Причина этого – недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке переговоров видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана переговоров. А особенно когда переговоры не очень важны. Тогда планирование десятка дел на 2–3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до сорока (и это еще не все), а 2–3 дня растянутся на 2–3 недели. И к началу переговоров, таким образом, приходят абсолютно неподготовленными.
Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование переговоров. Оно позволяет выявить конкретные, количественно определенные задачи уже в начале подготовки к переговорам; заменить отдельные элементы будущих переговоров, составить варианты планов, облегчающие принятие решений путем их перевода с интуитивных на реальные рельсы.
Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в переговорах; согласовать все действия и мероприятия по плану переговоров во времени и с профессиональной точки зрения. Планирование позволяет «передавать ответственность» и «делегировать» контроль в рамках проекта переговоров отдельным сотрудникам, что стимулирует творческий подход сотрудников к составлению плана переговоров.
Рассмотрим теперь, какие составляются планы при подготовке к переговорам. План всех видов деятельности по подготовке и проведению переговоров по времени – генеральный план подготовки, на котором основаны все остальные планы. В нем указываются виды деятельности, сроки и исполнители.
Тактический план переговоров представляет собой перечень способов поэтапного достижения целей, осуществление которых ведет к решению основных, стратегических задач переговоров. Это указатели направления к месту назначения.
Оперативный план переговоров – это более низкий уровень разработки тактического плана; в нем определяется программа действий по каждому отдельному пункту переговоров.
План информации и сбора материалов – самое сложное, критическое звено в системе планирования переговоров. Сначала инициатор ищет источники информации, затем изучает виды сведений, поступающих из этих источников. И наконец, он должен координировать действия других служб и исполнителей, которые помогают ему в сборе материалов для переговоров. Службы, отделения и исполнители, как правило, относятся к сбору информации как к второстепенной работе.
Поэтому представленная ими информация являет собой сырой, не систематизированный должным образом материал, который к тому же может быть и ошибочным. Все это ведет к частым опозданиям, нарушениям сроков, что сужает временные рамки всей подготовки к переговорам и вынужденно сокращает план подготовки к ним. В этом плане указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители и, конечно, сроки.
План систематизации и отбора рабочих материалов определяет структуру организации собранного материала и критерии его отбора. При этом структура и критерии – понятия, естественно, растяжимые.
План изложения по времени определяет рамки рабочего плана переговоров. Основой служит время, оговоренное при назначении встречи; время переговоров, конечно, не в полном объеме теперь распределяется на отдельные фазы и элементы беседы. Этот план пересматривается чаще других; при его составлении необходимо соблюдать чувство меры.
Рабочий план устанавливает структуру переговоров в целом с учетом имеющегося времени. Устанавливаются также принципы и способы разработки самого плана их проведения.
Согласование планов становится особенно важным в случае каких-либо изменений в ходе подготовки к переговорам, если они влияют на другие операции по подготовке.
План использования вспомогательных средств предусматривает включение отдельных технических средств в процесс проведения переговоров.
План приспособления к собеседникам и обстановке учитывает потенциальные требования и намерения наших оппонентов, а также особенности обстановки, в которой будут проходить переговоры. Такой план позволяет привести все это в соответствие с нашими задачами.
И последний план – план тренировки – предусматривает разработку программы репетиций переговоров.
1.1.3. Структура переговоров
Переговоры состоят из пяти фаз:
1. Начало – фаза I.
2. Передача информации – фаза II.
3. Аргументирование – фаза III.
4. Опровержение доводов собеседника – фаза IV.
5. Принятие решений – фаза V.
Любые переговоры опираются на знание таких дисциплин, как психология, риторика, социология, а также на профессиональные знания.
Лицам, ведущим переговоры, следует придерживаться такой структуры, хотя это не всегда возможно. Иногда приходится изменять очередность, иногда выпадает целая фаза (например, если у нас нет аргументов, то мы пропустим фазу аргументирования). Конечно, самая важная – последняя фаза, фаза принятия решений. Практически все остальные фазы по отношению к последней являются подготовительными и, следовательно, подчиненными.
Следует учесть, что жесткое разграничение фаз переговоров нецелесообразно; на практике граница часто теряется, особенно между II, III и IV фазами, в то время как фазы I и V все же заметно отличаются. Граница между передачей информации и аргументированием стирается; величина этих фаз также непостоянна, она зависит от продолжительности деловой встречи и взаимной расположенности собеседников.
1.1.4. Содержание переговоров
В отношении любых переговоров действуют общие правила, соблюдение которых сделает наше выступление если не совершенным, то по крайней мере корректным.
Профессиональные знания. Дают высокую объективность, достоверность и глубину изложения.
Ясность. Позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности.
Наглядность. Максимальное использование иллюстраций, общеизвестных ассоциаций и параллелей снижает абстрактность изложения.
Постоянная направленность. Нужно постоянно держать в голове основные задачи переговоров и в какой-то мере ознакомить с ними собеседников.
Ритм. Следует попытаться повысить интенсивность переговоров по мере приближения к их завершению, уделить особое внимание ключевым вопросам.
Повторение. Повторение основных положений и мыслей имеет большое значение для того, чтобы собеседник мог воспринять нашу информацию.
Элемент внезапности. Представляет собой продуманную, но неожиданную и необычную для собеседника увязку деталей и фактов.
«Насыщенность» рассуждений. Нужно следить за тем, чтобы в ходе переговоров были «взлеты», когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и «спады», которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника.
Определенная доза юмора и даже в какой-то мере иронии. Это поднимает моральный дух оппонентов, их готовность к восприятию нашего выступления, что также облегчает нашу задачу. Особенно действен этот прием, если нужно высказать не очень приятные для собеседника соображения или же парировать его выпады.
К перечисленным правилам можно добавить следующие основные черты живой речи:
• в любых переговорах ценны содержание и техника изложения;
• следует ограничиваться фактами и подобранными к переговорам рассуждениями по теме;
• переговоры лучше планировать с различными возможными вариациями;