Как укротить телефон
Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает вас от работы по плану. А есть еще и звонящие, которые просто раздражают своей бессодержательной болтовней. Вы не хотите говорить с этим человеком, а он все равно набирает ваш номер. Как бороться с лавиной таких звонков? Возможно, некоторые из приведенных ниже советов помогут вам:
• используйте автоответчик (см. правило 4 в разделе 1.2. "Главные приемы управления временем");
• смотрите, кто вам звонит (при наличии определителя номера), и только потом снимайте трубку;
• основную массу звонков переключайте на своих помощников;
• попросите коллег отвечать по телефону, пока вы заняты какой-то срочной работой;
• сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам лучше не звонить;
• приучайте абонентов к тому, что у вас предусмотрено определенное время для телефонных разговоров: "Не могли бы вы перезвонить мне с двух до трех?" или "Перезвоните мне, пожалуйста, завтра до десяти утра. Позднее я буду занят";
• переадресуйте телефонные звонки тем, кто непосредственно занимается этой работой;
• назовите абоненту имя своего секретаря или помощника, чтобы он мог связаться с ним при необходимости: "Если меня не будет на месте, переговорите с ним. Уверен, он вам поможет";
• сразу же оговорите продолжительность разговора: "У меня пять минут, давайте уложимся в них" или "Через десять минут у меня начинается планерка". Тогда вам не придется неожиданно обрывать человека на полуслове, что иногда обижает, а некоторых может и оскорбить;
• сразу же спросите, что конкретно предлагает человек, и если вам это не нужно, прервите его монолог: "Сожалею, но нас это не интересует" или "Извините, но я очень занят и не могу продолжать разговор с вами. Всего хорошего". И немедленно кладите трубку;
• дайте понять, что разговор приближается к концу: "Прежде чем положить трубку, хочу уточнить…" или "Подводя черту под нашим разговором…" и т. д.;
• будьте бескомпромиссны, когда на другом конце провода находится любитель поболтать.
Как вежливо избавиться от назойливого телефонного собеседника
Беседуя по телефону, постарайтесь создать впечатление о себе как о любезном, грамотном специалисте, всегда готовом оказать партнеру или клиенту посильную помощь. Этим вы повышаете свой авторитет и авторитет вашей фирмы. Научитесь владеть собой.
Чтобы быстрее закончить разговор, не проявляя при этом невежливости, можно воспользоваться нижеследующим набором средств:
1. Используйте метод намеков, который включает в себя три способа, описанные выше, в подразделе "Как прекратить разговор, не обидев собеседника".
2. Попросите прислать факс. Выслушав назойливого абонента, можно сказать следующее: "Звучит довольно интересно. Не могли бы вы прислать факс, чтобы мы подробнее ознакомились с предложением?"
Получив факс, вы узнаете, из какой организации он поступил. А потом предупредите своих коллег, что впредь для этого гражданина из такой-то компании вас нет на месте: вы на совещании, в отъезде и пр.
Если звонящий говорит, что у него нет факсимильного аппарата, предложите воспользоваться электронной или обычной почтой. И попросту не отвечайте на его письмо. Если же он снова начнет беспокоить вас телефонными звонками, примените ту же тактику, что и в предыдущем случае: вас постоянно нет на месте. И постепенно даже самый навязчивый абонент угомонится.
3. Попросите прислать дополнительную информацию по почте. Большинство абонентов сразу же понимают, что вас абсолютно не интересует их предложение, и кладут трубку. Но есть и "крепкие орешки". Такие обязательно пришлют вам запрошенную дополнительную информацию. В этом случае вы можете опять прибегнуть к тактике неуловимости на рабочем месте.
4. "Пожалуйста, перезвоните попозже". Это очень распространенный трюк, к которому довольно часто прибегают многие чиновники с целью отвадить нежелательных просителей. Секрет успеха состоит в том, что назначается время вашего предстоящего отсутствия. А секретарь или коллега потом со вздохом отвечает в трубку: "Сожалею, но его все еще нет".
Конечно, можно преспокойно находиться в это время в кабинете и заниматься своими делами, но при этом есть опасность, что коллеги забудут об уговоре и ненароком проговорятся.
5. "У вас в запасе тридцать секунд". Эту фразу припасайте для тех, кто уже довел вас до белого каления. Но и в этой ситуации старайтесь не выходить из себя. Сделайте несколько глубоких вдохов для успокоения и доведите разговор до конца.
Если сил уже действительно нет, заканчивайте диалог еще более решительно: "Я ухожу. У вас в запасе только тридцать секунд". При этом вовсе не обязательно объяснять что-либо абоненту. Если и это его не остановит – кладите трубку. Тридцать секунд – вполне достаточное время, чтобы понять свою оплошность и извиниться за то, что отрываешь кого-то от работы. Если человек так и сделает, можно распрощаться с ним по-хорошему. В любом случае вы избавите себя от бесполезной траты времени и нервов.
6. "Я не могу принять решение немедленно". Это хороший предлог для прекращения разговора, особенно если при этом собеседник пытается выжать из вас какое-то обещание, пространно объясняя мотивы своей настойчивости. Не позволяйте втянуть себя в скоропалительное принятие решения, о котором позднее вы будете сожалеть. Придется звонить самому, брать свои слова обратно и раскручивать всю процедуру заново, включая и долгий разговор с тем же человеком.
Можно прибегнуть и к другой довольно распространенной уловке, пообещав позвонить. "Я с вами свяжусь" – таков вежливый предлог, чтобы отделаться от человека, подобного тем, о которых мы уже говорили. Но если вам и в самом деле предстоит принимать решение, то обыкновенный здравый смысл подсказывает: чем больше дополнительной информации вы получите по данному вопросу, тем более обоснованным будет ваше решение.
7. "Я позвоню вам позже". Эту фразу можно использовать в разговоре с уважаемым человеком, только если вы действительно собираетесь перезвонить. Нечестно заставлять людей ожидать вашего звонка, который вы не собираетесь делать.
Если по каким-то причинам вы не можете переговорить с человеком сейчас, а вам это необходимо, назовите точное время, когда вы перезвоните, чтобы партнер не томился весь день, боясь отлучиться на минуту и пропустить ваш звонок.
Отмечу, что наличие мобильного телефона не снимает этой проблемы: бывают периоды (совещание, нахождение вне зоны доступа и т. д.), когда связь невозможна.
8. Прием Алека Маккензи. Желая закончить разговор, скажите собеседнику: "У меня сейчас начинается совещание, люди уже собираются…"
Если после "совещания" раздается звонок и тот же голос бесцеремонно продолжает прежний разговор, не давая работать, можно воспользоваться приемом, о котором поведал в одном из интервью известный американский специалист по тайм-менеджменту Алек Маккензи:
"Вы говорите: "Что-то плохо слышно. Вообще у нас в последнее время что-то с телефоном проис…" и нажимаете на рычаг аппарата. Через минуту абонент перезванивает: "У тебя телефон отключился?" – "Да, в последнее время у нас телефон бара…" – и вновь нажимаете на рычаг. Больше назойливый собеседник не звонит. Не исключено, что он проклинает телефонную сеть, но ваши отношения с ним не пострадали".
Наличие многих способов защиты от назойливых собеседников показывает, что все зависит от того, как вы сумеете зарекомендовать себя на работе, в том числе и в отношении собственного телефона. Ведь есть же счастливчики, которым не надоедают звонками. Не сомневайтесь, такой порядок вещей установился не случайно. Они его долго и упорно добивались.
9. Воспользуйтесь помощью. Порой дозвониться до нужного человека бывает нелегко. Набираешь номер – занято, набираешь снова – все те же короткие гудки. Наконец вас соединяют, но вы еще долго слушаете в трубке какую-нибудь мелодию, прежде чем получите возможность разговаривать. Такое ожидание явно не из приятных. Поэтому поручайте дозваниваться своему секретарю или помощнику.
Новая телефонная техника помогает сберечь наше время. Здесь можно назвать:
– телефоны с памятью и функцией автоповтора, в которых достаточно набрать номер один раз и повтор звонка осуществляется в автоматическом режиме;
– телефоны с громкой связью: в ожидании ответа вы можете не сидеть, прижав трубку к уху, а заниматься своей работой, зная, что в нужный момент вы услышите абонента и сможете ему ответить, даже если ваши руки будут заняты. При этом в беседе по телефону могут участвовать несколько человек с каждой стороны.