Виды деловых писем
К сфере деловой переписки эксперты относят два вида писем:
1) официальные письма на фирменном бланке компании бумажном носителе;
2) электронные деловые письма сообщения по корпоративной электронной почте.
Деловое письмо является важной частью имиджа и репутации любой компании как делового партнера, так и работодателя. Поэтому в деловой переписке необходимо учитывать ряд основных правил и требований по содержанию и оформлению документов, которые прописаны в ГОСТе Р 7.0.972016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Категории деловых писем
В зависимости от количества адресатов, которым направляется то или иное деловое письмо, письма делятся на две категории, а именно:
циркулярное письмо это письмо, которое адресовано и направлено одним автором группе адресатов, т. е. нескольким должностным лицам или нескольким предприятиям. Самым распространенным циркулярным письмом являются уведомления, приглашения и информационные объявления о любых предстоящих изменениях в компании или в дальнейшем сотрудничестве;
персональное письмо это письмо, которое адресуется и направляется одному адресату, конкретному должностному лицу. К персональным письмам относятся гарантийные письма, адресованные, как правило, генеральному директору компании поставщика или письма-просьбы.
Степень формализованности делового письма
Некоторые виды делового письма, особенно внутрикорпоративные отчеты и планы, строго формализованы, заполняются и предоставляются в соответствии с разработанной и утвержденной генеральным директором типовой формой, единой для всех подразделений компании. Примером таких унифицированных форм, являются бюджет движения денежных средств (БДДС) на месяц, квартал или год, заявка на закупку, план закупок предприятия, план проведения тендеров и т. п.
Другие же деловые письма менее формальны, например внутренние электронные письма или текстовые сообщения при общении с контрагентами. Тем не менее все вышеуказанные документы должны быть логичными, четко и точно описывать ситуацию, быть понятными для адресата, а также грамматически, стилистически и синтаксическими правильными, не содержать ошибок.
Точка зрения при написании делового письма
Не менее важно перед началом любого делового письма выбрать так называемую точку зрения. Т. е. необходимо решить, с какой именно точки зрения будет производиться повествование с целью изложения ситуации:
от первого лица (я, мне, мой, мы, нас, наше);
от второго лица (Вы, Ваше);
от третьего лица (он, она, ему, ей, его, ее, они, их, им).
Внутренние деловые документы служебные и объяснительные записки, отчеты и письма должны быть обязательно персонифицированы, поэтому их, как правило, следует писать от первого лица.
Написание деловых писем во втором лице является менее распространенной практикой. Точка зрения во втором лице больше используется для написания инструкций или корпоративных инструктивных писем. В случае применения точки зрения формы второго лица при написании же деловых писем партнеру нужно быть крайне осторожными, т. к. можно легко свалиться в обвинительный или даже враждебный тон повествования. Например: «Вы, как производитель, должны были предвидеть срыв сроков поставки вашей продукции из-за локдауна границ и проблем с поставками иностранного сырья» или «Ваша обязанность подрядчика в соответствии с п. 5 договора строительного подряда была произвести работы в строгом соответствии с графиком производства работ».
Повествование от третьего лица демонстрация деловому партнеру объективной точки зрения. Такой прием позволяет автору письма оставаться над ситуацией или над проблемой, занимая нейтральную позицию отстраненного наблюдателя действия, констатирующего исключительно факты, а не его заинтересованной стороной и активным участником. Письма, написанные в третьем лице, носят более официальный тон, что, во-первых, соответствует характеру и этике деловой переписки, а во-вторых, особенно важно при ведении переписки по негативным моментам сотрудничества, например, рекламациям и претензионной работе с поставщиками и подрядчиками.
Таким образом, логичнее при написании деловых писем выбирать точку зрения от третьего лица, когда уполномоченный сотрудник предприятия ведет переписку, повествуя от лица своего предприятия. Например: «Между ООО «Корпорация» и ИП Буравлевым А. В. был заключен договор строительного подряда 57 от 02.02.2022 года, в соответствии с которым последний должен был произвести поставку и монтаж оконных ПВХ-конструкций в полном объеме в срок до 06.06.2022 года». Автор письма должен придерживаться выбранной им точки зрения на протяжении всего письма повествования. В противном случае адресату будет сложно уловить нить и проследить за изложением ситуации в тексте, в котором точка зрения постоянно меняется.
Тон делового письма
Выбранный тон при написании делового письма отражает отношение авторов документа к происходящему и должен быть уместен для различного вида событий и ситуаций.
Так, например, тон претензионного письма должен быть серьезным и официальным, ответа на рекламационное письмо вежливым и понимающим, письменного выговора подчиненному жестким и безапелляционным, а вот тон приглашения коллег на фуршет в честь дня рождения должен быть веселым и легким.
Определившись с нужным тоном, придерживаться его необходимо на протяжении всего делового письма. Внезапные перепады тона, как и настроения, дезориентируют адресата, создавая впечатление, что автор письма сам не определился в своем отношении к происходящему или не уверен в том, о чем он пишет.
Примеры стандартных, вежливо-нейтральных фраз и формулировок в деловых письмах
1. Настоящим сообщаем Вам, что
2. Обращаем Ваше внимание на то, что
3. Доводим до Вашего сведения
4. Во избежание просим Вас
5. Просим Вас предоставить информацию о (для)
6. Предлагаем Вам рассмотреть возможность
Время в деловом письме
Время в деловом письме показывает, когда происходит действие, событие, сложилась ситуация или возникла проблема: в настоящем, прошлом или будущем.
Как известно, для убедительности делового письма необходимо использовать больше фактов, в том числе и временны́х, т. е. указывать конкретные даты и время и ссылаться на них. Таким образом, вместо написания в претензионном письме формулировки «В ТМЦ, поставленных Вами на стройплощадку на прошлой неделе, выявлено отклонение по качеству, а именно», лучше писать так: «В поставке ТМЦ от 25.07.2021 года, доставленных на стройплощадку в 11 часов 30 минут 25.07.2021 г. по ТТН 558 от 25.07.2021 г., выявлено существенное отклонение по качеству, а именно».
Если в письме от делового партнера нет точного указания времени и даты, например: «Мы получили ваш сломанный компьютер вчера, и он будет починен на следующей неделе», то следует выбирать и вести отчет от того времени, когда был составлен документ либо когда он был получен.
Шрифт делового письма
Стандартные для ведения деловой переписки гарнитуры и их размеры также регламентированы ГОСТом Р 7.0.972016.
Основными двумя, которые имеются на каждом компьютере, считаются шрифт Times New Roman 13 и 14 с засечками или рубленый шрифт Arial 12 и 13. Если в письме необходима вставка таблицы, то допускается использование шрифтов меньших размеров, но, чтобы не мельчить, рекомендовано использовать Arial 10 или 9.