6. Оформление распорядительной документации (приказы, распоряжения)
Требования к оформлению приказов
Бланк
Приказы оформляются на бланке, который должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания (п. 26 Инструкции 4)
Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь»
1
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах госорганов и иных госорганизаций
2
Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством (п. 36 Инструкции 4)
Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
1
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь
2
На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка (п. 37 Инструкции 4)
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции 4)
Реквизит «Наименование вышестоящей организации»
При наличии вышестоящей организации на приказе указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней
Примечание. Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.)
Реквизит «Наименование организации»
1
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней
2
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, помещается ниже полного и заключается в скобки
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции 4)
Другие реквизиты при оформлении приказа
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:
название вида документа;
дата документа;
регистрационный индекс;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
гриф приложения;
подпись;
виза
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции 4)
Пример.
ПРИКАЗ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год 4 арабскими цифрами (п. 46 Инструкции 4).
Пример.
01.08.2022
Реквизит «Регистрационный индекс»
1
Регистрационный индекс номер, присвоенный приказу
2
Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции 4).
Пример.
ПРИКАЗ
от 01.08.2022 333-к
Реквизит «Место составления»
Место составления приказа указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции 4)
Реквизит «Заголовок к тексту»
Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа, в кавычки не заключается, не подчеркивается и точка в конце заголовка не ставится (п. 54 Инструкции 4).
Пример.
О приеме на работу
Примечание. В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения
Текст приказа
1
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей
2
Констатирующая часть содержит цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа
Примечание. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании
3
Распорядительная часть содержит непосредственно распоряжение, в целях которого создается приказ
Требования к оформлению распорядительной части документа
1
Приказ начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.), которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов (абз. 6, 7 п. 99 Инструкции 4)
Примечание. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (абз. 7 п. 99 Инструкции 4)
2
В сложных по содержанию приказах и распоряжениях по личному составу пункты должны располагаться в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д. (абз. 10 п. 99 Инструкции 4)
3
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (абз. 5 п. 99 Инструкции 4)
4
Распорядительная часть должна заканчиваться указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов, в противном случае контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан (абз. 11 п. 99 Инструкции 4)
ВАЖНО!
Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (абз. 11 п. 99 Инструкции 4)
5
В случае если документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка, при этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ от » (абз. 12 п. 99 Инструкции 4)
6
Отметка об ознакомлении с документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (абз. 12 п. 99 Инструкции 4)
Примечание. В случае необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен, однако не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения » (абз. 12, 13 п. 99 Инструкции 4)