В связи с этим система управления состоит из двух подсистем: управляющей и управляемой с присущими им функциями (рис. 1.1).
Чтобы активно воздействовать на управляемую подсистему (объект управления), необходимо в управляющей подсистеме иметь четкую технологию принятия управленческих решений. Эта технология состоит из четырех основных взаимосвязанных управляющих функций: планирования, учета, анализа, регулирования. Их место в системе управления показано на рис. 1.
Рис. 1.1. Функционально-управляющий аспект системы управления
С помощью функции планирования создается программа (план) действия или развития управляемого объекта по достижению заранее поставленной цели. Для этого используются такие подфункции, как прогнозирование, моделирование, программирование, нормирование и другие экономико-математические методы для разработки количественных и качественных показателей детального плана работы управляемого объекта во времени и пространстве.
С помощью функции учета осуществляется отражение фактических результатов действия управляемого объекта.
С помощью функции анализа определяются отклонения фактических результатов действия управляемого объекта от запланированных, устанавливаются факторы, оказавшие влияние на это отклонение, их направление (+, —) и сила воздействия. Затем выявляются первичные причины, породившие эти факторы, и вырабатываются варианты решений, направленных на устранение отрицательных причин и создание благоприятных условий для сохранения и усиления действия положительных факторов.
С помощью функции регулирования вырабатывается оптимальное управленческое решение и обеспечивается его исполнение. При этом используются варианты решений, вытекающие из анализа, и недостающая для оптимизации дополнительная информация (социальная, экологическая и др.).
Приведенная схема и описание управляющих функций показывают место и роль анализа в системе управления.
Если объектом управления является хозяйственная деятельность, то соответственно называются и управляющие функции, в том числе и анализ этой деятельности.
Содержание хозяйственной деятельности как объекта анализа рассматривается во второй главе, а виды анализа хозяйственной деятельности – в шестой.
Анализ хозяйственной деятельности применяется не только в действующих системах управления хозяйственной деятельностью. Он используется и при организации новых и совершенствовании существующих аналогичных систем. Анализ хозяйственной деятельности также применяется в системе коммерческого (хозяйственного) расчета, хозяйственного контроля. В отличие от управления главной целью контроля является обеспечение соблюдения законодательных и иных нормативных актов. Наряду с этими направлениями или областями анализ хозяйственной деятельности используется для усиления действия функций планирования и регулирования как метод обоснования оптимальности их решений.
1.3. Цель и основные задачи анализа хозяйственной деятельности
Основная цель анализа, как и других управляющих функций, в системе управления хозяйственной деятельностью на всех ее уровнях и во всех ее составных частях подчинена достижению цели соответствующей системы управления, в которой анализ выполняет свою функцию. Например, в оперативной системе управления себестоимостью продукции цель анализа – своевременно обеспечивать ее необходимой аналитической информацией для оперативного принятия управленческого решения по устранению причин, вызывающих перерасход материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Для достижения цели в соответствующих системах управления и исходя из сущности, места и роли анализа в управлении анализ решает следующие основные задачи:
• содействует выполнению планов (программ, проектов, контрактов, бизнес-планов) работы организации и ее структурных подразделений;
• обеспечивает объективную оценку результатов хозяйственной деятельности трудовых коллективов и их отдельных членов;
• содействует разработке научно обоснованных, оптимальных планов хозяйственной деятельности (бизнес-планов);
• способствует обоснованию оптимальности принимаемых управленческих решений.
Первая задача анализа – содействие выполнению плана – решается путем детального анализа итогов выполнения планов по установленным показателям. Для этого производится количественная и качественная оценка происшедших изменений в работе организаций путем выявления и изучения причин (факторов), вызвавших изменения и отклонения от намеченных планов. В результате такого анализа:
• вскрываются как отрицательные, так и положительные факторы, оказывающие влияние на ход выполнения плана, определяется размер и устойчивость влияния этих факторов, вырабатываются необходимые конкретные предложения по устранению отрицательных причин и созданию благоприятных условий для закрепления и усиления действия положительных причин;
• оценивается качество самого планирования, особенно в часто изменяющихся сложных рыночных условиях, и реальность обоснования плана с целью его улучшения;
• выявляются как неиспользованные, так и вновь возникшие резервы улучшения работы в изменяющихся хозяйственных ситуациях. В современных условиях трудно, а порой и невозможно предусмотреть в плане использование всех имеющихся резервов. Кроме того, в течение довольно длительного отчетного периода нередко возникают краткосрочные отрицательные факторы, которые, если их вовремя не выявлять и не устранять, могут серьезно затормозить выполнение планов.
В связи с тем, что выполнение планов работы организаций во многом зависит от эффективности оперативного управления, первую основную задачу анализа в системе оперативного экономического управления можно конкретизировать следующим образом: своевременное обеспечение руководства данной системы необходимой краткосрочной аналитической информацией для оперативного принятия управленческих решений, направленных на устранение возникающих отрицательно действующих факторов.
Вторая задача анализа – обеспечение объективной оценки результатов хозяйственной деятельности трудовых коллективов – решается путем раздельного выявления и измерения размера влияния зависящих и не зависящих от работы конкретного коллектива факторов, которые оказали свое влияние на результаты их работы. Такой подход в анализе позволяет определить конкретный вклад каждого хозрасчетного коллектива или даже отдельного работника в полученные конечные итоги хозяйственной деятельности. Это является необходимым условием для обеспечения социальной справедливости, в частности осуществления правильного материального и морального стимулирования повышения производительности труда отельных работников и коллектива в целом.
Третья задача анализа – содействие разработке научно обоснованных планов – решается путем глубокого изучения достигнутого уровня хозяйственной деятельности, который принимается за исходную базу планирования. Для этого с помощью анализа осуществляется следующее:
• оценивается экономическая эффективность уже выполненных мероприятий по использованию материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• выявляются устойчивые, положительные и отрицательные факторы в хозяйственной деятельности;