Разработка плана
Разработка плана включает я несколько шагов:
Составление перечня работ, которые необходимо выполнить для достижения поставленной цели.
Описание работы лучше начать с глагола, отвечая на вопрос: «Что делаем?» Например, в некоторых планах можно увидеть, что написано просто «Собрание». А что собрание? Подготовить? Разослать приглашения? Согласовать повестку? Лучше написать, например: «Подготовить повестку проведения собрания». Это простое правило поможет избежать неправильного толкования действий, которое почти неизбежно возникнет при использовании плана разными людьми.
Вариативное составление плана.
Для достижения одной и той же цели можно и зачастую нужно составить несколько альтернативных планов. Все слышали, как минимум, про план А и план Б: если план А по каким-то причинам не сработает, тогда в действие вступает план Б.
На самом деле составлять еще один план для достижения той же цели очень трудно. Попробуйте! Как только мы сделали один план, нам кажется, что так и только так нужно действовать.
При разработке альтернативного плана важно определить, при каких условиях он вступает в силу.
Определение длительности работ.
Отвечаем на вопрос: «Сколько времени займет ее выполнение?» Для определения длительности существует множество методов. Пожалуй, самый распространенный из них экспертный, т. е. исходя из опыта менеджеров или плановиков. Ну сколько времени может занять подготовка руководителя к ежемесячному собранию? Два часа? День?
Можно использовать и более сложные методы, например, расчетно-аналитические, статистические и т. п., которые позволят определить длительность на основе анализа данных. Для этого данные нужно найти и обработать. Например, найти данные сколько времени занимает выполнение этой же работы лидером отрасли (бенчмаркинг), скорректировать на условия, существующие в вашей компании.
Последовательность выполнения работ (или сроки начала и окончания) и связи между работами.
Отвечаем на вопрос: «Когда работа должна быть сделана?» Существует множество работ, которые можно выполнять только последовательно. Например, чтобы отремонтировать механические часы, нужно сначала снять крышку, найти неполадку, заменить неисправную деталь. Это значит, что одна работа не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. Однако есть множество работ, которые можно выполнять одновременно, конечно, если задействован не один человек. Например, в часовой мастерской одновременно ремонтировать несколько часов. Такие работы можно запланировать как параллельные цепочки последовательных действий. В целом, если проставить все необходимые связи между работами, то можно найти критический путь, т. е. минимальное время, за которое весь комплекс работ может быть выполнен.
Приоритетность работ.
Отвечаем на вопрос: «Что нужно делать в первую очередь, что во вторую и т. п.?» Если работы можно выполнять в произвольной последовательности, то расстановка приоритетов помогает понять, на чем лучше концентрировать усилия. Например, при составлении личного плана на день из всего перечня нужно выбрать работы в соответствии с приоритетом. Чтобы понять, как лучше и быстрее расставлять приоритеты, нужно еще раз посмотреть на цель и определить выполнение каких действий позволит максимально приблизиться к цели (максимизация вклада), а также НЕвыполнение каких действий нанесет наибольший ущерб (минимизация ущерба). Не забываем, что мы все подвержены иллюзии, будто любые срочные дела являются самыми важными.
Выявление необходимых ресурсов и их источников.
Отвечаем на вопрос: «Что нужно, чтобы выполнить план? Какие ресурсы?» Понятно, что длительность выполнения работы во многом зависит от наличия и объема ресурсов. В качестве ресурсов можно рассматривать материальные, денежные, людские ресурсы (в т. ч. необходимые знания и навыки) и т. п. Ресурсы могут добавить большую вариантность планов. Утрированный пример: вам нужно заточить 100 карандашей к собранию. Вариантов выполнения даже такой простой работы множество: точить самому, купить дешевые точилки и раздать сотрудникам, купить электрическую точилку и озадачить одного сотрудника, отдать на аутсорсинг уборщице и т. п.
Как будем выбирать лучший вариант?
Чтобы выбрать лучший план, сравним:
Примечания
1
В книге мы используем термины «менеджмент», «руководство» и «управление» как синонимы.