Попробуйте посчитать, сколько времени займет весь процесс. Установите крайние сроки выполнения каждого этапа. Не переживайте, если выйдете за пределы установленного графика, ведь это просто способ сохранить сосредоточенность и ощущение важности процесса.
У вас должно быть ясное видение цели. Представьте, что вы уже ее достигли: почувствуйте это состояние, ощутите вкус, прислушайтесь к звуку, представьте конкретный образ.
Еще одна важная деталь: обязательно поощряйте себя за усилия, которые вы прикладываете на пути к цели, а не только за результат. 10 минут в день это уже достижение. 10 минут в день через 4 недели превратятся в 2,5 часа! Сейчас вы не можете похвастаться таким капиталом, не так ли?
Несколько полезных советов:
сделайте небольшую карточку, на которой будут записаны ваши цели в рамках тайм-менеджмента, храните ее в кошельке и читайте четыре-пять раз в день. Чем больше, тем лучше;
заведите список задач. Напишите пошаговый план выполнения каждой задачи, а также укажите предполагаемое время на выполнение и крайний срок.
Я рекомендую сверяться с графиком целей каждый день на протяжении недель и месяцев это значительно повысит вашу эффективность!
3. Планы и расписание
Уверен, что вы не раз слышали фразы вроде «семь раз отмерь один отрежь» или «никакой ветер не будет попутным, если не знаешь, куда идешь».
Как бы банально они не звучали, в них есть доля правды. Планируете ли вы свои дела в течение дня? Или просто плывете по течению, решаете проблемы по мере их поступления, постоянно делаете одно и то же, регулярно оказываясь «в огне»?
Привычка планировать уже сама по себе может радикальным образом изменить вашу жизнь (как изменила мою).
Планирование и краткосрочное, и долгосрочное помогает расставить приоритеты и правильно распределить важные дела.
Я стал абсолютным фанатом планирования. Я регулярно планирую распорядок дел на неделю вперед в воскресенье днем. Соблюдение принципа «готовь сани летом» сохранило мне уйму времени и нервов.
Как это возможно? Составляйте списки дел. Записывайте все, что вам предстоит сделать, и устанавливайте временные рамки для каждого этапа. Список всегда должен быть под рукой и на виду. Так вы не потеряете эту нить.
Можно также поделить рабочее время на интервалы. Я обычно работаю 90 минут, после чего делаю получасовой перерыв. А когда я в ударе, я работаю 3 часа без остановки, а потом 2 часа отдыхаю.
Решите, какие пять дел вы хотите сделать завтра. Делайте только то, что действительно приблизит вас к достижению поставленной цели, и заранее решите, сколько времени понадобится на завершение каждого действия.
Не забывайте планировать время досуга, оставляйте время для развлечений и путешествий, а также резервируйте немного времени на случай непредвиденных обстоятельств, от которых никто не застрахован.
С какими проблемами вы можете столкнуться при планировании:
у вас банально нет времени на планирование (поверьте, полчаса, отведенные на планирование воскресным днем, способны творить чудеса);
вы слишком оптимистично оцениваете временные затраты. Вам требуется больше времени, чем вы запланировали, а это создает ненужное напряжение;
вы не оставляете времени на форс-мажорные ситуации или неожиданные и неотложные дела, способные разрушить все ваши начинания.
Расписывайте дела в течение дня
Планируйте свой день: оставляйте время на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут. Оставляйте время для сна и досуга.
И помните: важен результат, а не количество убитого времени.
Годовое планирование
Масштабные годовые цели делите на квартальные. Что нужно успеть сделать до конца марта, чтобы к концу года достичь поставленной задачи?
Ежемесячное планирование
Сверяйтесь с целями, поставленными на неделю, каждый день. Что нужно успеть сделать на этой неделе, чтобы реализовать месячный и, впоследствии, годовой план?
Вносите в календарь все свои дела
Каждый вечер проверяйте календарь: что вам предстоит сделать завтра? Таким образом, вы с самого утра будете знать, что вам нужно сделать и куда пойти, и не станете тратить драгоценное время, чтобы разобраться в планах на день.
Ведите счет
Постоянно проверяйте себя: что вы успели сделать из запланированного? Получилось ли у вас сделать все, чтобы приблизиться к заветной цели, или вы постоянно на что-то отвлекались?
Ведите журнал действий, он будет наглядной иллюстрацией вашей продуктивности, а также поможет трезво оценить реальное количество времени, необходимое для выполнения той или иной задачи.
У меня есть друг, который постоянно порывается все сделать за 1 час, но всегда тратит не меньше двух. Он не только тратит лишний 1 час (а за день набегает целых 3!), но и постоянно пребывает в состоянии стресса от спешки, вызванной неправильным планированием, что в итоге бьет по его самооценке.
Один из главных секретов моей фантастической продуктивности состоит в том, что я отвожу на некоторые дела огромное количество времени.
Если я рассчитываю сделать что-то за 1 час, то отвожу на это 2. В отличие от моего растерянного друга мне всегда хватает времени и мне знакомо чувство триумфа, которое испытываешь каждый раз, завершая дело раньше, с опережением графика. Вы вряд ли увидите меня в состоянии стресса.
На моей страничке www.goodhabitsacademy.com можно скачать шаблоны ежедневного, еженедельного, ежемесячного и годового планирования (а также много других полезных материалов).
4. Расстановка приоритетов
Расставлять приоритеты не так уж и сложно. Нужно всего лишь отделить важное от ненужного.
Или, как говорит один из лучших испанских тренеров и спикеров Виктор Кьюпперс, важнее всего то, что самым важным является именно самое важное.
К сожалению, никто не застрахован от форс-мажора, и нам иногда приходится решать непредвиденные проблемы в первую очередь.
Ответ на вопрос «Что для меня важнее всего завтра?» поможет вам сфокусироваться и начать день с полным пониманием того, что и как нужно делать.
Как же понять, что действительно важно, что второстепенно и что можно смело проигнорировать?
Расскажу вам о двух полезных способах расстановки приоритетов.
Первый это «матрица управления временем», известная также как принцип срочности-важности Эйзенхауэра (авторство идеи приписывают Стивену Кови), а второй это принцип Парето или принцип 80/20.
Матрица управления временем
Стивен Кови предложил определять приоритетность задач путем их расположения в четырех квадрантах.
Такой подход позволяет оценить важность и срочность той или иной задачи.
В зависимости от их расположения в таблице, вы понимаете, какие дела необходимо сделать в первую очередь, а что может подождать.
Сначала нужно определиться с важными делами, требующими срочного решения.
Важные дела это все, что напрямую влияет на достижение целей, а срочные дела требуют немедленного участия. Игнорирование срочных дел может иметь негативные последствия еще и потому, что они часто связаны с целями других людей.
В целом смысл каждого квадранта такой.
Квадрант I срочные и важные дела. Здесь оказывается все, что можно предвидеть. Содержание этого блока включает только те действия, которые требуют вашего немедленного внимания: экстренные ситуации, горящие сроки, насущные вопросы, последние приготовления. (Тут не помешает четкое планирование.)
Примеры: кризис, клиентская поддержка, новый бизнес, отложенные дела, проблемы со здоровьем, оплата задолженности и прочее.