Если проверка проводится на территории организации, необходимо подготовить правильное место «дислокации» инспекторов: отдельное изолированное помещение, желательно без возможности «свободного путешествия» по территории компании, без компьютера (ноутбука) с сетевыми дисками и прочими нежелательными для чужих глаз деталями. Большая ошибка, размещать проверяющих в бухгалтерии вместе с работниками ― это не только «парализует» работу, но и может привести к «нечаянному сливу» любопытной для инспекции информации.
Подготовьте все помещения организации, а не только то, где будут сидеть инспектора! Уберите все черновики, ненужные записки, пометки и т д. даже если это будут записи дней рождений сотрудников! Уберите все флешки, диски! Не поленитесь вычистить все помещения. запомните золотое правило: нет бумажки, нет вопросов!
Надо всех предупредить!
Важно назначить куратора (например, бухгалтер, финансовый директор), который будет общаться с представителями инспекции в ходе проверки, предоставлять им документы, информацию и пр.
Рядовых работников следует предупредить о том, что на территории компании будут находиться представители инспекции, проинструктировать их о порядке проведения ВНП, правах налогового органа, возможных «уловках» инспекторов и негативных последствиях общения с ними «на вольные темы». Кстати, в ходе проверки могут быть проведены допросы работников (ст.31, 90 НК РФ) как на территории налогового органа, так и в офисе компании, причем в последнем случае даже повестка на допрос не нужна. Поэтому не лишней будет предварительная беседа о том, к кому в компании следует обратиться при получении повестки на допрос для получения «ЦУ» и как нужно отвечать на вопросы инспекторов (четкие, однозначные и краткие ответы без домыслов и предположений). Не лишним будет ознакомиться со списком примерных вопросов, которые задаются на допросах руководителям компаний и рядовым работникам (приложения к Письму ФНС России от 13.07.2017 № ЕД― 4-2/13650@).
Проведите с работниками репетицию (и не одну!) как отвечать на вопросы инспекторов! Это придаст уверенности самим работникам, есть люди, которые панически боятся всяких там проверяющих, даже если они ни в чем не виноваты. Такие люди очень внушаемы.
Большой положительный эффект дает подготовка документов и сотрудников, сопровождение при допросах руководства и работников компании налоговыми юристами, адвокатами, которые не только обеспечат спокойствие в ходе процедуры, но и проследят за корректным и полным отражением в протоколе допроса показаний допрашиваемого лица, помогут сформулировать показания так, чтобы наиболее четко передать фактические обстоятельства финансово-хозяйственной деятельности компании и пресекут злоупотребления со стороны инспекторов.