Теперь задайтесь следующим вопросом: почему это должна выполнять именно я. Тема борьбы с людьми, перекладывающими свои обязанности на других, - уже не из области тайм-менеджмента, однако он может помочь действенным методом: непредвзятыми фактами и цифрами. Например, в течение нескольких дней на работе фиксируйте выполняемые вами задачи и затраченное на них время. Затем покажите записи руководителю, но помните: аргументировать подобное нужно не созданием личного комфорта, а интересами отдела или руководителя.
Например, в одной из рекламных фирм начальник отдела кадров попросил менеджера по рекламе (непосредственно ищущего заказы) отвезти документы в другой конец города. Менеджер потратил на это три с половиной часа, в течение которых в компанию обратились четыре его клиента с целью сделать заказ. Менеджера, с которым они работали, на месте не оказалось, поэтому ввиду срочности они обратились в другую фирму. В результате по вине менеджера были потеряны возможные доходы, а начальник отдела кадров сэкономил на курьерских расходах. Менеджер по рекламе, узнав о произошедшем, отправился к директору, где описал ситуацию и предложил четко разделить должностные обязанности между сотрудниками и следить за их исполнением. Директор воспринял предложение положительно и для начала уволил начальника отдела кадров, так как именно он должен был предотвратить случившееся, а не инициировать его.
Не следует бросать коллег и друзей в сложных ситуациях, однако отличить стремление удовлетворить общие интересы фирмы от попытки переложить на кого-то работу несложно.
делегирование задач
Время можно не только организовать или сэкономить, его можно купить за определенную плату. Этот метод называется делегированием задач. Речь идет не только о поручении подчиненному, но и о передаче задания коллеге по работе или мужу, о покупке услуг и т. д.
Например, если возложенные на вас обязанности отнимают слишком много времени при своей небольшой важности, стоит задуматься о покупке услуг помощника или секретаря. Расширение штата - вопрос глобальный и не всегда решаемый, а вот покупка разовых услуг - гораздо проще. При этом необходимо обосновать свое решение руководству. Другой пример: если дома некогда заниматься стиркой, можно поговорить с мужем об услугах прачечной. Он наверняка поймет и примет такое предложение. Есть еще один вариант - нанять домработницу. Не пугайтесь этого слова. Мнение, что это непозволительная роскошь, ошибочно. В советские времена только профессора и генералы могли позволить себе такой шик, а сегодня подобные услуги недороги. За $ 100-200 в месяц к вам раз в неделю будет приходить домработница и заниматься хозяйством - стирать, убирать, готовить и т. д. Нетрудно подсчитать, сколько времени, а главное - сколько нервов вы сэкономите.
Есть вероятность, что вы для семьи - жена и мать, а для сотрудников отдела или фирмы - руководитель. Уверена, что у вас не всегда получается грамотно делегировать задачи подчиненным, чтобы освободить свое время для главного. Не будем подробно рассматривать, как и в каких количествах давать поручения подчиненным - об этом читайте в книгах по менеджменту. Сейчас речь идет о делегировании в личном тайм-менеджменте. Отдавая распоряжения, обязательно материализуйте их для себя, то есть не перекладывайте на подчиненного вместе с задачей напоминание о ней. Обычно бывает так: сотрудник должен выполнять, он же должен напоминать руководителю о том, что ему поручено и когда это должно быть
сделано. Оставляйте за собой право контроля. Помечайте, кому поручили, суть задач, сроки исполнения и кто за это отвечает. Это можно делать в компьютере или на бумаге - способ не важен, главное, чтобы ситуация была вам подконтрольна. В первую очередь приучите не только подчиненных заходить к вам в кабинет с блокнотом и ручкой, но и сами держите под рукой эти инструменты - фиксируйте напоминания о задачах и контролируйте их выполнение. Не стоит полагаться на память - она ненадежна, хотя многие уверены в обратном. Вышесказанное не означает, что вы сделаете пометку и спрячете этот лист подальше. Держите его перед глазами, для чего удобнее вести статистику поручений в компьютере, расположив файл на Рабочем столе. Подчиненные будут знать: вы никогда ни о чем не забываете и все ваши поручения лучше выполнять своевременно и качественно.
Что является самым главным
Сведя воедино умение говорить " нет ", покупку времени и делегирование задач, вы получите всем известный метод исключения - вы исключили ненужное, освободив много личного времени. Теперь ваша задача - понять, что из оставшегося является самым главным, чтобы уделять максимум времени именно ему.
Попробуйте проанализировать события вчерашнего дня, определив важность выполненных дел. Выделите приоритетные. Уверена, вы будете рассуждать примерно так: это валено, без этого никак, об этом просил шеф. Таким образом, важным получится все. Эту проблему вам предстоит решить.
В переводе с латыни приоритет означает "тот, кто идет первым". Все дела не могут быть впереди - что-нибудь обязательно окажется на втором месте, на третьем и т. д.: если все пойдут в очередь без очереди, все равно все окажутся в очереди. Если считать все задачи важными, сама важность Исчезнет - они станут одинаковыми. У этой проблемы есть
решение. Все дела могут быть важными, но по-разному. Например, значимость для вас лично, для семьи, для руководителя, для клиента и т. д. Для определения степени важности следует использовать метод многокритериальности.
Бытовой пример. Вам нужно определить, в какую школу отдать ребенка. В одной хорошие учителя, другая ближе к дому, третья - к работе, в четвертой недавно сделали ремонт, пятая - с бассейном, но платным.
Метод многокритериальности заключается в следующем.
1. Определите критерии, по которым оцениваете варианты выбора.
2. Сравните критерии и определите степень важности каждого из них.
3. Оцените варианты по каждому из критериев.
4. Подсчитайте взвешенные оценки и выберите оптимальный вариант.
Рассмотрим каждый пункт подробнее и обратимся к арифметике.
1. Для упрощения подсчетов выберем три критерия: хорошие педагоги, месторасположение и дополнительные платные услуги по оздоровлению.
2. Определим важность критериев. Лучше, если общая сумма оценок будет равна единице. Например, хорошие педагоги - 0,5, месторасположение - 0,3 и дополнительные платные услуги по оздоровлению - 0,2, то есть важнее всего качество обучения, затем месторасположение учебного заведения и наименее значимы дополнительные платные услуги.
3. Оценим варианты по каждому критерию. Для этого лучше применять трехбалльную шкалу, максимум - пятибалльную, поскольку удобство 10- и 100-балльных шкал - это заблуждение: больше пяти-семи градаций человек не воспринимает.
В данном случае получаем:
• ул. Садовая - неплохое качество обучения, неплохое месторасположение, нет бассейна; оцениваем: 2; 2; 1;
центр города - низкое качество обучения, отличное месторасположение, отличный недорогой бассейн; оцениваем:
• пригород - отличные педагоги, плохое месторасположение, бассейн есть, но дороговат; оцениваем: 3; 1; 2.
Подсчитаем взвешенные оценки: суммируем баллы по критериям, умноженные на веса этих критериев:
ул. Садовая: 2 • 0,5 + 2 • 0,3 + 1 • 0,2 = 1,8;
центр города: 1 * 0,5 + 3 0,3 + 3 • 0,2 = 2;
пригород: 3 • 0,5 + 1 "0,3 + 2 • 0,2 = 2,2.
Полученные результаты могут не совпадать с вашим интуитивным выбором - в таком случае следует пересмотреть важность критериев или сами критерии. Возможно, вы что-то упустили, например уклон учебных заведений (углубленное изучение определенных предметов). У каждого своя система критериев. Главное -следовать вышеописанному принципу. При этом важно помнить, что математический расчет эффективнее интуитивного, поскольку позволяет оценить приоритетность по критериям, которые сложно запомнить.
Наглядно такие расчеты можно представить в виде таблицы (табл. 2.1).
Таблица 2.1. Оценка школ по критериям
Таблица 2.1 (продолжение)