Он не только передавал информацию от руководства охранного отделения своим подчинённым и обратно, но и занимался организаторской деятельностью, а также обучением филёров. Заведующий имел заместителя в лице наиболее опытного филёра. В службу НН отделения входил ряд чиновников, занимающихся обработкой поступающей информации в канцелярию.
Задача их состояла не только в том, чтобы изложить результаты, полученные от использования НН в установленной форме, но и разработать данную информацию: перевести клички наблюдаемых в фамилии, навести необходимые справки по картотекам о попавших в поле функционирования филёров лицах либо о проживающих в определенном месте людях.
Это была крайне кропотливая, трудоемкая и ответственная работа. Одним из подтверждений этого является положение, что картотека была центром информационного обеспечения эффективной деятельности отделения: ряд разновидностей учёта сведений картотек в ней заполнялся этими чиновниками. В этом отчасти и заключается одно из проявлений перехода от беспорядочного наблюдения за участниками революционного движения, результаты которого не систематизировались данным образом, к методу НН.
Службе НН были также подведомственны низшие чины РОО: участковые и вокзальные полицейские надзиратели. Они как бы осуществляли внешнюю полицейскую власть, наводили справки о лицах, интересующих полицию. Присутствовали при отправлении и прибытии поездов, могли в случае необходимости задержать тех или иных лиц.
НН обеспечивали штатные сотрудники полицейские надзиратели. Внутреннее наблюдение вели секретные сотрудники (негласная агентура), вербовавшиеся из представителей преступного мира, скупщиков краденого и хозяев воровских притонов.
Главное место в отделе занимали филёры агенты НН. Они имелись при каждом охранном отделении, но наиболее успешно действовали филёры Московского отделения. Именно их опыт убедил ДП в необходимости расширения наружного наблюдения. Наиболее крупные «летучие» отряды филёров действовали при Московском и Петербургском охранных отделениях (50 и 70 человек соответственно).
Задачи, формы и методы деятельности филёров были подробно изложены в специальной инструкции, а требования, предъявляемые к ним, были очень высокими. Они касались различных сторон личности филёров: человеческих качеств, деловых способностей, политических убеждений.
Из инструкции ясно, что само наблюдение делится на две части: НН при помощи филёров, и когда деятельность революционных организаций «освещается» изнутри её самой при помощи членов партии, являвшимися одновременно секретными агентами «стукачами» РОО.
Хотя НН и имело широкое распространение, оно, однако, не было основной формой деятельности РОО. В одном из правовых актов МВД прямо говорилось:
«Наружное наблюдение представляется средством большею частью вспомогательным, а потому при отсутствии освещения со стороны внутренней агентуры, оно лишь в исключительных случаях может дать самостоятельный материал для выявления сообществ. Поэтому наибольшую выгоду из наружного наблюдения можно получить только при строгом сообразовании его с указаниями внутренней агентуры».
ДП возлагал на начальников РОО «приобретение и сбережение внутренней и секретной агентуры, как единственного вполне надёжного средства, обеспечивающего осведомлённость». В директивах ДП специально отмечалось, что «секретного сотрудника, находящегося в революционной среде, никто и ничто заменить не может».
В 27 городах империи успешно действовали РОО, вызывавшие ненависть у революционеров. Наиболее мощными были Петербургское, Московское, Киевское и Варшавское. Они ведали розыском, а жандармские управления вели дознание. «Охранка» вела политический сыск революционеров, а ГЖУ осуществляли арест и следствие по материалам, собранным «охранкой».
Задача РОО была трудна, ибо она стремилась не только к подавлению революционного движения и изъятию из обращения неблагонадёжных лиц, но, как видно дальше, и к постоянным заботам о том, чтобы движение, не дай Бог, не заглохло, к поддержанию того напряжённого состояния перед грозой, которое так способствует ловле рыбки в мутной воде, получению всяких чинов и отличий.
Всё, что делалось в РОО, что приходило туда и исходило оттуда, всё было «секретно» или «совершенно секретно». Секретными были служащие и сотрудники, и приносили они особую присягу и клялись, что никогда и никто, даже близкий родственник, не услышит от них и намёка на служебную тайну. Они не должны были даже знать друг друга и сходились лишь для деловой беседы, и лишь те, которым это было необходимо.
Увеличение штата филёров в 1907-08 годах подпитывалось и тем, что в конце 1907 года были упразднены унтер-офицерские жандармские пункты (за исключением тех, которые находились в пограничной полосе), а из жандармских унтер-офицеров были сформированы филёрские отряды.
Так, в Саратовской «охранке» было 15 штатных филёров без учета нештатных сотрудников. В списке филёров Самарского района на сентябрь 1907 года указано 20 человек. По данным С.А. Воронцова, общее число агентов НН не превышало 1000 человек на всю империю, эту цифру подтверждают и другие исследователи.