Создание мероприятия «Презентация форума» на платформе Leader ID;
Согласование сценария проведения презентации форума ядерной группой;
Проведение переговоров с потенциальными спикерами лектория;
Проведение переговоров о поддержке форума с потенциальными интересантами (Министерство культуры РФ, Правительство Иркутской области);
Открытие регистрации на форум на сайте форума;
Подготовка трансляции лектория на YouTube-канале Molchanovka: разработка заставки, создание ссылок для трансляции и т. д.;
Проведение информационной кампании презентации форума: распространение информационного письма о проведении форума через сеть библиотек и «Точек кипения», а также по сообществам профессиональных событий Молчановки;
Подготовка трансляции презентации на YouTube-канале Molchanovka;
Подготовка технического обеспечения презентации, включая тестовые подключения и репетиции;
Проведение презентации форума;
Разработка плана-графика реализации лектория;
Проведение ВКС с кураторами площадок по ролевой модели форума, принципам отбора и подготовке модераторов и сборщиков;
Формирование библиотечных команд участников форума;
Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о разметке дорожной карты форума;
Проведение информационной кампании лектория;
Проведение курса по развитию навыков модерации групповых событий: очный экспресс-тренинг;
Регистрация участников форума на платформе Leader ID;
Приглашение небиблиотечных специалистов к участию в форуме, доформирование команд на площадках;
Формирование команды модераторов форума;
Проведение ВКС с кураторами площадок: итоги сбора команд, регистрация участников команд на Leader ID. О такте «Библиотекари. Внутренний разговор»;
Подготовка и проведение такта «Библиотекари. Внутренний разговор»;
Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о верхнеуровневых задачах форума;
Кто такой сборщик? Задачи и обязанности сборщика во время и после работы форума;
Подготовка модераторов из числа специалистов муниципальных библиотек силами участников курса по модерации;
Разработка документов, создание инструментов, необходимых для проведения форума (гугл-формы, телеграм-каналы и чаты и проч.);
Профилирование модераторов для работы на форуме;
Что и как собираем? Технический тренинг, апробация работы с документами и инструментами форума для модераторов и сборщиков;
Реализация лекций, семинаров и мастер-классов лектория согласно плану-графику;
Проведение форума (по отдельному сценарию);
Презентация предварительных итогов форума во время Всероссийского дня библиотек.
И другие.
За решение каждой задачи должен быть назначен ответственный. Необходимо также разработать план совещаний-синхронизаций ядерной группы организаторов. Важно: заранее четко определите интересы в проекте участников ядерной группы организаторов и не потеряйте их в процессе работы, определите внутреннюю ролевую структуру и полномочия внутри ролей, систему согласований и принятия решений. Это поможет избежать лишних напряжений, недопониманий и оптимизирует работу.
Также для облегчения работы рекомендуем делать сводные «экраны» для контроля работы процессов. Например, консолидировать информацию по всем площадкам в одном месте:
Рекомендуется при разработке плана подготовки и проведения форума, для удобства работы, использовать также диаграмму Ганта.
Организация коллективов форума. Модель укрупнения: рабочая группа площадка макрогруппа
Ключевые события до форума
Этапы работы форума
(Горизонт 2036 был определен, так как Стратегия развития региона прописана до 2036 г.).
Шаблоны итоговых презентаций рабочих групп и макрогрупп, по которым работали участники и делегаты форума, соответственно, выстроены по логике этапов. Приведены в Материалах форума.
Общее движение по дням форума:
Результат работы первых трех дней итоговые презентации от каждой рабочей группы площадки с ТОП-1 проектной инициативой от каждой группы из всех предложенных участниками, которая вошла в итоговую презентацию рабочей группы. И выбранные делегаты от каждой площадки.
Поясним: первые три дня участники работали в составе групп на площадках в своих муниципалитетах. Затем каждая площадка выбрала делегатов, которые приехали в Иркутск на собор. На соборе делегаты продолжили работу в макрогруппах, укрупняя содержание, наработанное на площадках. Это происходило следующим образом:
Дни перехода (переезда делегатов). Это также было время для доработки итоговых презентаций участниками рабочих групп площадок до собора.
Соборные дни форума (офлайн, Иркутск). Первый соборный день работа в макрогруппах. Подготовка итоговых презентаций от макрогрупп на основе привезенных итоговых презентаций рабочих групп своих площадок. Формулировка объединяющего содержания по этапам работы, в том числе выбор наиболее значимой, из привезенных делегатами, проектной инициативы от каждой макрогруппы. Второй соборный день доклад губернатору, членам Правительства региона.
(По итогам реализации практики рекомендуем делать два дня работы в макрогруппах).