Фактически наличие периодически обновляемых инструкций первый шаг к управлению знаниями в коллективе.
Это также позволяет решить вопрос с обучением. Ведь на учебу с отрывом от производства можно направить одного-двух человек, тогда как знания и навыки необходимы 1020 сотрудникам. В этом случае через инструкции обученные сотрудники, составляя инструкции, делятся с коллективом полученными знаниями и умениями. В результате весь коллектив профессионально растет.
Лайфхак для инструкций "5 по 5"
Посмотрите на инструкцию по самообучения на предыдущей странице. Она проста и понятна. А теперь представьте или вспомните инструкцию на двух или трех листах, пунктов в 4050. Кажется она вам легкой? Есть желание начать действовать по ней?
Вы уже знаете правило 7+-2. Есть и следствие из это закона о кажущейся сложности:
То, что имеет больше девяти элементов, кажется человеку сложным.
Эта одна из причин того, что люди не начинают действовать им кажется, что задача слишком сложна.
Как сделать ее простой? Теперь вы знаете. Нужно представить весь процесс достижения цели как 57 этапов, в каждом из которых по 57 задач, в каждой изх которых по 57 мероприятий.
Это и есть одна из основных задач и компетенций руководителя правильно спланировать достижение цели прояснить шаги.
Прояснение шагов
Почему же действовать в случае, когда шаги определены проще?
Вы уже хорошо запомнили формулу развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н недовольство нынешним положением дел
В видение новой ситуации, цели
ПШ первые шаги
ПП противодействие переменам.
Давайте разобьем один большой шаг на несколько, тогда и высота препятствия для каждого шага уменьшится:
ПШ=Ш1+Ш2+Ш3+
ПП=П1+П2+П3+
где:
Ш1 первый шаг на пути к цели, Ш2 второй и т. п.
П1 противрдействие первому шагу, П2 второму и т. д.
Таким образом, когда мы совершаем шаги, то для каждого имеем:
Н*В*Ш1>П1
Н*В*Ш2>П2
Н*В*Ш2>П3 и т. п.
Как правило, П1 значительно меньше ПП, а вот Н (недовольство) и В (ыгоды) остаются теми же, т. к. мы держим в голове начальную и конечную точки изменений.
В результате Н*В*Ш1 будет гораздо больше П1 и дело пойдет легче.
Правило группировки
Правило группировки
Если вы бывали у психиатра, то возможно он предлагал вам простенький тест на группировку объектов: на 1020 карточках разнотипные объекты и нужно их сгруппировать по каким-либо признакам. Это упражнение поможет нам и в составлении планов и в повседневной жизни. Т. к. правило 7+-2 действует в любых областях. Поэтому желательно сделать этот план удобным для мозга.
Сравните 2 списка продуктов при походе в магазин:
Список по алфавиту:
Апельсины
Бананы
Говядина
Горошек
Гречка
Заморозка, мясные продукты:
Капуста
Картофель
Кефир
Кукуруза
Лимоны
Макароны (рожки, перышки и т. д)
Молоко
Морковь
Мясной набор для супа (курица, свинина)
Окорочка (бедрышки)
Перловка
Помидоры
Рис
Рыба (минтай, камбала, морской язык и т. д)
Рыбная (сардина, сайра и т. д)
Свинина
Сгущенка
Сливочное масло
Сметана
Спагетти
Творог
Тушенка
Яблоки
Тот же список по группам:
Овощи:
Картофель
Капуста
Морковь
Помидоры
Фрукты:
Яблоки
Бананы
Апельсины
Лимоны
Молочка:
Сливочное масло
Кефир
Молоко
Сметана
Творог
Консервы:
Рыбная (сардина, сайра и т. д)
Тушенка
Горошек
Кукуруза
Сгущенка
Заморозка, мясные продукты:
Мясной набор для супа (курица, свинина)
Окорочка (бедрышки)
Свинина
Говядина
Рыба (минтай, камбала, морской язык и т. д)
Мучные и крупы:
Макароны (рожки, перышки и т. д)
Спагетти
Гречка
Перловка
Рис
Первый список большой и запомнить его трудно, продукты в разнобой, т. е. покупать по нему в магазине не удобно и долго, т. к. придется возвращаться.
Второй получен из первого группировкой. В этом случае мы сможем его даже запомнить, а покупать легко, т. к. группы направляют нас в определенные отделы магазина, где мы быстро находим нужные товары. Еще один большой плюс такого метода вы всегда сможете проверить себя всели купили, т. к. знаете, что было по 5 позиций в каждой категории.
При дефрагментации больших целей таким образом появляется понимание, ясность последовательности шагов, этапов и задачи.
Практические рекомендации
1. Для периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.
2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.
Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т. к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.
Поэтому, если решение задачи требует больше 35 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.
Второй плюс такого подхода решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.