В Государственном архиве Татарстана находится собственноручное письмо Петра І Толстому, в котором он пишет, что посылает ему шифр для корреспонденций. Этот шифр имел такие правила пользования: «Сии слова без разделения и без точек и запятых писать, а вместо точек и запятых и разделения речей вписывать из нижеподписанных букв»:
Слово «УЖГОРОД» превращалось в шифротекст «амнюинхицахизе».
Был здесь и небольшой словарь с именами некоторых государственных деятелей и названиями нескольких воинских подразделений и географическими названиями. Это обстоятельство также нашло отражение в правилах пользования, где говорилось: «Буде же когда случится писать нижеписанных персон имяна и прочее, то оныя писать такими знаки, какия против каждой отмечено, однакож все сплош, нигде не оставливая, а между ними ставить помянутыя буквы, которыя ничего не значат».
Интересным был и блокнот с шифрами, которыми переписывался Пётр I. Это была тетрадь, листы которой были скреплены верёвкой. Размер тетради: 20х16 см. На каждой её странице было записано по одному шифру, а всего их было шесть:
1) шифр Петра I, который был ему прислан из КИД во Францию в 1720 году для переписки «от двора ко двору»;
2) шифр «для писем к графу Г. и барону П.»;
3) к князю Г.Ф.Долгорукому;
4) к князю А.И.Репнину (1715);
5) «азбука, которая была прислана от двора его царского величества при указе , а полученная 30 июля 1721 г.»;
6) «азбука цифирная, какову прислал Дмитрий Константинович Кантемир в 1721 г.».
Последний шифр с российским алфавитом отличался от предыдущих тем, что как шифробозначения в нём были использованы не буквы какого-нибудь алфавита, а числа. Рассмотрим ещё несколько шифров раннего типа.
«Азбука, данная из государственной коллегии иностранных дел 3 ноября 1721 г. камер-юнкеру Михаилу Бестужеву, отправленному в Швецию», предназначалась для шифрования писем Бестужева к Петру I и в КИД. Алфавит в этом шифре был русским с простой букво-цифро-значковой заменой без усложнений. Эта и много других «азбук» хранились в конвертах, на которых были надписи о том, для каких целей предназначался данный шифр.
Шифры для переписки с царём или КИД в обязательном порядке вручались всем, кто следовал за границу с государственным поручением. Это могли быть как дипломаты, так и не дипломаты. Например, сохранилась «азбука для переписки с господином бригадиром и от гвардии майором Семёном Салтыковым, который отправлен к его светлости герцогу Мекленбургскому. Дана Салтыкову 1 декабря 1721 г.».
Сохранились и шифры канцлера Г.И. Головкина. Так, шифры, которыми пользовался канцлер в 1721, 1724 и 1726 годы для переписки с разными государственными деятелями, были подшиты в одну тетрадь. У корреспондентов Г.И.Головкина были первые экземпляры этих шифров, у канцлера вторые. Эта тетрадь содержала 17 шифров. Среди них «Азбука Алексея Гаврииловича Головкина», «Азбука князя Бориса Ивановича Куракина», «Азбука Алексея Бестужева», «Азбука губернатора астраханского господина Волынского», «Азбука Флорио Беневени» и т.п.
Все эти шифры построены одинаково, хотя и имеют некоторые особенности. Так, в «Азбуке Алексея Гаврииловича Головкина» русский алфавит, где каждой согласной букве соответствовало по одному шифробозначению, а гласной по два, одно из которых буква латиницы, а другое двузначное число или два двузначных числа.
Интересно, что в отличие от многих других шифров, этот шифр написан не по горизонтальным строкам, а по вертикали в два столбца. В нём было 13 пустышек (букв кириллицы), обозначенных как: «пустые между слов дабы растановок не знать». Кроме того, были особые, также буквенные обозначения для запятых и точек. Таких обозначений было пять.
Как условные обозначения использовалась целая система цифр, идеограмм, особых значков, специально составленных алфавитов. Так, в шифровках Пётр I изображал имя украинского гетьмана Ивана Мазепы в виде топора и виселицы после того, как тот перешёл к шведскому королю Карлу XII в октябре 1708 года, а руководителя восстания в 1707-1709 годах К. Булавина в виде виселицы.
Пётр I уделял особое внимание надёжной рассылке шифров и ключей к ним. Он писал одному из своих послов: «При этом посылаем к Вам ключ, и ежели сей посланный здорово с ним поедет, и о том к нам отпиши, дабы мы впредь нужные письма могли тем ключем писать и посылать». Выражения «здорово» (т.е. дошло) и «невредно» (т.е. получено) означали, что шифр или письмо дошли благополучно. По указанию Петра I курьер должен был «как можно меньше знать, что эвон перевозит, и быть довольным оплатой своего труда». Самому же курьеру приказывалось: «отнюдь ничьей грамотки не распечатывать и не смотреть».
Следовательно, документы свидетельствуют, что в петровскую эпоху центром, где создавались шифры, где они вручались или откуда они рассылались корреспондентам, был сначала «Посольский приказ», потом «Посольская походная канцелярия», а с 1720 года Первая экспедиция КИД.
Вся деятельность по изготовлению шифров осуществлялась под непосредственным руководством самого императора, канцлера и вице-канцлера. Как в будущем в КИД, так и «Посольском приказе» существовал специальный штат, которому поручалось зашифровывать и дешифровывать переписку. Текст, который подлежал шифрованию, переписывали должным образом дьяки «Посольского приказа», а затем переводчики и секретари КИД. Они же осуществляли и дешифровку писем.
В деловых бумагах нередко употреблялось слово «перевод», когда речь шла о расшифрованных письмах, и вспоминались «переводчики» лица, которые занимались не только собственно переводом корреспонденции, но и ее расшифровыванием. В Посольском приказе, например, переводчиком польских писем был Голембовский. Он «переводил», т.е. дешифровывал письма, написанные тайнописью, которые приходили из Польши. П.П.Шафиров, посылая Головкину письма польских министров, писал: «А цифирь такая, чаю, есть у Голембовского».
Ключ к шифру вручали непосредственно тому лицу, с кем надлежало переписываться. Иногда части ключа могли пересылаться нарочными. Для этого их упаковывали в конверт, который опечатывался несколькими сургучными печатями. На конверте иногда писалось имя нарочного. Так, в 1709 году Я.В.Полонскому было поручено следить за движением войска бобруйского старосты и не допустить его соединения с корпусом шведского генерала Крассау. Я.В.Полонский был обязан применять шифр. «При этом посылаем к Вам ключ, писал Пётр, и ежели сей посланный здорово с им поедет, и о том к нам отпиши, дабы мы впредь нужные письма могли тем ключем писать и посылать».
Сообщения корреспондентов, полученные КИД, читались секретарями экспедиции при получении их с почты, написанные шифром разбирались ими или подчинёнными им нотариусом-регистратором, канцеляристом и копиистами. После этого секретари были обязаны, если президента и вице-президента в КИД не было, посылать эти реляции к ним домой, а во время заседаний КИД о них докладывать, записывать налагалемые на них резолюции и составлять в ответ рескрипты.
Эти рескрипты прочитывались на следующем заседании, причём согласно приказу от 5 апреля 1716 года и черновые их списки, и переписанные начисто подписывались всеми членами КИД и скреплялись секретарем. Потом текст рескрипта зашифровывался и направлялся в соответствующий адрес с курьером. Вся работа КИД была строго регламентирована. Вход в апартаменты КИД позволялся только лицам, которые там служили. Инструкция от 11 апреля 1720 года, в которой было установлено устройство КИД, заканчивалась предписанием, как хранить государственные печати и «цифирные азбуки».