Заголовки столбцов играют важную роль в организации списка как базы данных. Они должны находиться в первой строке списка, иметь отличный от формата строк данных шрифт, выравнивание, формат, шаблон, границу и формат прописных и строчных букв. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.
Содержание строк и столбцов в списке должно быть организовано таким образом, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные, и перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, которые могут повлиять на сортировку. Также не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.
Способы ввода исходных данных в список
Непосредственный ввод данных в ячейки рабочего листа Excel.
Ввод с помощью формы ввода данных.
Форма данных
Форма данных это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Форма данных представляет собой диалоговое окно, специально предназначенное для просмотра и ввода записей. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка (имена полей записи), которые используются для создания полей формы. Одновременно в форме выводится до 32 полей списка
Создание формы
Откройте новую рабочую книгу. Сохраните ее под новым именем «Исходная таблица Сбор Зерновых (выполните команду «Файл», «Сохранить как»).
На рабочем листе «Лист1» создайте заголовки столбцов списка (имена полей записи). Это будет первая строка таблицы.
Для заголовков столбцов списка выберите: шрифт, выравнивание, формат, шаблон, границу, формат прописных и строчных букв. Они должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии. Заполните данными вторую строку таблицы.
Открытие диалогового окна формы данных
На рабочем листе «Лист1» выделите любую ячейку в списке.
Выберите в меню «Данные» команду «Форма». Появится диалоговое окно формы данных.
Окно формы
Обратите внимание, что имя листа, на котором создается форма, и имя формы совпадают (Рисунок 1.1.1.).
Рисунок 1.1.1. Форма
Окно формы содержит:
Имена полей, которые совпадают с заголовками столбцов списка.
Поля ввода для редактирования записей списка.
Кнопки для добавления, удаления, поиска записей:
«Добавить» добавляет строки в конец таблицы;
«Удалить» уничтожает текущую строку в форме;
«Назад» и «Далее» используются для перемещения вверх и вниз по таблице;
«Критерии» открывает окно поиска.
Вертикальную голосу прокрутки. Она выполняет функции аналогичные кнопкам «Назад» и «Далее». Кроме того, при установке бегунка в крайнее нижнее положение в конце таблицы автоматически создается новая пустая строка.
Дополнение и изменение списка с использованием формы
В диалоговом окне формы данных «Лист1» нажмите кнопку «Добавить». Появится форма данных с пустыми полями.
Введите необходимые данные в поля ввода формы. Нажмите клавишу TAB для того, чтобы перейти к редактированию следующего поля формы. Нажмите комбинацию клавиш SHIFT+TAB для того, чтобы вернуться к предыдущему полю формы.
После того, как закончен ввод данных текущей записи, нажмите клавишу ENTER. Текущая запись добавляется в список, а появившаяся при этом пустая форма позволяет создать новую запись.
Чтобы закрыть диалоговое окно формы данных, нажмите кнопку «Закрыть».
Просмотр записей с помощью формы данных
В диалоговом окне формы данных существуют возможности просмотра данных, перечисленные в таблице 1.1.1.
Таблица 1.1.1.
Изменение записей с помощью формы данных
1. Откройте диалоговое окно формы данных.
2. Найдите запись, которую необходимо изменить, используя кнопки «Далее» или «Назад», либо вертикальную полосу прокрутки.
3. Чтобы отредактировать данные в записи, вам нужно аккуратно продвигаться по полям формы. Вы можете перейти к следующему полю формы, используя клавишу TAB или щелкнув левой кнопкой мыши. Если вам нужно вернуться к предыдущему полю формы, примените комбинацию клавиш SHIFT + TAB. Как только вы изменили данные, нажмите клавишу ENTER, чтобы сохранить изменения текущей записи и перейти к следующей.
4. По завершению редактирования всех записей в форме, вы можете нажать кнопку «Закрыть», чтобы обновить текущую запись и выйти из формы.
Для удобства использования формы данных в Microsoft Excel можно придерживаться ряда советов и инструкций. Вот некоторые из них:
Если поле списка содержит формулу, то в форме будет отображаться только ее результат, а само поле нельзя будет изменять.
При изменении записи, которая содержит формулу, результат формулы не будет вычислен автоматически до тех пор, пока вы не нажмете клавишу ENTER или кнопку «Закрыть».
Если вы передумали изменять запись, то можно воспользоваться кнопкой «Вернуть», чтобы отменить изменения, когда запись еще активна на форме.
При переходе к другой записи или закрытии формы Microsoft Excel автоматически добавляет новую запись.
Чтобы удалить запись с помощью формы данных, необходимо выделить ее в списке и нажать кнопку «Удалить». Если вы случайно удалили запись, можно воспользоваться функцией отмены действия, нажав сочетание клавиш CTRL + Z. Важно помнить, что удаление записи необратимо, поэтому перед нажатием кнопки «Удалить» рекомендуется внимательно проверить выбранную запись.
Удаление записи с помощью формы данных
Каждая запись удаляется отдельно. Удаление записи с помощью формы нельзя отменить. Для удаления откройте диалоговое окно формы данных; найдите запись, которую требуется удалить; нажмите кнопку «Удалить».
Прежде чем удалить запись, Excel отображает диалоговое окно с запросом на подтверждение выполнения этой операции. В раскрывшемся диалоговом окне нажмите кнопку ОК или клавишу ENTER, чтобы удалить запись, или кнопку «Отмена», чтобы не удалять запись. Все записи, идущие после удаленной, будут перенумерованы соответствующим образом.
Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закончить работу с формой данных.
Поиск записей в списке с помощью формы
Рассмотрим пример поиска записи, у которой поле «Наименование региона» имеет значение «Орловская область».
Откройте диалоговое окно формы данных.
Нажмите кнопку «Критерии». Откроется диалоговое окно формы для ввода различных критериев. Это окно изображено на Рисунок 1.1.2. Щелкните по полю «Наименование региона» и введите критерий. В данном случае в качестве критерия выступает набор символов «Орловская область».
Рисунок 1.1.2. Ввод критерия в форме данных
Нажмите кнопку «Далее». Excel просматривает весь список, начиная с первой записи, и ищет данные, удовлетворяющие введенному критерию. Если Excel находит запись, удовлетворяющую критерию, то она появляется в диалоговом окне. Искомая запись это восьмая запись из 30 записей списка (Рисунок 1.1.3.). Нажмите кнопку «Далее», чтобы найти следующую запись, удовлетворяющую заданному критерию. Звуковой сигнал указывает на то, что ниже текущей записи не существует такой, которая удовлетворяла бы указанному критерию.
Рисунок 1.1.3. Результаты поиска по заданному критерию
Нажмите кнопку «Назад», для того, чтобы произвести поиск среди записей, предшествующих текущей записи. Звуковой сигнал указывает на то, что выше текущей записи не существует такой, которая удовлетворяла бы указанному критерию.