых, вы можете автоматизировать те бизнес-процессы, которые ваша система ранее не охватывала. Например, сначала вы автоматизировали процесс продажи, затем вам захотелось упростить работу HR отдела, чуть позже – внедрить систему мотивации на основе показателей, вычисляемых из данных, хранящихся в системе.
В-третьих, это может быть исправление ошибок. Не бывает идеального софта. И чем сложнее софт, тем больше он подвержен ошибкам. Ошибки в любом случае будут всплывать по ходу работы системы. И их надо оперативно исправлять.
Повышение удобства работы с системой подразумевает тесное общение с пользователями системы. Если с системой неудобно работать, то это может привести к следующим последствиям:
– возникновение ошибок пользователей;
– замедление бизнес-процессов;
– искажение метрик по процессам;
– репутационные риски, если к вашей системе есть доступ у клиента;
– тихий бунт сотрудников против системы. Они будут вести работу по старинке, а в систему будут добавлять фиктивные данные (для руководства).
Простейшими средствами повышения удобства пользования системой можно считать:
– Скорость работы программы
– «Защита от дурака»
– Возможность отменить некоторые операции
– Минимум кликов и переходов до цели
– Отображение статусов любой операции
– Приятный дизайн
– Четкий фокус на конкретной операции
Попробуйте сами поработать от каждой роли и, вероятнее всего, у вас уже появится список возможных доработок по системе.
Слушайте своих пользователей – они могут дать ценную информацию как улучшить процесс работы с системой.
Обслуживание системы включает в себя следующие работы:
– Оказание технической поддержки пользователей. В процессе работы у пользователей возникают вопросы по работе с системой. Важно оперативно решать такие вопросы. Техническую поддержку обычно оказывают разработчики, сопровождающие проект. Конечно, это не сами разработчики продукта, но это те лица, которые специализируются на решении вопросов по конкретному продукту.
– Обучение пользователей. Новых пользователей необходимо обучать. Если система сложная, то можно и не обойтись только чтением текстовой документации. Поэтому проводятся семинары по изучению продукта.
– Обслуживание сервера. Эта задача ложится на системного администратора. Основные задачи, которые решает системный администратор (или «сисадмин») это:
– Обслуживание и проверка бекапов
– Мониторинг ресурсов сервера
– Мониторинг доступности приложения
– Профилактические работы на сервере
– Если есть внешние системы, то необходимо оплачивать их услуги. Например, это могут быть СМС агрегаторы, продление домена или аренды сервера и т.д. Рекомендую занести важные события в Google Calendar и настроить уведомления для самых критичных событий на телефон.
– Периодическая проверка работы форм на сайте, общего тестирования, работы рассылок. Рекомендуется хотя бы 1 раз в 2 недели проводить такие работы, потому что при взаимодействии с внешними системами случаются различные сбои.
И, наконец, анализ работы системы. Вы анализируете действия пользователей с целью понять как они используют ваш функционал. Возможно, они выполняют свои задачи не так как вы предполагали или какие-то функции игнорируют из-за того, что не знают о них или им просто неудобно с ними работать.
Какие средства использовать для анализа?
Можно просто понаблюдать за работой операторов. Попросите их выполнить простые типовые задачи и оцените насколько хорошо они владеют системой.
Другой вариант – это использование веб-аналитики. Вы ставите специальный код в веб-приложение и отслеживаете действия пользователей в системе. Для этого можно использовать средства общего назначения такие как Яндекс Метрика или Google Analytics, либо использовать встроенные в CRM средства отслеживания действий пользователя.
Как вы понимаете, после ввода в эксплуатацию все только начинается, и именно здесь проявляются основные достоинства выбранного способа – создания CRM под свои требования. Вы можете ее развивать как вам угодно, при этом вы полностью контролируете ход ее совершенствования. С развитием вашего бизнеса, ваша система развивается параллельно, что служит хорошим фундаментом для дальнейшего роста бизнеса.
Заключение
Вот мы и подошли к концу этого небольшого руководства. Если вы не начали свой проект по ходу чтения этой книги, предлагаю вам приступить к написанию концепции вашего проекта.
Мы подготовили небольшой бриф, чтобы упростить задачу составления концепции.
Вы можете найти бриф по адресу (в формате Excel) либо взять из приложения 2 к данной книге.
Остались вопросы по материалу? Задавайте свои вопросы на нашем сайте (http://web-automation.ru) или через профиль в социальной сети (http://vk.com/hecrus). Также вы можете присылать свои концепции для получения обратной связи.
Последнее –Если вам понравилась книга – напишите пожалуйста отзыв http://web-automation.ru/book/how-create-crm/. Ну а если очень понравилась – то сделайте пожалуйста пост в социальной сети с ссылкой на книгу – книга бесплатная и мы не продвигаем ее через какие-то рекламные площадки. Поэтому ваш пост очень поможет доставить эту книгу тем, кому она действительно нужна.
Всего доброго и удачных вам проектов!
Приложение 1. Основные термины и понятия в веб-разработке.
Доступно по адресу www.web-automation.ru/glossary/. Для удобства Вы можете сохранить отдельно этот список (либо на диск, либо в социальной сети).http://www.web-automation.ru/books/glossary/
Авторизация – процесс входа пользователя на сайт (для гурманов – процесс проверки прав на выполнение определенного действия).
Архитектура – документ, определяющий структуру и организацию вашей системы.
База данных – место где хранятся данные веб-приложения (сайта).
Бекап, резервная копия – копия вашей базы данных или приложения. Делается для того, чтобы снизить риски потери важных данных.
Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на определенный результат. Имеет следующий параметры: действия, участники, ресурсы, цель и результат, триггер.
Биржа – сайт, на котором могут встретиться Заказчики и Исполнители.
Браузер – программа, с помощью которой просматривают страницы в интернете.
Бриф – краткая анкета для получения первичной информации по проекту.
Веб-приложение – программа работающая в браузере.
Веб-сервер – сервер, который обрабатывает запросы вашего веб-приложения.
Веб-сервис – веб-приложение, предназначенное для обработки специфических программных запросов. Например, это может быть программное извлечение данных из 1С.
Веб-аналитика – инструмент для изучения поведения пользователей на сайте.
Верстка – способ организации страницы сайта.
Воронка продаж – визуальное распределение базы клиентов по статусам (заявки, лиды, горячие лиды, клиенты).
Дизайн – средство для правильной подачи информации.
Интерфейс – совокупность возможностей, элементов управления и графеских элементов для пользователя или роли. Интерфейс – это способ взаимодействия пользователя с системой.
Конверсия – процент посетителей, достигших определенной цели на сайте к общему числу посетителей. Целью может быть заполнение формы, щелчок на кнопке или переход на определенную страницу.
Контрагент – лицо (или компания), с которой взаимодействует ваша компания.
Контент – текстовое или визуальное содержание вашего сайта.