Для оформления приемки и оприходования фактически полученных товаров, поступивших без счета поставщика, составляется Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика – форма № ТОРГ-4. Комиссия при участии материально ответственного лица составляет его в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Для сокращения числа аналитических счетов можно провести укрупнение товарных групп, т. е. вести учет товаров различного наименования, но с одинаковой ценой в одной карточке. Если имеется маленький ассортимент товара и небольшое количество товарных операций, то аналитический учет ведется в товарном отчете по форме № ТОРГ-29. Он составляется на основании приходных и расходных документов.
Заполнение товарного отчета
Учет товара может вестись по покупным ценам – тогда рекомендуется составлять сопроводительные реестры сдачи документов по форме № ТОРГ-31, в которых указываются только наименования приходных и расходных документов, их номера, даты, количество листов.
В ходе проверки товарного отчета бухгалтер должен обратить внимание на:
1) соответствие начального остатка конечному остатку предыдущего отчета;
2) правильность цен, сверяя их с ценами в договорах поставщиков; соответствие указанной в отчете суммы товаров, реализованных за наличный расчет, сумме выручки по кассовому отчету;
3) при перемещении товаров внутри организации – соответствие записей в документах подразделений;
4) полноту и своевременность оприходования товаров, сверяя документы на поступление товаров от поставщиков с документами на оплату этих же товаров.
На точках в розничной торговой организации материально ответственным лицам выдается в одном экземпляре «Журнал работника мелкорозничной торговли» – форма № ТОРГ-23. Данные об отпуске товара и получение выручки отражаются в нем с выведением каждый раз нового остатка товаров. Отпуск товара на день работы оформляется расходно-приходной накладной по форме № ТОРГ-14. сумма выручки сдается в кассу организации и оформляется приходным кассовым ордером. Количество и сумма нереализованных за день товаров указываются в расходно-приходной накладной.
В бухгалтерии торговой организации учет может вестись двумя способами:
1) количественно-суммовым;
2) оперативно-бухгалтерским.
Рассмотрим два этих метода в следующей таблице.
1.2. Синтетический учет товара
Учет операций по приобретению товаров торговой организацией определяется следующими факторами:
1) собственность на поступившие товары;
2) поставщики товаров;
3) цена товара;
4) местонахождение товара в торговой организации;
5) договорные отношения;
6) способы доставки товара.
На счете 41 «Товары» учитывается стоимость товаров, приобретенных торговой организацией для продажи, а также организациями, оказывающими услуги общественного питания. Этими предприятиями на данном счете должна также учитываться покупная тара и тара собственного производства. Товар в большинстве магазинов складируется в специальных отдельных помещениях, оборудованных для соответствующего хранения и защиты от порчи и хищения. В небольших магазинах розничной торговли или киосках товар поступает непосредственно в места его продажи населению.
Соответственно, к счету 41 «Товары» допускается открытие субсчетов:
41-1 «Товары на складах»;
41-2 «Товары в розничной торговле»;
41-3 «Тара под товаром и порожняя»;
41-4 «Покупные изделия» и др.
Организации оптовой торговли используют только субсчет 41-1 «Товары на складах». Если товар поступает в сеть розничной торговли, то используется субсчет 41-2 «Товары в розничной торговле».
При смешенной оптово-розничной торговле в бухгалтерском учете используются оба субсчета в соответствии с рабочим планом счетов, утвержденным в составе Учетной политики организации.
Счет 41 «Товары» имеет целый ряд субсчетов первого, а при импортных поставках второго и третьего порядка.
На субсчете 41-1 «Товары на складах» учитывается наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых организаций, оказывающих услуги общественного питания, овощехранилищах, холодильниках.
При поступлении, приходе, перемещении товара можно сделать следующие проводки по дебету счет 41 «Товары».
Товары проданные, списанные учитываются в кредите счета 41 «Товары».
1.2.1. Учет приобретения товаров организациями оптовой торговли
В организациях оптовой торговли приобретение товаров, оприходование их на склад по покупной стоимости, расчеты с поставщиками и покупателями и другие операции отражены в Учетной политике организации. В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующими проводками.
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками: 1) за полученные товарно-материальные ценности, принятые, выполненные работы и потребленные услуги; 2) за полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа; 3) за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке.
В покупных ценах приобретенных товаров предусматривается НДС. В организациях торговли при приобретении товара НДС оформляется следующими проводками:
Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражение НДС по поступившим товарам в розничной торговле;
Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»,
Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» – представление к зачету сумм НДС по оплаченному и оприходованному товару.
Если товары приобретены торговой организацией для основного вида ее деятельности (перепродажи) за наличный расчет, то уплаченные суммы включаются в расходы на продажу.
При расчетах с поставщиками у торговой организации может образовываться как дебиторская, так и кредиторская задолженность перед поставщиком. Если торговая организация сначала получает и приходует товар, а уже затем производит его оплату, то у нее образуется кредиторская задолженность перед поставщиком, которая оформляется следующей проводкой:
Дебет 41 «Товары»,
Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – сумма кредиторской задолженности перед поставщиком за полученный товар.
В случае если торговая организация оплачивает поставщику стоимость товара, а затем получает товар, то на период времени до поступления и оприходования товара возникает дебиторская задолженность поставщика торговой организации, которая в учете торговой организации отражается следующими проводками:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,
Кредит 51 «Расчетные счета» – предварительная оплата с расчетного счета торговой организации за товар согласно договору поставки;
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – дебиторская задолженность поставщика перед торговой организацией за оплаченный по договору поставки, но не отгруженный товар;
Дебет 41 «Товары»,
Кредит 60 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – оприходование поступившего от поставщика товара в погашение дебиторской задолженности.
1.2.2. Учет приобретения товара организациями розничной торговли
На предприятиях розничной торговли товары поступают от юридических и физических лиц или от работников организации за счет подотчетных сумм за наличный расчет. Эти товары учитываются на субсчете 41-2 «Товары в розничной торговле».