Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Белоусову А.И.
ул. Звездова, д. 19, кв. 4,
г. Омск, Варшавский р-н,
Омская область, 402341
Гриф об утверждении признается реквизитом официального документа, придающим нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «Восход»
Личная подпись П.Е. Иващенко
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения выглядит так:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 26.08.2010 № 24
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении № 4 приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату:
Тимофеевой Е.Г.
Румянцевой Р.С.
Прошу подготовить проект
Коллективного договора ОАО «Гелиос»
к 26.08.2010
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).
Отметку о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.
Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству…»), то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:
Приложение:
Проект коллективного договора
от 04.09.2010
№ 03–03/63 на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются, и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:
Приложение:
1. Инструкция по делопроизводству
на 12 л. в 2 экз.
2. Проект коллективного договора
от 04.09.2010
№ 03–03/63 на 4 л. в 2 экз.
Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Подпись – это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных банков России Личная подпись В.В. Ионкин
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись В.В. Ионкин
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки:
Исполнительный директор Личная подпись Е.В. Авдеев
ЗАО «Партнер»
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор академии Личная подпись М.В. Ерофеев
Главный бухгалтер Личная подпись И.В. Козинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по маркетингу по маркетингу
Личная подпись И.Н. Королев Личная подпись Т.А. Руденко
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись К.П. Рыжков
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Антонов
Личная подпись А.С. Корнеев
Личная подпись О.И. Румянцев
Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции заместителя руководителя.
Гриф согласования также является реквизитом официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания:
Руководитель отдела маркетинга
Личная подпись А.С. Кознев
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: