Составление плана переговоров означает создание логически увязанной схемы, применимой для всех случаев, в соответствии с которой разрабатывается и реализуется любая деловая беседа. В какой степени мы будем придерживаться той или иной схемы, зависит от значимости переговоров, масштабности темы, участников, имеющегося времени и опыта ведения переговоров.
При подготовке и организации переговоров в зависимости от требований конкретной обстановки и определенных обстоятельств, а также от способностей человека, который подготавливает или проводит переговоры, может возникнуть необходимость в дополнительных видах деятельности. Все эти виды деятельности находятся в тесной взаимосвязи.
Их можно разделить на четыре группы:
• деятельность, связанная с инициативой проведения и составления плана деловой беседы;
• деятельность по оперативной подготовке беседы;
• деятельность по редактированию подготовленных к беседе материалов;
• деятельность по отработке хода беседы.
Остановимся подробнее на каждом из перечисленных видов деятельности.
Когда переговоры уже назначены, составляется план их проведения. Первая задача – определить стоящие перед нами цели. Следующий шаг – разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.
Предварительный анализ – это обдумывание деловой обстановки, которое дает возможность своевременно разработать наши собственные цели в переговорах с деловыми партнерами. Этот анализ позволяет определить темы, которые могут быть обсуждены в ходе беседы, а также ее возможных участников.
Инициатива в переговорах в первую очередь зависит от нашей активности, интуиции, объема текущих дел и возможности провести предварительный анализ. Необходимо своевременно выявить потребность в переговорах, выбрать наиболее подходящий момент и тему и только потом о ней договариваться. В этом случае инициатива останется в ваших руках и контролировать ситуацию будет легче.
И наоборот, если нас приглашают участвовать в переговорах, мы должны задуматься, не были ли мы слишком пассивными. В таком случае мы оказываемся не в лучшем положении, поскольку инициатива исходила не от нас и, следовательно, будущий собеседник определяет место, время, тему и цели, а также возможных участников.
Подробный план переговоров представляет собой четкую программу действий по подготовке и проведению конкретных переговоров. В нем устанавливается взаимосвязь между видами деятельности и объемом работ, которые требуется выполнить; количеством и качеством необходимой информации. Определяются временные рамки, затраты на подготовку и реализацию планов; привлекаются соответствующие работники.
Поскольку указанные планы преимущественно основываются на прогнозах и оценках, от нас требуется в известной мере склонность к абстрактному мышлению и комбинаторике, богатое воображение, а это, конечно, свойственно далеко не всем. Поэтому вполне понятны ошибки, недосмотры и нежелание большинства деловых людей составлять планы бесед. Мы на каждом шагу сталкиваемся с тем, что составление планов и подготовка к переговорам осуществляются не полностью, формально, поверхностно или вообще не ведутся. Цели переговоров подчас вообще не разрабатываются.
Сбор материалов – не очень приятная работа, связанная со значительными затратами времени. Но это один из важнейших видов деятельности в оперативной подготовке переговоров. Сюда включается поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, аналитических исследований, публикаций, официальных данных и т. п.), определение предварительных критериев отбора материалов, сбор материалов и информации, которые могут быть использованы при подготовке к переговорам.
При этом целесообразно сразу же дополнять собственные материалы примечаниями, поскольку подобные записи помогут в последних фазах подготовки переговоров.
Объем необходимых материалов во многом зависит от общей информированности, широты подхода к проблеме, уровня профессиональных знаний, находчивости и, что самое главное, от заинтересованности в работе и настойчивости. Любая небрежность или пассивность снижает эффективность оперативной подготовки переговоров.
Отбор и систематизация материалов определяются целями беседы. Фактически это продолжение фазы сбора материалов. Из собранного материала нужно отобрать только то, что имеет существенное значение для подготовки и проведения переговоров. Это чем-то напоминает процесс на руднике, где руду обогащают, увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу и другие примеси, прежде чем приступить к плавке уже обогащенной руды.
Анализ собранного материала позволяет определить взаимосвязи явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все это воедино. Что это означает? Практически это означает, что имеющиеся и уже систематизированные данные нужно перепроверить и распределить по времени и месту их сообщения («логистика переговоров»). Как этого добиться?
Отобранный материал нужно привести в систему, продуманно сгруппировать факты, цифры и информацию. Сам порядок этих операций пока не имеет решающего значения, хотя о нем уже сейчас можно подумать, даже не мешает его наметить.
Рекомендуется сосредоточиться в данный момент по возможности на одной мысли; представить себе собеседника, соотнести то, что собираемся ему сообщить или объяснить, с тем, чего мы хотим или должны достичь в данных переговорах. Поэтому важно тщател ьно, не торопясь, выделять наиболее существенные идеи, пусть они «осваиваются» постепенно.
Разработка рабочего плана переговоров – это первая попытка скомбинировать и увязать собранный материал, свои идеи и рассуждения, выдвинутые задачи и требования в единое логическое целое, включающее окончательный вариант структуры изложения, представленный в общих чертах еще в фазе разработки планов переговоров, и первое ориентировочное определение величины каждого из элементов этой структуры.
Затем отдельные элементы наполняются содержанием; обработанный и систематизированный материал раскладывается по «ячейкам» структуры переговоров, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные соединения.
Дальше нужно стереть, уничтожить искусственно созданные границы между отдельными частями изложения и переговоров в целом, сложившиеся на начальных фазах подготовки, и таким образом представить как можно более полную картину будущих переговоров.
И наконец, полученные в ходе оперативной подготовки переговоров результаты нужно дополнить предварительным текстом, т. е. текстом, состоящим из отдельных выразительных ключевых понятий и слов, связав которые мы получим смысл изложения.
Все наиболее важные моменты нужно зафиксировать на бумаге. Точно так же следует без сокращений записать особенно удавшиеся формулировки и вставить их в предварительный текст.
А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания, цветовой маркировки, обозначения особыми знаками (стрелочками, заштрихованными квадратиками, кружочками), буквами различной высоты. Таким образом мы придадим рабочему плану наших переговоров законченный вид.
Написанный предварительный текст – рабочий план переговоров – должен быть наглядным, ключевые слова – легко читаться, бросаться в глаза, так как они «представляют собой опорные колонны, на которых держится все здание нашего изложения». На этом этапе, как правило, рабочий план еще весьма обширен.