В зарубежной практике стандартными для ведения деловой переписки являются Times New Roman и Cambria 12. На Западе считается, что именно эти шрифты смотрятся наиболее профессионально и читабельно по сравнению с более рублеными шрифтами типа Verdana, Arial, Eras, Franklin.
Шрифт текста письма должен обязательно сочетаться, но не обязательно совпадать со шрифтом и размером шрифта шапки фирменного бланка компании, а также ее логотипом.
Пример из личного опыта авторов. В одной креативной российской компании в качестве корпоративного шрифта, используемого в шапке фирменного бланка компании, был выбран нетрадиционный Albertus Extra Bold, который отлично сочетался с логотипом компании.
В другой компании, занимающейся цветочным бизнесом, в качестве корпоративного шрифта при написании писем и сопроводительных записок к букетам был выбран необычный French Script, который очень похож на рукописный в лучших традициях старомодных личных деловых писем.
Еще в одной компании, работающей с американскими партнерами и поставляющими российскую мебель из натурального дерева в США, использовался Californian FB в качестве подчеркнутого уважения к иностранным партнерам.
Поля в деловом письме
Поля каждого листа делового письма должны быть одинаковыми применительно ко всему документу и его приложениям.
Стандартные размеры полей при написании делового письма считаются следующие:
левое поле 20 мм;
правое поле 10 мм;
верхнее поле 20 мм;
нижнее поле 20 мм.
Бумага для делового письма
Для написания делового письма обычно используется стандартный формат бумаги: белая, А4, размером 210 мм x 297 мм. Подобная бумага выпускается несколькими производителями, самые распространенные марки SvetoCopy Classic, «Снегурочка», Ballet A4 Classic и Nota. Она продается в пачках по 500 листов в любых магазинах канцелярских товаров и книжных.
Всем известно, что деловое письмо, как и человека, встречают по одежке, поэтому при их написании нельзя пренебрегать качеством бумаги, в частности, ее белизной. Бумага, предназначенная для записей и имеющая серый цвет категорически не подходит для написания деловых писем.
Плотность бумаги также является одним из показателей ее качества. Обычно, этот показатель указывается на упаковке. Для формата А4 он колеблется от 60 до 250 г/м
2
2
2
Глава 2. Электронное деловое письмо
В деловой среде электронная почта на сегодня является одним из самых распространенных официальных каналов связи. Ежедневно на всех предприятиях, начиная от малых и средних, заканчивая крупными корпорациями, происходит отправка и получение огромного количества электронных писем от коллег, руководства и деловых партнеров.
Электронная почта является более живой, динамичной и менее формализованной формой общения по сравнению с деловыми письмами на бумажном носителе на фирменном бланке организации. Тем не менее существует ряд правил, которые при их соблюдении относят электронное послание к разряду деловой электронной переписки, которая имеет юридическую силу даже при рассмотрении споров между предприятиями в арбитражном суде.
Структура электронного делового письма
Для написания электронного делового письма необходимо заполнить графу «Кому», выбрав адрес электронной почты необходимого адресата, и сформулировать тему письма.
Тема электронного письма
При переписке по email любая почтовая программа просит заполнить поле «Тема». Написание темы письма помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике и позволяет облегчить поиск любой информации, касающейся конкретного вопроса.
Формулировка темы электронного письма это обозначение своего рода сути объемом не более 5 слов, которая формулируется в начале письма и соответствует его содержанию. Предпочтительно обозначать тему, что называется, телеграфным стилем без лишних слов, с конкретикой. Например, вместо темы «Фото» лучше написать «Фото брака поставленной 03.08.2023 продукции» или вместо темы «Гарантийное письмо» написать «Гарантия оплаты за поставленный 05.08.2023 кирпич».
Также при формулировке темы письма необходимо придерживаться следующего правила: один рабочий вопрос или одна тема одна ветка переписки. При ответе на электронное письмо, если по каким-то причинам меняется основная мысль диалога или предмета обсуждения, лучше изменить название темы. В идеале для обсуждения каждого нового вопроса создать новое письмо и обозначить в нем новую тему. Это простое правило позволяет легко восстановить в памяти логику и хронологию развития ситуации, быстро находить деловую переписку по конкретному вопросу. Например, сроки выполнения работ или сроки оплаты за поставленный товар.
Как упоминалось ранее, тема электронного письма должна быть сформулирована и указана четко, конкретно и кратко, а также быть понятна всем сторонам переписки. Для этого рекомендуется указывать номер договора, в рамках которого уточняются все рабочие моменты: сроки производства работ или сроки оплаты за них. Например, сроки производства демонтажных работ по договору 557 от 05.12.2022 г. или оплата товара по договору поставки 75 от 08.06.2022 г.
Важно знать, что электронные письма без указания темы зачастую не доходят до адресата из-за их блокировки системой информационной безопасности предприятия или автоматически попадают в папку «Спам».
Примеры из практики авторов. На одном крупном производственном комбинате Центрального Черноземья в корпоративной почте была настроена подобная функция информационной безопасности, и все письма без обозначения темы попадали прямиком в папку «Спам» и не доходили до адресата. Изначально эта функция, по словам руководителя IT-отдела, была настроена из-за соображений безопасности, а попутно научила всех сотрудников предприятия и его контрагентов правилу делового этикета, которое, в свою очередь, позволило быстро находить необходимую информацию в корпоративной почте.
В другой крупной московской компании, работающей в сфере обучения и повышения квалификации персонала, для удобства ведения деловой переписки сотрудников с партнерами в конце каждого электронного письма (перед контактами отправителя) автоматически была настроена следующая подпись-«напоминалка»: «Пожалуйста, при переписке сохраняйте тему сообщения».
Приветствие в электронном деловом письме
После написания темы письма необходимо поприветствовать адресата. По правилам этикета в электронном деловом письме, так же, как и при личной встрече, предпочтительно использовать универсальное приветствие «Здравствуйте!» или «Добрый день!» вместо фраз «Доброе утро!», «Добрый вечер!» или «Доброго времени суток!», даже если известно, когда адресат прочтет это письмо.
Важно знать, что использование в электронном послании одновременного сочетания слов «Уважаемая» или «Уважаемый» и приветствия «Добрый день!» или «Здравствуйте!» в современном деловом этикете считается моветоном.
Обращение «Уважаемая Кристина Викторовна!» больше подходит для формальных писем и приглашений на фирменном бланке организации, но в этом случае использовать данную конструкцию можно только без слов приветствия.
Еще одно правило делового этикета гласит, что, если в течение рабочего дня между партнерами ведется активная электронная переписка, обращение по имени, имени-отчеству в каждом новом письме допустимо и даже желательно, а вот повторное приветствие нет.