К сложным структурам кадровой службы относятся структуры, построенные по функциональному признаку или иным признакам, например, географическому, продуктовому, проектному, процессному и т. д.
Функциональная структура предполагает выделение внутри службы кадров структурных подразделений и их специализацию в соответствии с видами кадровой работы.
Количество функциональных структурных подразделений и распределение задач между ними зависят от объема работ по каждому направлению деятельности службы.
Возглавляется служба руководителем или директором по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений.
Такая структура создается в крупных организациях и позволяет более эффективно решать конкретные задачи по управлению персоналом.
Кроме того, при такой структуре руководство службы имеет возможность сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом. При этом к руководству отделами службы могут быть привлечены профильные специалисты.
Для успешного функционирования такой службы большое значение имеют грамотно налаженный и четко структурированный процесс контроля за исполнением поручений и установление ответственности исполнителей.
Еще один тип сложной структуры службы управления персоналом построен не на функциональном разделении обязанностей между внутренними структурными подразделениями, а на области ответственности этих подразделений.
Другими словами, все отделы службы управления персоналом могут выполнять одинаковые функции, но обеспечивать деятельность территориально разобщенных структурных подразделений, отдельных проектных групп, отдельных производственных направлений или направлений деятельности организаций, оказывающих разные услуги.
Существует также понятие матричной организационной структуры службы управления персоналом. В этом случае кадровая служба может иметь любую постоянную структуру – линейную или функциональную, но специалисты этой службы входят в состав временных проектных групп. Кадровые специалисты в этом случае имеют двойное подчинение – руководителю кадровой службы и руководителю проектной группы. При этом руководитель проектной группы определяет содержание труда специалистов, а руководитель кадровой службы осуществляет контроль за выполнением поставленных в рамках проекта задач.
Участки кадровой работы
Функции кадровой службы (службы управления персоналом) достаточно разнообразны. Выполнение этих функций может быть поручено отдельным специалистам или структурным подразделениям в зависимости от структуры кадровой службы.
Выделяют следующие основные участки кадровой работы:
– ведение кадровой документации и документации по личному составу;
– осуществление кадрового учета;
– обеспечение хранения документации по личному составу;
– формирование кадрового резерва и обеспечение движения кадров;
– поиск, привлечение, подбор и отбор персонала;
– организация и проведение оценки персонала;
– организация и проведение аттестации персонала;
– организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала;
– организация обучения персонала;
– организация адаптации и стажировки персонала;
– организация оплаты труда персонала;
– разработка и реализация социальной политики в области персонала;
– разработка и реализация системы стратегического управления персоналом организации;
– организация труда и разработка мер по обеспечению безопасности труда.
В связи с тем, что все направления деятельности по управлению персоналом тесно взаимосвязаны между собой, функциональное наполнение каждого участка работы будет индивидуально для каждой организации и для каждого отдельного специалиста.
Работы, выполняемые в рамках одного направления конкретным структурным подразделением или специалистом, детально прописываются в локальных нормативных актах кадровой службы – положениях об отделах и должностных инструкциях работников.
Ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета предполагает следующие виды работ:
– подготовку проектов локальных нормативных актов в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом;
– документирование трудовых отношений с работниками;
– ведение трудовых книжек;
– оформление и ведение регистрационных форм;
– ведение информационно-справочной работы по кадровой документации, включая формирование личных дел работников, оформление личных карточек работников;
– подготовку документации к передаче в архив, оформление номенклатуры дел структурного подразделения;
– ведение табельного учета, учета рабочего времени;
– подготовку справок и выписок из документов;
– обеспечение взаимодействия кадрового структурного подразделения с пенсионным фондом, органами социального страхования, службами занятости и т. д.
Работа по поиску, привлечению и отбору персонала включает в себя следующие действия:
– анализ рынка труда;
– формирование требований к кандидат у на вакантную должность;
– поиск персонала посредством рекрутинга, прямого поиска, хедхантинга;
– работу с кадровым резервом;
– взаимодействие с вузами, центрами занятости, кадровыми агентствами;
– размещение информации о вакансиях на различных ресурсах;
– реализацию методов аутсорсинга, лизинга, аутстаффинга персонала;
– анализ резюме соискателей, проведение собеседований, тестирование и отбор кандидатов, отвечающих требованиям вакансии.
Формирование кадрового резерва – это деятельность, включающая в себя следующие виды работ:
– расчет потребности в персонале, анализ факторов текучести персонала, составление прогнозов изменений в штатной и организационной структурах организации;
– разработку перечня должностей, подлежащих резервированию;
– формирование списков кандидатов на резервируемые должности;
– проведение тестирования, оценки, аттестации кандидатов на должности кадрового резерва;
– комплексное планирование карьеры персонала.
Деятельность по формированию резерва, как правило, ведется в комплексе с деятельностью по оценке персонала и его развитию. Оценка персонала включает разработку плана оценки персонала, проведение мероприятий по оценке персонала, включая аттестацию, тестирование квалификации сотрудников, личностных показателей и др.
Движение кадров подразумевает текучесть кадров, связанную как с объективными причинами обновления трудового коллектива, так и с продвижением работников по карьерной лестнице. Эта деятельность включает следующие составляющие:
– анализ текучести кадров, выработку и реализацию мер по ее коррекции;
– определение фактической и прогнозируемой потребности в персонале;
– планирование карьеры персонала;
– оптимизацию расстановки персонала;
– документальное оформление движения кадров.
Движение кадров напрямую связано с развитием персонала.
Участок работы, связанный с обучением и развитием персонала, включает следующий комплекс мер:
– определение потребности в обучении персонала;
– разработку планов профессиональной карьеры работников;
– организацию повышения квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение по различным программам;
– организацию производственной практики студентов;
– подготовку и разработку учебных планов и программ;