В профессиональном бухгалтерском учете может использоваться слово сальдо как синоним слова остаток. Сальдо в переводе с итальянского означает расчет, остаток.
И вот Ирина стала записывать денежные операции в тетрадь.
Поступление денег она заносила в столбец Сумма дохода, выплаты денег – в столбец Сумма расхода. Из двух столбцов – Сумма дохода и Сумма расхода – в каждой строке Ирина заполняла только один столбец, оставляя другой столбец пустым.
В столбец Остаток Ирина записала суммы, которые оставались у нее после каждой денежной операции. Чтобы определить эти суммы, она пользовалась калькулятором: к предыдущему значению остатка прибавляла сумму дохода (если денежная операция являлась поступлением денег) или вычитала из него сумму расхода (если денежная операция являлась выплатой денег).
Все суммы Ирина записала в целых рублях. Для экономии времени копейки она учитывать не стала.
Чтобы описать свои денежные операции, Ирина использовала простые и понятные комментарии. С их помощью она легко разберется в своих записях и через несколько лет.
Результат Ирининой учетной работы показан в табл. 1.
В последней строке в столбце Остаток можно увидеть денежную сумму, которая должна была остаться у Ирины в конце дня: 11 150 рублей. На нее повлияли все суммы доходов и расходов Ирины за этот день. Если изменить какую-либо из сумм денежных операций, то соответственно должно измениться значение остатка на конец дня.
Таблица 1
Мои денежные операции (в рублях)
После того как Ирина занесла в тетрадь все денежные операции, она еще раз проверила, совпадают ли денежные суммы с данными в денежных документах. Только потом она выбросила те документы, которые больше ей не пригодятся: кассовый чек из кафе и кассовый чек из универсама.
Те документы, которые еще могут понадобиться в будущем, Ирина переложила в специальную папку. Это абонемент на посещение бассейна в текущем месяце и квитанция об оплате курсов компьютерной бухгалтерии за три месяца вперед. Это также кассовый чек из магазина «Компьютерная техника» – ведь компьютер Ирина еще не получила и ей может понадобиться документ, подтверждающий ее права на него.
Ведение домашнего хозяйства с записью всех денежных поступлений и трат было бы более естественно для девушки с именем Эльза или Гретхен: немецкие домохозяйки ведут книги доходов и расходов – гроссбухи – испокон веков. У нас это было не очень принято. Но в наше время границы стираются…
Очередность столбцов в таблице, которую использовала Ирина, является наиболее популярной в бумажном бухгалтерском учете. Каждая запись денежной операции последовательно отвечает на вопросы: когда? почему? сколько? То есть: 1) когда произошла денежная операция; 2) на что потрачены или за что получены деньги; 3) сколько денег получено или потрачено.
Таблицу можно было бы сделать более простой: столбцы Сумма дохода и Сумма расхода объединить в один столбец, при этом суммы доходов записывать со знаком «плюс», а суммы расходов – со знаком «минус». Однако это не слишком хорошо. Между доходом и расходом денег существует большая смысловая разница, поэтому при быстром взгляде на таблицу желательно сразу различать эти денежные операции. И еще: в бухгалтерском учете по возможности следует избегать отрицательных чисел, поскольку в арифметических действиях с их участием легче ошибиться.
Похожим образом организована работа и на крупном предприятии: все значимые операции регистрируются в бухгалтерском учете.
На крупном предприятии разные операции и даже отдельные этапы одной операции могут выполнять разные люди. Например, оплату приобретаемого товара организуют одни люди, а доставку и прием товара – совсем другие.
Крупное предприятие состоит из структурных подразделений, каждое из которых имеет свой круг ответственности. Например, за безналичную оплату приобретаемых товаров может отвечать финансовый отдел, за доставку приобретаемых товаров – транспортный отдел (или отдел логистики), за прием и проверку получаемых товаров – отдел закупок (или отдел снабжения).
Одним из структурных подразделений крупного предприятия является бухгалтерия. Сотрудники бухгалтерии называются бухгалтерами, а руководитель бухгалтерии – главным бухгалтером.
Бухгалтерия играет роль верховного надсмотрщика за имуществом предприятия и за всеми хозяйственными операциями – денежными платежами, поступлениями и продажами имущества, превращениями имущества из одного вида в другой. Для исполнения этой роли бухгалтеры собирают документы.
Документ, интересующий бухгалтера, – это лист бумаги с текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни. Это могут быть чеки, квитанции, накладные, выписки с банковских счетов.
На основании собранных документов бухгалтерия вводит учетные записи – подобно тому, как это сделала наша Ирина, используя представленную таблицу.
Проверка арифметики
Записав и проверив все денежные операции, Ирина заполнила еще одну строку – Итоги за день. Для этого она проделала дополнительную арифметическую работу: рассчитала сумму всех доходов за день (получилось 57 500 рублей) и внесла ее в столбец Сумма дохода; затем рассчитала сумму всех расходов за день (получилось 49 495 рублей) и внесла ее в столбец Сумма расхода. После этого к остатку предыдущего дня (3145 рублей) Ирина прибавила сумму всех доходов за день (57 500 рублей) и затем вычла сумму всех расходов за день (49 495 рублей). Получившееся значение (11 150 рублей) Ирина вписала в столбец Остаток (табл. 2).
Таблица 2
Мои денежные операции с итогами (в рублях)
Сумма остатка, рассчитанная последним способом, совпала с величиной остатка после последней денежной операции. И это говорит о том, что, скорее всего, все расчеты были сделаны правильно.
В бумажном бухгалтерском учете подобные альтернативные расчеты необходимы для проверки арифметических вычислений. Казалось бы, существует более простой способ проверить арифметику – рассчитать все повторно. Но предположим, что сумму остатка на конец дня Ирина рассчитала неправильно и в каком-то месте допустила ошибку. Ирина может сделать повторный расчет, но весьма вероятно, что ее мысль «споткнется» на прежнем месте и Ирина повторит ту же самую ошибку. То есть результат проверочного расчета совпадет с результатом, полученным в первый раз, но тоже окажется неправильным.
Поэтому для проверки больших объемов арифметических вычислений следует использовать любую возможность, чтобы получить тот же самый результат иным путем. Когда арифметические операции выполняются по-другому, вероятность повторения ошибки становится меньше.
Еще лучший способ избежать арифметических ошибок – вести бухгалтерский учет личного хозяйства не бумажным, а электронным способом, например используя табличный редактор. Но для этого Ирине сначала нужно освоить работу с таким редактором. Впрочем, умение работать с табличным редактором полезно любому бухгалтеру и любому деловому человеку.
Инвентаризация наличных денег
После того как Ирина проверила арифметику, она решила удостовериться, что ничего не упустила и сумма остатка на конец дня, рассчитанная на основе записи денежных операций, совпадает с суммой наличности, которая действительно у нее осталась.
Для этого Ирина достала все свои непотраченные деньги и пересчитала их. Итоговая сумма почти совпала с остатком на конец дня, который был записан в тетради. Расхождение получилось всего на несколько рублей. Но это допустимо, ведь при заполнении таблицы Ирина не учитывала копейки.