В зависимости от механизации складских операций все склады делятся на четыре группы: немеханизированные (на таких складах все работы выполняются вручную), комплексно-механизированные, автоматизированные и автоматические.
Документы, используемые в складском учете
Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?
Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.
ВНИМАНИЕ
Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.
Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.
В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.
Карточка складского учета
Карточка складского учета необходима для количественного учета хранимых на складе ценностей в натуральных единицах измерения. В настоящее время в Российской Федерации могут использоваться карточки складского учета по форме М-12, которая была утверждена еще при Советском Союзе (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 года № 241), либо карточки складского учета материалов по форме М-17, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.
В верхней части карточки указывается следующая информация: наименование предприятия, которому принадлежит склад, индивидуальный номер карточки, название или номер склада, подробные данные о хранимой ценности (наименование, марка, сорт, номенклатурный номер, и др.), номер стеллажа и ячейки для данной ценности, и др.
Перечень приходных и расходных операций по данной ценности с расчетом остатка по результату каждой операции ведется в табличной части документа. Вначале указывается дата записи и номер складского ордера или иного документа, на основании которого делается запись, порядковый номер записи и наименование поставщика/покупателя.
После этого для приходной операции количество ТМЦ указывается в колонке Приход, а для расходной операции – в колонке Расход. В колонке Остаток рассчитывается остаток ценности по результатам данной операции.
Затем сотрудник, ответственный за ведение складского учета и создавший данную запись, должен поставить дату и расписаться.
Фактическое количество товарно-материальной ценности на складе должно совпадать с остатком, рассчитанным после проведения последней операции в карточке складского учета. Несоответствие этих данных свидетельствует о том, что какая-то операция в складском учете не отразилась, либо о наличии иных ошибок (например, арифметических) в складском учете.
При большом количестве приходных/расходных операций по той или иной ценности можно учитывать ее на нескольких карточках, скрепленных и хранящихся вместе. Все эти карточки должны иметь один и тот же номер, так как фактически это одна карточка складского учета, в которой учитывается одна и та же ТМЦ.
Время от времени остатки по карточкам складского учета сверяются с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера по данному складу.
Складские ордера и лимитно-заборные карты
Приходный складской ордер – это документ, которым в складском учете оформляется поступление товарно-материальных ценностей. Он, в отличие от накладной, не является первичным документом, и для его формирования необходимо наличие другого документа: той же накладной, акта об излишках, и т. д. Иначе говоря, просто так приходный складской ордер никто выписать не имеет права, поскольку он может быть выписан только на основании другого документа.
В приходном складском ордере указывается наименование организации-получателя ценностей и наименование контрагента, от которого они поступили. Каждый приходный ордер должен быть пронумерован (это обычно делает складской работник, ответственный за оприходование ценностей). Необходимо указать дату составления приходного ордера (дата ордера считается датой оприходования ценностей на склад), и название (или номер) склада, на который поступили ценности. Также на ордере пишется код счета бухгалтерского учета, на котором в бухгалтерии учитываются ценности, поступившие по данному ордеру (этот код складским работникам сообщают в бухгалтерии).
Что касается расходного складского ордера, то он не является документом, обязательным к применению, и каждое предприятие само решает, использовать его или нет. Если расходный складской ордер не используется, то в складском учете вместо него могут использоваться другие документы (лимитно-заборные карты, накладные, и др.).
Расходный складской ордер подписывает работник склада, отпустивший ценности (как правило – кладовщик), и лицо, принявшее эти ценности.
На основании складских ордеров (вместо расходного ордера может использоваться другой документ) делаются соответствующие записи в карточках складского учета.
Товарно-транспортная накладная
Товарно-транспортная накладная – это первичный учетный документ, удостоверяющий факт приемки-передачи товарно-материальных ценностей, доставленных транспортом поставщика, получателя или сторонней организации.
В настоящее время в Российской Федерации используются товарно-транспортные накладные формы 1-Т, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 78 от 28.11.1997 года. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с применением автомобильного транспорта, а также для расчетов за перевозку этих ценностей и для учета выполненной транспортной работы.
Надлежащим образом оформленная товарно-транспортная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя, а также принимается к исполнению в складском, оперативном и бухгалтерском учете.
ПРИМЕЧАНИЕ
Ценности, поступившие из-за границы Российской Федерации, можно приходовать на основании документов, предоставленных грузоотправителем, поскольку в разных государствах формы товарно-сопроводительных документов почти всегда различаются.
Утвержденная форма товарно-транспортной накладной не всегда учитывает те либо иные специфические особенности субъекта хозяйствования или перевозимого груза. Это может быть характерно для фармацевтической, химической, оборонной промышленности, и др. В таких случаях заинтересованные министерства, ведомства или концерны могут на основании типовой утвержденной формы 1-Т разработать собственную форму товарно-транспортной накладной, в которой будут учтены все отраслевые и иные особенности. После согласования этой формы в соответствующих государственных органах она утверждается и допускается к применению.