Простите, но я вынужден сказать вам всю правду в лицо
Вы не можете организовать свое время совсем не потому, что очень заняты. Вы вечно заняты именно потому, что тотально неорганизованны!
К сожалению, сам факт вечной занятости еще не говорит о том, что вы результативны. Как правило, в офисе больше всего впахиваеттот, у кого стол завален бумагами.
Согласно последним исследованиям, современные руководители тратят от 30 до 50 % своего времени на поиск нужной бумажки! Звучит пугающе.
Я обращаюсь к вам, мои утомленные читатели: изучите и попробуйте на практике несколько несложных приемов, способных изменить вашу жизнь! Я и сам был однажды на вашем месте, мне эти приемы помогли поставить все с головы на ноги.
Первые 15 минут рабочего дня посвятите расстановке приоритетов.
Выделяйте час в неделю на сортировку и организацию бумаг. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, делайте это немедленно! Все, что требует больше времени, занесите в список дел.
Каждый день в течение 15 минут занимайтесь расчисткой рабочего стола. Смело выбрасывайте все, что вам не нужно.
Последние 15 минут рабочего дня уделите планированию задач на завтра. Что важно? Что срочно?
Наведите порядок в почтовом ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.
IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.
Не беритесь за новые дела, не завершив старые.
Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.
Организация бумаг на рабочем месте
Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.
1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, немедленно делайте это!
2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.
3. Архивируйте все завершенные дела.
4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.
5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)
6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.
Организация электронной почты
1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут отвечайте.
2. Если можно что-то делегировать делегируйте сразу.
3. Если на решение вопроса нужно время внесите его в список дел.
4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.
5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания оставляйте во входящих.
6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.
7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.
Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».
Рабочее пространство
1. Все самое важное держите под рукой.
2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.
3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.
4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.
5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.
6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).
7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.
8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.
Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.
Упорядочивание
Все, чем вы не пользуетесь, превращается в беспорядок. Хаос нужно упорядочить! Все дело в энергии. Все, что полезно для работы, полезно и для дома.
Если у вас дома полно барахла, оно начинает съедать вашу энергию. А чем меньше у вас энергии, тем менее вы продуктивны. Начните с малого разберите вещи в шкафу.
Несколько советов:
если какую-то вещь вы не надевали с прошлого года, вы вряд ли будете ее носить;
выбрасывайте все, что «может пригодиться когда-нибудь» или «напоминает вам о славных моментах в прошлом»;
Мари Кондо, гуру порядка из Японии, идет еще дальше, говоря: «Если вещь не вызывает радости выбрасывайте ее». Рекомендую вам прочитать ее книгу «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни». Она буквально изменила мою жизнь.
Когда я навожу порядок и хочу избавиться от каких-то вещей я просто отдаю их даром. Мне это нравится, я даже думаю, что жизнь/Бог/Вселенная отблагодарит меня.
Когда разберетесь со шкафом принимайтесь за спальню. Затем займитесь порядком в гостиной, потом в гараже, и так до тех пор, пока не приберете весь свой дом, а затем и офис. Выбрасывайте все, чем вы больше не пользуетесь: одежду, журналы, книги, компакт-диски и даже мебель. Один из моих клиентов за выходные смог расчистить весь дом. Он почувствовал такое облегчение и прилив сил, что смог реализовать массу краткосрочных целей. Он избавлялся от хлама без оглядки и сожаления. А вы когда наведете у себя порядок?
Помните, что вы выигрываете 30 часов, если не тратите время на поиски нужной вещи? Порядок в доме принесет вам еще 30 часов. То есть мы обнаружили уже 60 часов! Но и это еще не предел
Просто чума! Книга только началась, а мы уже нашли порядка 60 свободных часов в году. Не прекращайте читать.
Напоминание. Отговорки вроде «мне это не подходит» не принимаются, и это касается всего, что сказано в этой книге. Попробуйте продержаться 2 недели. Если и тогда вы сочтете, что у вас ничего не получается, напишите мне письмо с жалобой.
7. Отвлечение внимания и прерывание
Насколько сосредоточенно вы работаете? Спрошу иначе: как долго вы можете работать, не прерываясь и не отвлекаясь?
Большинство людей обладают довольно низкой выдержкой. Предположу, что вы отвлекаетесь каждые 5 минут. Оповещение о новом письме в почтовом ящике, вибрирующий сигнал смартфона, сообщающий о том, что кто-то прокомментировал ваш пост в соцсетях, звонок мамы, сообщения в мессенджере и так далее.
Существуют два типа отвлекающих факторов, возникающих ежедневно: внешние и внутренние. Крайне важно устранить все возможные отвлекающие явления, потому что они не просто отнимают ваше время, но и снижают концентрацию: согласно последним исследованиям, нам нужно от 7 до 15 минут на то, чтобы заново сфокусироваться на том, от чего мы отвлеклись, а некоторые утверждают, что на это нужно порядка 25 минут.
Сколько раз в течение дня вы отвлекаетесь от работы? 10? В лучшем случае вы теряете 70 минут, а в худшем 4 часа
Это объясняет, почему организованные люди способны за день сделать больше, чем другие за неделю! Чтобы научиться контролировать отвлекающие факторы, нужно выработать самодисциплину и умение не позволять другим отвлекать себя. Поверьте, эти усилия стоят результата.
Взаимодействие с внешними отвлекающими факторами это совсем другая история, здесь многое зависит от умения уверенно отказывать людям.
Экспресс-курс искусства говорить «нет»
Заранее продумайте, как будете отказывать кому-то. Потренируйтесь! Всегда оставайтесь дружелюбными и спокойными, но решительно давайте понять, что не готовы помочь прямо сейчас. Будете ли вы делать это без объяснения причин или мотивированно решать вам.