1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу графика трудовых отпусков
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи
издание распорядительного документа
(приказ об утверждении графика трудовых отпусков)
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 3
Основная часть графика трудовых отпусков
Указываются сведения о времени распределения отпусков работниками всех структурных подразделений организации
Сведения, которые вносятся в график трудовых отпусков
1
Должности (профессии) работников
2
Месяц предоставления трудового отпуска
Примечание. Требований об указании в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, определена лишь норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя
Заключительная часть
Проставляются подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку, гриф согласования и визы
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции 4).
Пример.
Начальник отдела
кадровой службы Подпись О.А.Лазарева
Реквизит «Гриф согласования»
1
Внешнее согласование оформляется грифом согласования (ч. 2 п. 60 Инструкции 4)
2
Согласование графика трудовых отпусков производится коллегиальным органом (профсоюзом) (при его наличии в организации)
3
Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования коллегиального органа, с которым согласовывается документ, и даты
4
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 4 п. 57 Инструкции 4). Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 5 п. 60 Инструкции 4).
Пример.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
01.08.2022 8
Реквизит «Виза»
1
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции 4)
2
Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции 4).
Пример.
Начальник юридического отдела
Подпись А.В.Кузнецов
28.01.2020
3
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции 4)
4
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования
5
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции 4)
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции 4).
3.6. Должностные (рабочие) инструкции
Алгоритм разработки должностных (рабочих) инструкций
1
Назначение ответственного лица за разработку должностной (рабочей) инструкции
2
Разработка должностной (рабочей) инструкции
Примечание. Для определения порядка разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной (рабочей) инструкции работника наниматель может разработать ЛПА, например, Положение о порядке разработки должностных инструкций в организации
3
Согласование должностной (рабочей) инструкции
4
Утверждение и регистрация должностной (рабочей) инструкции
5
Ознакомление работника с должностной (рабочей) инструкцией
Примечание. В трудовом законодательстве нет единого НПА, устанавливающего оформление должностной (рабочей) инструкции. При разработке инструкции за основу наниматель может взять структуру должностной (рабочей) инструкции, рекомендованную УСОРД
4. Оформление персональной документации
4.1. Личное дело работника
Порядок формирования личного дела работника
Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции 2)
Документы, которые включаются в личное дело
Название документа
Требования к нему
1
Внутренняя опись
содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах;
отражает включение в личное дело новых документов;
отражает в графе «Примечание» изъятие документов, замену их копиями
2
Дополнение к личному листку по учету кадров
Отражает данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров
3
Личный листок по учету кадров
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
не допускается прочеркивание граф, в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
на личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу
4
Автобиография
Содержит краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке:
ФИО;
дата и место рождения;
образование;
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинские звания;
наличие правительственных и иных наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)
5
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке
Копии должны быть заверены в установленном порядке. Отметка о заверении копии документа включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись с расшифровкой и дату заверения (ч. 5 п. 64 Инструкции 4).