Реквизит «Гриф приложения»
1
Располагается в правом верхнем углу первого листа приложения
2
Состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака ), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.
Пример.
Приложение 1
к приказу директора ООО «Успех»
01.08.2022 2
3
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно
4
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.) (п. 58 Инструкции 4)
Примечание. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции 4).
Пример.
Специалист по кадрам Подпись А.А.Семенова
Реквизит «Виза»
1
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции 4)
2
Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции 4).
Пример.
Юрисконсульт
Подпись И.П.Кирилов
01.08.2022
3
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции 4)
4
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования
5
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции 4)
Приказ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок
Приказы (распоряжения)
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции 4). Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции 4).
Виды
Срок хранения
Примеры приказов
1
По основной деятельности
10 лет
о создании, реорганизации и ликвидации организации;
об установлении режима работы и внесении изменений в него;
о создании комиссии;
о распределении обязанностей между руководством;
об утверждении организационных документов;
о делегировании полномочий;
о внесении изменений в структуру и штатную численность
2
По личному составу
55 лет
литера «к»
о приеме на работу (назначении на должность);
о переводе на другую постоянную работу;
о перемещении;
об увольнении (освобождении от занимаемой должности);
о награждении, поощрении, премировании;
о продлении трудовых договоров (контрактов);
о заключении новых трудовых договоров (контрактов);
о переводе на контрактную форму найма;
об установлении надбавок, доплат;
о временном переводе;
об отстранении от работы;
о допуске к работе;
об установлении (отмене) неполного рабочего времени;
о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;
о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
о предоставлении социальных отпусков;
об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников
3 года
литера «л»
о предоставлении трудовых отпусков,
об отзыве из трудового отпуска;
о наложении дисциплинарных взысканий;
досрочном снятии дисциплинарных взысканий;
о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;
об оказании матпомощи;
о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
3
По административно-хозяйственным вопросам
3 года
о выдаче служебных удостоверений, пропусков;
об утверждении графика дежурств работников;
и др.
7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации
7.1. Регистрация документов
Порядок регистрации документов
В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству
Регистрация входящих документов
1
Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов
2
Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции 4), например, 17/1-1, (где 17 порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 номер дела, в которое будет подшит входящий документ)
Регистрация исходящих документов
1
После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов
2
Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции 4):
индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;
регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа
Регистрация внутренних документов
1
Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции 4)
2
Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами
3
Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:
журнал (книга) учета личных дел;
журнал регистрации должностных инструкций;
журнал регистрации договоров и др.
Регистрация распорядительных документов
1
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции 4)
2
Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:
приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;