Проектное управление – это деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов. Можно сказать, что проектное управление – деятельность по целенаправленному и системному применению методов и инструментов проектного управления для достижения целей проекта.
Таким образом, проектное управление применимо там, где достижение целей организации осуществляется за счёт выполнения проектов и связано с временными и ресурсными ограничениями, а результаты деятельности уникальны. К проектно-ориентированным видам деятельности можно отнести информационные технологии, консалтинг, высокотехнологичное производство, государственное управление и другие.
В дополнение можно сказать, что в виде проектов также целесообразно осуществлять деятельность, связанную с изменениями в организации, например, при изменении структуры организации или процессов её деятельности, а также, если деятельность осуществляется в уникальных условиях, например, требуется уникальный состав команды или к результатам деятельности предъявлен специфический, отличающийся особой сложностью, набор требований и/или ограничений, накладывающих особые условия на подходы к выполнению работ.
Принято считать, что проектное управление появилось в России в 90-х годах 20-го века с открытием отечественного рынка для иностранных компаний. Вместе с приходом иностранных компаний в Россию пришли и стали популяризоваться и заграничные практики управления.
Однако нельзя утверждать, что до 90-х гг. в Советском Союзе, а позднее в Российской Федерации, не было проектной деятельности и проектного управления.
Такая деятельность, несомненно, была, но она не была систематизирована, не было общепринятых на государственном уровне стандартов проектного управления. В отдельных видах деятельности, например, в высокотехнологичных производствах и в оборонном комплексе были свои стандарты проектного управления и применялись методы и инструменты проектного управления и, следует отметить, что эти методы и инструменты, в общем, шли в ногу с развитием проектного управления в наиболее передовых в этом отношении странах.
Все крупные стройки Советского Союза, покорение космоса, развитие обороны страны – всё это можно рассматривать как мегапроекты. Можно дискутировать по поводу «проектности» отдельных методов и инструментов (с учётом особенностей эпохи: отсутствием рыночных механизмов, формированием научных центров на ресурсах ГУЛАГа и т. д.), с помощью которых достигался результат, но то, что такая деятельность содержала основные признаки проекта (уникальность результата, временную и ресурсную ограниченность) – факт.
Проектное управление можно рассматривать как на уровне организации в целом (как систему проектного управления организации), так и в контексте управления конкретным проектом (как систему управления отдельным проектом).
Концепция книги предполагает рассмотрение проектного управления на разных организационных уровнях и разных уровнях проектного управления.
Далее будут рассмотрены как вопросы, связанные с созданием системы проектного управления организации в целом, так и вопросы организации системы управления отдельно взятого проекта.
1.4. Формы организации проектного управления
Принято выделять несколько основных форм организации проектного управления (и управления в принципе как такового): функциональную, матричную, проектную. Кроме того существует множество смешанных форм, компонующих в себе разные элементы основных форм (линейная, штабная, программно-целевая, дивизионная и т. д.).
Форма организации проектного управления влияет на эффективность проектного управления. Выбор формы следует осуществлять с учётом параметров проектной деятельности организации и/или с учётом особенностей конкретного проекта.
Как определить, что действующая форма организации управления эффективна? К основным признакам оптимальной формы организации управления можно отнести:
• небольшое число уровней руководства;
• небольшие подразделения или автономные группы с высококвалифицированным персоналом;
• целенаправленная работа на результат;
• предусмотрение изменений или быстрая реакция на них;
• высокая производительность и низкие затраты – высокая эффективность.
Рассмотрим подробнее основные формы организации проектного управления:
Функциональная. Эта форма организации проектного управления характерна для большинства отечественных предприятий. При такой форме проектное управление осуществляется путём кооперирования рабочих групп из специалистов подразделений организации, каждое из которых выполняет набор своих функций в рамках деятельности организации.
Руководитель проекта осуществляет координацию работ специалистов группы и связь между группой и вышестоящим руководством, его основной задачей является организация взаимодействия всех членов группы, контроль за выполнением поставленных задач и решение возникающих проблем и вопросов.
Стратегические вопросы проекта, управление бюджетом лежат на руководстве организации. Функциональная форма организации проектного управления подходит для временного характера проектной деятельности.
Функциональная форма организации проектного управления приведена на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2. Функциональная форма организации проектного управления
Преимуществом данной формы организации является возможность привлечения специалистов разных профилей и отсутствие необходимости создания отдельного проектного подразделения, которое потребует дополнительных затрат.
Недостатком же является то, что рабочие группы действуют в определённых рамках одного направления и рассматривают вопросы только предметного плана.
МАТРИЧНАЯ. Матричная форма характеризуется более обособленными структурными элементами проекта. Она связывает в себе вертикальное подчинение руководству компании и горизонтальные связи между участниками работ проекта.
Суть формы состоит в организации проектной группы с включением в неё сотрудников различных подразделений. При матричной форме может быть целесообразно создание организационной единицы для целей обеспечения проектного управления (например, Проектного офиса).