Порядок на рабочем месте значительно увеличивает эффективность и усиливает радость, которую мы получаем от своей деятельности.
Мы надеемся, что вы воспользуетесь этой книгой как универсальным ключом, отпирающим двери к радостной профессиональной жизни.
1. Зачем наводить порядок?
Утро понедельника… И что же первым делом приветствует вас, когда вы приходите на работу?
Для многих это рабочий стол, с которого на них смотрят вещи, вещи, вещи!.. Кипы документов, разбросанные скрепки, невскрытые конверты с письмами, принесенные неизвестно кем, неизвестно когда, непрочитанные книги и компьютер, весь облепленный, точно пластырем, клейкими листочками с напоминаниями. А под столом затаились в засаде пакеты с рекламными сувенирами от клиентов. Уверена, при виде этой картины большинство из нас испускают глубокий вздох и задумываются: да как вообще можно что-то сделать, когда рабочий стол пребывает в таком первобытном хаосе?
Аки, офисная сотрудница агентства по торговле недвижимостью, была одной из тех, кому неряшливый рабочий стол причинял невыразимые страдания. Несмотря на его довольно скромные размеры (Аки легко дотягивалась рукой до противоположной стороны столешницы, да и ящиков было всего три), она никогда не могла в нем ничего найти. Перед каждым совещанием женщина лихорадочно перерывала все вещи в поисках очков, ручки или папки, а документы и материалы часто приходилось распечатывать заново, поскольку они никак не находились. Сколько раз у нее лопалось терпение, и она решала – непременно займусь столом и организую все как надо! Но к вечеру, как обычно, наваливалась усталость, и Аки откладывала эту задачу «до завтра», перед уходом складывая все материалы, которыми пользовалась за день, в одну кучу и сдвигая вбок. Ну и, конечно же, на следующий день начинались новые раскопки в этой несчастной куче, ведь без нужных материалов невозможно было приступить к работе. К тому времени как это ей наконец удавалось, сил уже не было.
– Когда сидишь за захламленным столом, это нагоняет жуткую тоску, – призналась она мне.
Увы, у Аки была более чем веская причина для уныния.
Разнообразные исследования доказывают, что окружающий хаос обходится нам намного дороже, чем мы могли себе представить, причем расплачиваться приходится неоднократно и разными способами. В ходе опроса 1000 работающих взрослых американцев 90 процентов из них сказали, что чувствуют негативное воздействие[2] захламленности на свою жизнь. Чаще всего они указывали на плохую продуктивность, негативную психологическую установку, ослабленную мотивацию и снижение уровня счастья.
Кроме того, захламленность отрицательно влияет на здоровье. По данным ученых из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, среда, в которой слишком много вещей, вызывает повышение уровня кортизола[3] – основного гормона стресса. Хронически высокий уровень кортизола делает нас более восприимчивыми к депрессии, способствует возникновению бессонницы и других психических расстройств, а также таких связанных со стрессом проблем, как болезни сердца, повышенное артериальное давление и диабет.
Вдобавок недавние психологические исследования показывают, что неупорядоченная среда угнетает головной мозг[4]. Когда мы окружены избытком вещей, наш мозг настолько занят их регистрированием, что мы не можем сфокусироваться на том, что делаем в данный момент – например, на рабочем задании, лежащем перед нами на столе, или общении с другими людьми. Мы отвлекаемся, испытываем стресс и тревожность, и к тому же это отражается на нашей способности принимать решения. Похоже на то, что захламленность – просто магнит для несчастий. Более того, полученные данные показывают, что люди вроде меня, которые при виде захламленного помещения приходят в восторг и засучивают рукава, горя желанием навести порядок, – исключение, а не правило.
Но захламленность мучает не только отдельных людей. Она вредит и бизнесу. Вам случалось убивать часы на поиски в офисе чего-то нужного и важного? Или терять это нужное и важное безвозвратно? Почти половина офисных работников признаются[5], что теряют каждый год как минимум одну важную вещь, связанную с работой. Это может быть папка с документами, калькулятор, флешка, портфель для бумаг, ноутбук или сотовый телефон. Мало того, что замена этих предметов стоит денег, в первую очередь их потеря создает эмоциональный стресс и… ненужный мусор, который загрязняет окружающую среду! Но главная потеря – время, потраченное на поиски этих предметов. Данные исследований свидетельствуют о том, что поиски потерянных вещей отнимают в среднем около одной полной рабочей недели в год на каждого сотрудника. За четыре года выходит целый месяц. Только в одних Соединенных Штатах ежегодно эта потеря продуктивности, конвертированная в деньги, доходит приблизительно до 89 миллиардов долларов. Эта сумма более чем вдвое превышает общие прибыли пяти крупнейших мировых корпораций.
Эти цифры ошеломляют, но они отражают реальность. Захламленность способна быть тем еще разрушителем. Но все же нет причин сходить с ума от беспокойства. Все эти проблемы можно решить, наведя порядок.
Захламленность – просто магнит для несчастий.
Как уборка рабочего места изменила мою жизнь
Окончив университет, я получила работу в кадровом агентстве, в отделе корпоративных продаж. Однако эйфория от того, что я стала полноправной сотрудницей, продлилась не долго. Хотя для новичков на рабочем месте первоначальные трудности – обычное дело, моя результативность в продажах никак не росла. Из пятнадцати человек, пришедших на работу в одном году со мной, я всегда болталась в нижней тройке.
Я приходила на работу заранее, часами висела на телефоне, пытаясь договориться о встрече с перспективными клиентами. Ходила на встречи, о которых удавалось договориться, а в промежутках между звонками и встречами составляла списки других потенциальных клиентов. По вечерам перехватывала миску горячей лапши в магазинчике, располагавшемся в одном здании с нашей компанией, а потом возвращалась за свой стол готовить материалы. Казалось, я только и делала, что работала, но результатов все не было.
Однажды после очередного безрезультатного раунда звонков я с глубоким вздохом отложила телефон и уныло повесила голову. Когда мой взгляд уперся в столешницу, я даже вздрогнула, внезапно осознав, какой на ней царит беспорядок. Вокруг клавиатуры веером рассыпались устаревшие списки продаж. Еще там были черновик недоделанного контракта, бумажный стаканчик с недопитым чаем, скукожившийся чайный пакетик, открытая бутылка воды недельной давности, клочки бумаги, на которых я записывала советы коллег, непрочитанная книжка по бизнесу, которую кто-то мне рекомендовал, ручка без колпачка, степлер, которым я собиралась скрепить какие-то листки, да так и забыла…
Я не могла поверить своим глазам. Как такое могло случиться? Я работала консультантом по уборке и наведению порядка с тех пор, как поступила в университет. Однако новая работа затянула меня в такое болото, что больше не было времени ни на какое консультирование, и даже дома мои, казалось бы, устоявшиеся привычки дали сбой. Распустилась! Каким-то образом я утратила контакт со своим «внутренним гиком», помешанным на опрятности и аккуратности. Неудивительно, что у меня ничего не получалось на работе!
Потрясенная этим открытием, на следующее утро я пришла на работу к семи, чтобы привести в порядок свой стол. Вооружившись всеми знаниями и навыками, которые оттачивала годами, я покончила с этой задачей за час. Вскоре мое рабочее пространство стало чистым и приятным. Единственное, что осталось на столе, – это телефон и компьютер.