Красильников А. А. - Современный статистический анализ результатов научных исследований в Excel стр 3.

После поиска пользователь сразу получает возможность доступа к данным. Если хотя бы один раз режим ввода критериев был активизирован, то кнопка «Критерии» превращается в кнопку «Поиск», хотя в работе формы ничего не изменяется. Поскольку эти два режима функционирования формы очень похожи друг на друга по виду окна, то пользователь должен следить за тем, какой режим в данный момент включен.

Кнопка «Очистить» позволяет стереть введенные критерии, а кнопка «Вернуть» позволяет восстановить стертые критерии.

Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть окно формы, либо нажмите кнопку «Правка», чтобы вернуться к правке формы.

В качестве второго примера рассмотрим поиск записей, у которых поле «Наименование экономического района» имеет значение «Центральный регион».

Пример ввода двух критериев поиска

Поиск записей осуществляется по двум критериям, поэтому соответствующие значения введены в три поля ввода. На Рисунок 1.1.4. показан пример ввода трех критериев поиска.

Рисунок 1.1.4. Пример ввода двух критериев поиска

1.2. Организация данных в порядке возрастания или убывания с помощью функции сортировки в MS Excel

Порядок сортировки, используемый по умолчанию

Для упорядочения ячеек по значениям (без учета формата) предусмотрен определенный порядок сортировки  способ изменения относительного положения данных, основанный на значении или типе данных.

Данные можно сортировать:

 по алфавиту;

 по числу;

 по дате.

Порядок сортировки может быть возрастающим (от 1 до 9, от А до Z) или убывающим (от 9 до 1, от Z до А).

При сортировке текста, значения сравниваются посимвольно слева направо. Например, если в ячейке содержится текст «А100», то после сортировки эта ячейка будет находиться после ячейки, содержащей А1 и перед ячейкой, содержащей А11.

При сортировке по возрастанию в Microsoft Excel используется следующий порядок (при сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка): числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 '  (пробел)! « # $ % & () *,. /:;? @ [\] ^ _ ` {|} ~ + <=> A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Логическое значение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА. Все ошибочные значения равны. Пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Порядок сортировки списков

При сортировке списка меняется порядок следования записей (строки таблицы). По полям записей (столбцы таблицы) сортировка не производится вообще.

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки.

Совет. Перед сортировкой сохраните исходный файл под другим именем, используя команду «Файл», «Сохранить как». Это позволит в дальнейшем, если данные в результате сортировки случайно окажутся перемешанными, вернуться к исходному порядку данных.

Отмена сортировки

Если Вас не устраивают результаты сортировки, то сразу после сортировки выполните ее отмену любым из способов:

 нажмите кнопку «Отменить» на панели инструментов «Стандартная»;

 выполните команду «Правка», «Отменить сортировку»;

 закройте файл, в котором выполнялась сортировка, без сохранения.

Сортировка строк по возрастанию данных в одном столбце

Отсортируем список в файле «Сбор Зерновых» в алфавитном порядке по столбцу «Наименование региона».

1. Сохраните исходный файл «Сбор Зерновых» под другим именем, например «Сортировка Сбор Зерновых». Щелкните по любой ячейке в сортируемом списке.

2. В меню «Данные» выполните команду «Сортировка». Excel автоматически выделяет весь список и открывает диалоговое окно «Сортировка диапазона» (Рисунок 1.2.1.).

Рисунок 1.2.1. Диалоговое окно «Сортировка диапазона»

3. Обратите внимание на переключатель «Идентифицировать поля по». Обычно автоматически выбирается правильное положение. Переключатель установлен в положении «подписям (первая строка диапазона)», если список содержит заголовки столбцов. Выберите положение «обозначениям столбцов листа», если заголовков в списке нет.

4. В раскрывающемся списке «Сортировать по» выберите первое поле, по которому следует упорядочить данные (первый ключ сортировки)  «Наименование региона».

Выберите переключатель «По возрастанию» (Рисунок 1.2.2.).

Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 1.2.2. Результат заполнения полей диалогового окна «Сортировка диапазона»

Сортировка строк по двум или более столбцам

Отсортируем список в файле «Сбор Зерновых» по столбцам: сначала по столбцу «Наименование экономического района», а затем по столбцу «Пшеница 3 кл.». Для этого: сохраните исходный файл «Сбор Зерновых» под другим именем, например «Сортировка Сбор Зерновых», используя команду «Файл», «Сохранить как». Щелкните по любой ячейке в сортируемом списке.

В меню «Данные» выполните команду «Сортировка». Появится диалоговое окно «Сортировка диапазона». Укажите столбцы сортировки в полях:

«Сортировать по»  «Наименование экономического района»;

«Затем по»  «Пшеница 3 кл.».

Установите для первого и второго ключей сортировки положение

переключателя «По возрастанию».

Нажмите ОК.

Сортировка с помощью панели инструментов

Отсортируем исходный список из файла «Сбор Зерновых» по столбцу «Пшеница 3 кл.» в порядке возрастания.

На панели инструментов «Стандартная» имеются две кнопки, предназначенные для сортировки списка в возрастающем или убывающем порядке. Используя их, можно упорядочить данные по одному полю. Необходимо учитывать, что при такой сортировке используются последние значения параметров (порядок и направление сортировки, учет регистра), которые были установлены в диалоговом окне « Параметры сортировки».

Щелкните по любой ячейке в столбце, который следует использовать в качестве ключа сортировки. В данном задании в качестве ключа сортировки используется столбец «Посевная площадь».

Нажмите кнопку «По возрастанию» на панели инструментов «Стандартная».

Возврат к первоначальному порядку сортировки

Проиндексировав список перед сортировкой, пользователь получает дополнительную возможность для возвращения исходного порядка данных. Для этого щелкните по любой ячейке в столбце индекса и нажмите кнопку «По возрастанию» на панели инструментов «Стандартная».

1.3. Поиск данных с помощью фильтров

Фильтрация данных в Excel  это временное скрытие записей списка, не удовлетворяющих заданному критерию. В Excel существуют следующие средства для фильтрации данных: «Автофильтр», «Пользовательский Автофильтр», «Расширенный фильтр».

Использование «Автофильтра»

Для применения автофильтра выполните следующее.

 Щелкните по любой ячейке списка.

 В меню «Данные» выберите команду «Фильтр», «Автофильтр». В каждой ячейке с заголовками поля списка Excel поместит кнопки управления, с изображением черной стрелки. Таким образом, ячейки с названием полей превращаются в раскрывающиеся списки.

 Нажмите кнопку управления в том поле заголовка, которое следует включить в критерий. На экране появится список критериев.

Совет. Если на экране дисплея в раскрывающемся списке критериев вы не видите полный перечень критериев Автофильтра, то вы можете, например, уменьшить высоту строки, которая содержит заголовки.

Выберите желаемый критерий. Список критериев Автофильтра приведен в таблице 1.3.1.