Строить таблицы и упорядочивать в них данные должна система, то есть учетная база, компьютер. Именно поэтому аналитик нужен для анализа данных и выдачи рекомендаций собственникам, а не для построения очередной умопомрачительной сложной таблицы с применением формул, которые имеют привычку «слетать» и искажать данные.
Думаю, вам знакома фраза:
«Ой, формула слетела»
У кого-то формула слетела, а у кого-то в кармане денег убавилось за две секунды на пару миллионов, что, конечно, уже не смешно.
Ну что можно пожелать в такие секунды такому сотруднику: наверное, чтобы в ведомости начисления его зарплаты формулы работали таким же образом, и не в его пользу.
Фамилия минус ставка
Фамилия минус ставка
Фамилия минус ставка
Хотя обвинять сотрудника в халатности я бы воздержалась. Так как, прочитав, какой процент по статистике авиакатастроф приходится на человеческий фактор (и тут, извините меня, вопрос о жизни и смерти), то становится очевидным: человеческий мозг устроен таким образом, что может допустить ошибку по ряду причин, в том числе и болезнь, и эмоции, и чувства, и многое другое. Вы это не исправите, и поэтому заниматься работой по выбиванию точных данных дело пустое и неблагодарное.
Босс крупной корпорации отчитывает менеджера:
Вы взялись за это дело, уверяли, что все будет, как надо, а вышло наоборот. Как можно держать в компании человека, который хочет сделать одно, а у него получается совсем другое. Попытайтесь оправдаться, хотя я вас все равно уволю.
Абсолютно с вами согласен, шеф. Нельзя работать с такими людьми. Но у меня это в первый раз. Представляю, что бы вы сделали с тем, кто четыре раза пытался бы сделать что-то, а у него выходило бы прямо противоположное.
Я бы его лично выкинул в окно
Не сомневаюсь, шеф. Кстати, вы всегда хотели мальчика, а у вас родилась четвертая дочь. Поздравляю!
Спасибо за поздравление, дружище! Иди, работай.
Надеюсь, я вас убедила, что автоматизированный отчет со сбором необходимой информации и визуализацией в таблицах и графиках является единственным и правильным выходом, и шикарным инструментом управления бизнесом.
Вспомним о тех «космонавтах», которые к вам приходили.
Что же они вам предлагали?
Да, это вполне вероятно один из вариантов выхода из создавшейся ситуации по получению сводных данных в системе.
Вопрос только в стоимости и в возможности внедрения.
Обязательно необходимо тщательно обсудить эти два немаловажных фактора, записать все плюсы и минусы и подумать над решением. Несомненно, на повестку дня необходимо вынести все возможные альтернативные варианты, в том числе, и создание своего собственного программного продукта. И пусть вас совершенно не пугает эта идея, так как вполне вероятно, что это будет один-единственный возможный вариант реализации данной задачи.
Кстати, я надеюсь, вы не подумали, что нужно дожидаться прихода «космонавтов», то есть сторонних IT-компаний с готовым решением для вашего бизнеса?
Идея создания информационного отчета это не противостояние с боссами в приобретении программных инноваций. Это обязательное условие обмена внутренней информацией, которая приведет к объединению людей вокруг вас, то есть к тому, что мы договаривались с вами обсудить в этой главе.
Итак, на кону стоит выбор: создать свое эксклюзивное или купить готовое. Поверьте, готового ответа на этот вопрос нет, но в одном я уверена абсолютно точно: универсальных программ и решений не бывает.
Каждый бизнес имеет свою специфику, даже если все занимаются одним и тем же, и подходы к ведению бизнеса у всех разные.
Ведь всех одинаково учат водить автомобиль: устройство одинаковое, а водят все по-разному.
Решение по выбору информационного отчета необходимо принимать топ-менеджменту вашей компании, учитывая рекомендации со стороны собственников, так как они тоже могут быть активными пользователями и участниками системы. В итоге, независимо от того, какой путь вы изберете, финансирование ведь будет из ИХ КАРМАНА.
Как говорил мой бывший босс, старый мудрый дедушка-еврей:
«Руки отрубать надо тем, кто лезет в карман учредителей без спроса».
Зачастую бывает так, что большинству менеджеров на начальном этапе проговаривания и обсуждения формата это неинтересно, но ваша задача и состоит в том, чтобы разъяснить, для чего это нужно.
Менеджеры в компаниях не любят изменений, особенно, если они работают в компании давно. Каждый уже приспособился, отформатировался, притерся, а тут извините, ветер перемен.
Перемены в экосистеме компании никому не нравятся, так как они могут явно выявить определенные факты, лицезреть которые хотелось бы не многим.
Ваша миссия убедить, что это нужно не только собственникам, но и менеджерам, так как данные, которые вы будете обозревать и анализировать, однозначно четко покажут, больна или здорова ваша компания, и если больна, то, какие и куда нужно приложить усилия и энергию.
И именно от того, в какую сторону будут изменяться показатели: в сторону улучшения или ухудшения, и будет зависеть результат ваших действий, который можно измерить деньгами и по логической цепочке мотивацией для сотрудников.
Все это определенно подвигнет вас на создания KPI для изменения системы оплаты труда.
KPI (Key Performance Indicator) это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI это количественно измеримый индикатор фактически достигнутого результата.
Могу сразу сказать, что это не легкий процесс, но вполне осуществимый даже в условиях совершенно небольшой компании.
Если, конечно, мы вместе понимаем введение действительно результативных показателей KPI, а не создание ИБД «имитации бурной деятельности».
О KPI мы поговорим более конкретно в другой главе.
Сейчас важно определиться, по какому пути пойти.
Здесь вы не должны представлять себя богатырем, который стоит на распутье перед камнем с указателями в стороны трех дорог.
Здесь все гораздо проще, так как есть два измерителя для принятия решения: деньги и время. Два этих слагаемых должны дать результат, так как время это тоже деньги.
Подсчитав стоимость проекта, предлагаемого со стороны, и подсчитав в стоимостном выражении время, вложенное всеми участниками нового проекта, вы получите стоимость, которую и можно будет сравнить.
Обязательно продумайте над тем, что вы получите на выходе, какой результат, так как вполне можно договориться с поставщиками о снижении цены, не покупая полного функционала программы.
И опять же, что вы получите взамен за потраченные деньги?
Какая цель, какие графики, какие таблицы?
Где они будут применимы?
Вы же не картину Малевича покупаете, чтобы ее в гостиной повесить, и не коллекционную Феррари, чтобы поставить ее в гараж и протирать на ней пыль каждые выходные для показа гостям.
Вот, мол, у нас еще и такая «примочка» есть: мы тут, знаете ли, программулину юзаем
А то, что она совершенно никем не используется и пыль пора на ней протирать, это уже неважно и никого не волнует.
Вы не коллекционеры IT-программ, ваш инструмент нужен для дела, и пусть это будет даже просто «лопата», но ею, по крайней мере, хоть яму выкопать можно.
Что может стать той самой «лопатой», которая поможет вам?
Самое простое решение это выгрузка данных из системы в готовые Exсel таблицы. На сегодняшний день практически любая учетная система позволяет скачивать данные с использованием простой транзитной программы и заливать их в Exсel.
Это решение простое, но есть одно НО: если вы вложите формулы, то может случиться так, что при любом изменении в учетной базе переписывать придется очень много. При любом раскладе, работая с выгрузкой данных во внешнюю среду, вы столкнетесь с определенным недостатком: транзакционные издержки.