Забавский Кирилл Дмитриевич - 25 уроков до 25 лет стр 10.

К этому квадрату относятся срочные задачи, которые на самом деле неважны для вас, но которые нужно сделать как можно быстрее. Это, как правило, просьбы ваших коллег или знакомых, а также рутинные дела, которые вроде как нужно срочно сделать, но непонятно, для чего и кому это вообще нужно. Здесь я хочу сделать акцент на «вроде как». Потому что чаще всего это те задачи, которые могут быть сделаны другими людьми или отложены на потом. К таким задачам, например, могут относиться заполнение документов для визы, приготовление завтрака, подготовка малозначимого отчета для руководителя и т. д.

Что делать с такими задачами? Делегировать. Можно попросить свою девушку приготовить завтрак или купить еду в столовой, чтобы не тратить время на готовку самому. Можно заплатить турфирме за оформление документов для визы или снова девушку попросить (если ей, конечно, хочется и нравится этим заниматься). А подготовить отчет можно попросить коллегу или сместить время выполнения, если этот отчет не сильно важен.

Ну а если у вас нет возможности это делегировать, то, по крайней мере, занимайтесь такими делами в свои самые непродуктивные часы. Я, например, подобные задачи откладываю на вечер, так как утро для меня самое продуктивное время, а вечером уже нет сил делать что-то важное и значительное. Поэтому я понимаю, что даже если я и не успею сделать эти неважные задачи, то ничего страшного не произойдет и я смогу их сделать позже.

По моему мнению, именно с этими задачами нужно бороться, так как именно из-за них наш день часто превращается в круговорот выполнения каких-то бессмысленных дел, а в конце дня мы чувствуем себя уставшими, при этом понимая, что ничего существенного на самом деле и не сделали. Мы стараемся заниматься этими задачами, ведь они, как правило, просты и понятны для нашего мозга. Именно за ними мы и пытаемся спрятаться от задач из квадрата «Важно Не срочно», так как для их выполнения нам уже нужно выходить из зоны комфорта и привычного русла.

К последнему квадрату относятся дела с приоритетом:

К этому квадрату я отношу те дела, которые крадут у нас много времени и сил, при этом не принося никакой пользы. Это, как правило, те задачи, которые мы чаще всего делаем, когда не можем сказать «нет» или когда наш мозг пытается убежать от важных дел во что-то понятное и привычное. Например, в просмотр новостей и ленты в соцсетях, в постоянное разгребание почты, в частую уборку дома и т. д.

Что делать с этими задачами? Перестаньте ими заниматься или хотя бы запишите их в список дел и не возвращайтесь к ним, пока не выполните все важные дела. Я, например, отвожу для неважных несрочных дел вечер: смотрю всякие видео на YouTube, занимаюсь рутиной и домашними делами или просто ничего не делаю.

Хочу сказать, что считаю нормальным тот факт, что наш мозг пытается убегать от нового и незнакомого во что-то понятное, привычное и простое. И, конечно, периодически нам нужно давать ему это делать, чтобы не перегружать стрессом и давлением. Но также крайне важно уметь замечать, когда и как часто это происходит. И в ключевые моменты фокусироваться на том, что сейчас не принесет никакой выгоды, но что может дать вам весомый результат в будущем. По моему мнению, есть большая разница между тем, чтобы просматривать основные новости утром и вечером, и листанием их целый день в надежде увидеть что-то такое, что перевернет вашу жизнь или изменит ее к лучшему. (Подсказка с вероятностью 99 % такого не произойдет.)

Именно поэтому важным является умение сказать нет неважным и ненужным делам в своей жизни. Но чтобы понимать, что для вас не важно и не нужно, стоит четко понимать, к чему вы стремитесь и чего хотите от жизни. Если ваша цель преуспеть в карьере и сделать важный скачок в бизнесе, то, скорее всего, с вечеринками и ночными клубами придется повременить, а если ваша цель на ближайшее время отдохнуть и перезагрузиться, то новые задачи и обязанности будут вызывать у вас лишь раздражение и внутреннюю злость. Именно поэтому основой любой приоритизации в первую очередь должны быть не определенные инструменты и техники, а понимание того, к чему вы идете и чего хотите достичь. И уже только после этого понимания можно использовать технику приоритизации, которую я описал в данной главе.

Я бы хотел рассказать еще об одном простом способе приоритизации задач и целей, подходящим в тех случаях, когда у вас нет времени или техника с четырьмя квадратами кажется слишком сложной и непонятной.

Способ состоит в поэтапном сравнивании нескольких вещей друг с другом. И так как я фанат реальных примеров, то и тут буду все показывать именно на них.

У меня есть четыре задачи (без четких критериев и описания):

 пробежать Минский полумарафон;

 стать руководителем группы аналитиков;

 съездить на отдых;

 10 000 подписчиков в Телеграм-канале

Я выписываю задачи на отдельные листки бумаги, после чего начинаю сравнивать их друг с другом. В итоге у меня получается следующее:

Хорошо, значит, моей главной целью будет «стать руководителем группы аналитиков», а уже только потом «пробежать Минский полумарафон».

После этого я сравниваю последние два пункта и получаю приоритизированный список: 2, 1, 3, 4. Эти карточки я раскладываю от самого важного дела к менее важному. Здесь я также хочу подчеркнуть, что этот список не говорит о том, что мне нужно начать бегать только после того, как я стану руководителем. Он лишь показывает мне, на какие задачи я должен в первую очередь тратить свое самое продуктивное время.

Конечно, я использую эту технику, когда у меня в голове находится больше четырех целей. Эта техника может быть более затратной по времени, зато вы точно сможете правильно выстроить приоритеты. Примерно так выглядит у меня результат данного процесса. Приоритеты идут змейкой слева направо.

Ну и, конечно, мой любимый способ выделять самые важные дела на сегодняшний день каждое утро задавать себе вопрос:

Я записываю ответ на этот вопрос на компьютере или в дневнике. Это помогает мне каждый день понимать, что для меня сегодня будет самым важным. Но, вспоминая свой горький опыт, хочу сказать, что здесь могут быть не только ваши профессиональные и личные задачи. Порой крайне важно записывать дела, которые позволят вам просто передохнуть и переключиться, например встречу с друзьями, поездку на велосипеде под музыку и поход в кино. Работа и достижения это хорошо, но, поверьте, не менее важно и умение переключаться и отдыхать, а не только гнаться за какими-то результатами. Иначе такой образ жизни, где фокус стоит только на развитии и работе, может привести к выгоранию и отсутствию желания к чему-либо (поверьте, я знаю, о чем говорю).

Именно после этого я разобрался с тем, как выделять время на отдых. Не скажу, что я стал мастером в вопросах отдыха и развлечений,  скорее, сфера хобби до сих пор хромает у меня на обе ноги, но, по крайней мере, я понял важность наблюдения за своим телом, ведь оно всегда говорит нам о том, что с нами что-то не так. Это сложно объяснить, но мы обычно уже за один-два дня чувствуем, что скоро заболеем, хотя сейчас с нами вроде все в порядке. Как только вы чувствуете, что ваше тело начинает постоянно сопротивляться тому, что вы делаете, лучше всего отдохнуть, расслабиться и заняться тем, что принесет вам удовольствие здесь и сейчас, а не только в будущем.

Перед тем как перейти к практическому заданию этой главы, хочу перечислить те вещи, которые дала и продолжает давать мне приоритизация задач в жизни. К ним я отнесу: