Ю. А. Лукаш
Секретарь руководителя коммерческой организации должен быть не только лицом фирмы, и даже не просто ушами и глазами её руководителя, но ещё и «форпостом» защиты от внешнего и «внутрифирменного» негатива. Причём хороший секретарь защищает не столько руководителя фирмы, сколько саму фирму и в этом его миссия. Отсюда требования к знаниям, умению и компетенции секретаря руководителя фирмы.
Личные и деловые качества секретаря
Известный специалист в области управленческой деятельности Дж. Харрисон сформулировал следующие необходимые секретарю качества:
– секретарь не должен допускать ошибок в документации и тем самым способен освободить шефа от постоянной проверки каждого документа;
– при разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично и гибко ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными;
– секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчётах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы;
– секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня;
– секретарь должен чётко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;
– секретарю необходимо чувство юмора;
– поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников;
– секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.
Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Высоко оценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность.
В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:
– любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;
– чувство юмора;
– готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;
– стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;
– живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;
– отзывчивость, умение адаптироваться;
– опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
– умение быстро переключаться при изменении вида работы;
– умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.
В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:
– хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
– проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;
– важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;
– высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;
– умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
– кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний.
Секретарь должен знать:
– положения и инструкции по документационному обеспечению;
– руководящий состав предприятия, его подразделений;
– машинопись;
– работу на персональном компьютере;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов;
– правила пользования приёмно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– основы научной организации секретарской службы;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.
Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и обязательно во всем коллективе учреждения. Этот авторитет отчасти создается самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь в определенной степени делит с ним ответственность, участвуя в управленческой и координационной работе. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от ее преданности делу, принципиальности, профессионального уровня.
Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.
Примерная совокупность обязанностей секретаря руководителя
Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия:
– просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты;
– ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей;
– подшивка документов и ведение дел;
– стенографирование, расшифровка и печатание стенограмм, составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т. д.;
– оформление различных счетов;
– руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала;
– учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя;
– организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола;
– организация дел в кабинете руководителя, т. е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете;
– освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций;
– информационное обеспечение руководителя, т. е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация;
Важная часть работы секретаря – оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив.
Однако не менее важен доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т. д. Основная задача секретаря – помочь своему начальнику освободиться от множества вспомогательных технических функций.
Нередко сотрудники из числа стремящихся быть поближе к окружению начальства под разного рода предлогами, чаще всего надуманными, заходят к секретарю и начинают бесконечные разговоры, приготовление кофе и чая, беседы о детях, кино, моде, отпуске и т. д. Обычно это характерно для так называемых «общественников», являющихся на самом деле слабыми специалистами, вынужденными скрывать это свое качество. Однако кабинет секретаря (приемная руководителя) – это не клуб для любителей досужего обмена новостями. Кстати, клиенты и контрагенты организации имеют возможность быстро и точно составить для себя представление о её организационно-управленческом уровне именно по наличию или отсутствию в приемной досужих сотрудников и их разговорам поскольку отвлекающийся от работы секретарь, позволяющий это же и другим сотрудникам, олицетворяет собой негативные черты деловой репутации самой фирмы. Если таких досужих сотрудников в приемной продолжительное время находится несколько или они часто сменяют друг друга, то ни о каком впечатлении о положительной деловой репутации фирмы речи быть не может. Кстати, именно в процессе подобных частных разговоров может произойти нежелательное распространение конфиденциальной (закрытой) информации и могут возникнуть нездоровые отношения в коллективе. Среди руководителей нередко встречаются приверженцы девиза «Каждый сотрудник может зайти ко мне, когда хочет». Такой девиз только внешне выглядит привлекательно и демократично. В действительности такая практика ведет к нарушению рабочих планов, отвлечению руководителя и секретаря от решения важных вопросов и снижению трудовой дисциплины в организации. Кроме того, такой стиль обычно приводит к расслоению в коллективе на группы: тех, кто «вхож», и тех, кто «не вхож». Такие группы постепенно перерастают в группировки, представители которых в лучшем случае молчаливо терпят друг друга. Задача секретаря – бороться с подобными явлениями.