Рис. 1.6. Дополнительные параметры настройки программы
Возможности программы предусматривают использование разных способов оплаты за товарно-материальные ценности, перечень которых формируется в верхней части вкладки Прочие. Чтобы добавить новый способ, нажмите кнопку Добавить, которая расположена под списком – в результате на экране откроется окно Добавление способа оплаты, в котором с клавиатуры введите название способа оплаты и нажмите кнопку ОК.
Вы можете удалить из списка любую позицию. Для этого установите на нее курсор и нажмите кнопку Удалить, которая расположена справа от кнопки Добавить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Ниже расположены поля Каталог для хранения различных рабочих файлов и документов, Путь для архивации базы данных и Каталог для хранения временных файлов программы, в которых указываются пути к соответствующим каталогам. Чтобы ввести требуемое значение, нужно нажать кнопку выбора, расположенную в конце каждого поля, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.
В программе реализована возможность вызова популярных внешних программ (проводник, калькулятор, и др.) с помощью соответствующих команд, находящихся в подменю Дополнения→Внешние программы. Это позволяет пользователю, не выходя из программы «Учет товаров», вызывать другие приложения. Наиболее часто данная возможность используется для вызова калькулятора (по умолчанию в подменю Дополнения→Внешние программы предусмотрены команды для вызова стандартного проводника Windows и системного калькулятора).
Пользователь может самостоятельно добавить в подменю Дополнения→Внешние программы какие-нибудь программы, в зависимости от своих потребностей – это осуществляется в режиме настройки программы на вкладке Прочее. Список требуемых программ формируется в нижней части вкладки. Для добавления в список новой программы нужно нажать кнопку, расположенную слева под списком (над кнопкой ОК) и в открывшемся окне указать путь к исполняемому файлу требуемого приложения. Имя исполняемого файла отобразится в списке в колонке Имя файла или каталога для открытия. В колонке Название пункта следует с клавиатуры ввести название команды, которая будет добавлена в подменю Дополнения→Внешние программы для вызова данного приложения.
Описание режимов работы
Настройка программы – это еще не все, что нужно сделать для подготовки ее к работе. Необходимо также заполнить основные справочники и каталоги (по сути, это является вводом исходных данных в программу). Поэтому далее мы рассмотрим порядок работы со справочниками программы, а затем научимся с ее помощью выполнять основные операции складского учета.
Работа со справочниками и каталогами
Ключевым справочником программы, без которого в принципе невозможна ее эксплуатация, является справочник товаров. В нем осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех товарно-материальных ценностях, с которыми работает предприятие.
Справочник товаров
Для открытия справочника предназначена команда главного меню Справочники→Товары. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Справочник товаров
Как видно на рисунке, окно справочника разделено на две части: левую и правую. Это обусловлено тем, что в программе реализована возможность объединения однотипных товаров в группы (например, группа Соки, группа Сигареты, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – список товарно-материальных ценностей той группы, которая в левой части выделена курсором. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы.
В зарегистрированной версии программы количество товарных групп, а также товаров в каждой группе, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.
Заполнять справочник товаров следует с формирования списка товарных групп, чтобы впоследствии сразу разносить товары по соответствующим группам. Для добавления в справочник новой товарной группы следует выполнить команду главного меню Группа→Добавить либо аналогичную команду контекстного меню; также можно воспользоваться комбинацией клавиш Shift+Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования группы, изображенное на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Создание группы товаров
В поле Код группы укажите код данной товарной группы (например, ее порядковый номер). В поле Название группы вводится произвольное название создаваемой группы.
ВНИМАНИЕ
Учтите, что поля Код группы и Название группы являются обязательными для заполнения.
Поле Номер отдела является необязательным для заполнения и, как правило, для небольших фирм и предпринимателей оно не нужно. Данное поле можно использовать, например, для дополнительной характеристики месторасположения данной группы на складе, или (при ведении нескольких складов) – для ввода номера или названия склада, на котором хранятся товары данной группы, и т. п.
Если для всех товаров данной товарной группы должна применяться одинаковая наценка (например, все сигареты в ларьке реализуются с одинаковой розничной наценкой – 30 %, или с одинаковой оптовой наценкой – 20 %), то размер этой наценки (в процентах) можно указать в соответствующем поле. При вводе значения (размера наценки) следует учитывать, что символ процента вводить не нужно – он будет проставлен автоматически.
Завершается ввод новой товарной группы нажатием в данном окне кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
При необходимости можно впоследствии отредактировать параметры любой введенной ранее товарной группы. Для этого нужно выделить группу в списке курсором и выполнить команду Группа→Редактировать либо нажать комбинацию клавиш Shift+F4. В результате на экране откроется окно, как на рис. 1.8, в котором выполняются необходимые действия.
Для удаления товарной группы из справочника выделите ее курсором и выполните команду Группа→Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Shift+Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Если удаляемая группа не является пустой (т. е. в нее входит как минимум один товар), то перед ее удалением вначале нужно удалить из нее все товары.
После формирования структуры товарных групп можно приступать к заполнению их товарами. Чтобы добавить товар в группу, установите на нее курсор и выполните команду Товар→Добавить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Insert. В результате на экране откроется окно добавления нового товара (рис. 1.9).
Рис. 1.9. Добавление товара в справочник
Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по функциональности и назначению параметры товара. Рассмотрим подробнее наиболее важные параметры.
Информация общего характера о добавляемом товаре, по которой его можно идентифицировать, вводится на вкладке Данные о товаре. В поле Код товара указывается номенклатурный номер ценности. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания новой позиции, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. При автоматическом формировании товарного кода он генерируется следующим образом: первые три цифры – код товарной группы, к которой относится данный товар, последние четыре цифры – порядковый номер товара в данной группе.