Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Составляется она лицом, ответственным за прием делегации, и утверждается руководством предприятия.
Программа должна быть обязательно согласована с соответствующими государственными органами.
Она должна включать в себя:
– вопросы встречи и проводов делегации;
– вопросы размещения в гостинице;
– вопросы материального обеспечения (питание, обслуживание, автотранспорт и т. п.);
– деловую часть;
– культурную часть программы (театр, экскурсии и т. п.);
– ответственных за проведение мероприятий.
Желательно до приезда согласовать программу с приезжающей стороной.
Практика показывает целесообразность предварительного инструктажа всех участников переговоров, проверки готовности к исполнению программы пребывания делегации, распределение между участниками переговоров вопросов, которые желательно выяснить в ходе встреч с иностранцами (например, вопросов для составления справки на фирму).
На этой же встрече необходимо распределить обязанности по обеспечению пребывания иностранной делегации (встреча в аэропорту или на вокзале, обеспечение гостиницей, питание, билеты в театр, экскурсии и т. п.).
Решение организационных вопросов целесообразно поручить одному из сотрудников протокольной группы.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.
При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неформальные встречи, как хозяевам, так и гостям. Первая такая встреча организуется принимающей стороной.
Для того, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.
В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.
Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы.
Состав делегации
Число членов группы, участвующей в переговорах, не должно значительно превышать число членов иностранной делегации. Так, если в состав группы со стороны инофирмы входят 3 человека, то с нашей стороны целесообразно включить 3—5 человек (руководитель, его заместитель, консультант-эксперт, переводчик). Конечно, это не исключает возможность привлечения к переговорам для консультаций дополнительно других лиц.
Если в состав делегации инофирмы входит женщина, то весьма желательно включить женщину в состав нашей группы.
Глава нашей группы должен соответствовать по своему служебному уровню главе иностранной делегации. Он должен вести все переговоры от начала до конца и обладать необходимыми полномочиями для принятия окончательных решений. Нужно предполагать, что ваш партнер является высококомпетентным как в коммерческих, так и в технических вопросах. Приезжающие к нам бизнесмены много путешествуют по делам по всему миру, хорошо знают рынок и ситуацию на нем, имеют большой опыт ведения переговоров.
Если планируется ведение переговоров через переводчика, то не забывайте об этой особенности. Уважайте труд переводчика, постарайтесь, чтобы он был вашим помощником и союзником. Для этого стройте свою речь так, чтобы ее можно было легко переводить. Фразы должны быть достаточно короткими, мысль точной и ясной, без недомолвок и двояких толкований.
Весьма желательно, чтобы все члены российской делегации в той или иной степени владели языком партнера.
Если переговоры будет вести не генеральный директор, а другой член руководства предприятия, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с главным руководителем (в начале, или в конце переговоров).
Необходимо заранее договориться о том, кто будет вести запись беседы и обобщение материалов переговоров. Это ни в коем случае не должен быть глава делегации или переводчик.
Все переговоры ведет только глава делегации, остальные помогают ему, но получают слово только с его разрешения или по его указанию.
Нельзя прерывать главу делегации и вести дискуссии между собой.
Желательно, чтобы с нашей стороны ведение переговоров с одной и той же фирмой, партнером поручалось одному и тому же лицу. Кстати, и фирмы придерживаются этой практики. Это существенно облегчает ведение переговоров с учетом личных особенностей ведущих.
Встреча делегации (в аэропорту, на вокзале)
В зависимости от уровня руководителя пребывающей делегации в аэропорту ее может встречать либо сам глава нашей переговорной группы, либо кто-то из ее участников. Если в составе делегации есть женщина, то с нашей стороны в аэропорт также должна поехать женщина. Не забудьте про цветы для г-жи N (в зависимости от сезона и ваших возможностей).
В случае приезда делегации из 3—4 человек следует предусмотреть две автомашины. Лучшим вариантом является обеспечение переговоров микроавтобусом.
Высшим знаком внимания для приезжающих является их встреча у трапа самолета. Если такой возможности нет, то встреча происходит в зале прилета.
По существующей практике, у трапа самолета (на перроне вокзала) встречают Президента, Председателя Совета Министров, Министра иностранных дел, заместителей Председателя Совета Министров, министров Российской Федерации, глав субъектов Российской Федерации, глав иностранных государств, глав дипломатического представительства иностранных государств.
Первым представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала супруга, то он представляет и ее.
Вторым представляется гость и представляет свою супругу.
Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей).
Если среди встречающих есть женщины, то их представляют в первую очередь. Если женщин несколько, то их представляют по рангам, а затем мужчин – также по рангам.
После этого глава приехавшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.
Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации.
На встрече и проводах в аэропорту или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан.
Что касается обычая целовать руку женщинам, то во многих странах в настоящее время он практически не употребляется, кроме Польши.
В Австрии женщинам руку целуют лишь в особо торжественных случаях.
В России этот жест уместен только в закрытых помещениях.
Вне зависимости от времени прилета гостей желательно сразу же из аэропорта (или вокзала) отвезти их в гостиницу.
Переезд в гостиницу осуществляется на автомобилях или на специальном автобусе (в зависимости от уровня и количества членов делегации).
В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные.
Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения машины.
Если глава делегации прибыл с супругой, то первое почетное место занимает супруга, супруг находится рядом на менее почетном месте.