Перед переходом к заданию хочу сказать мою любимую фразу касательно планирования, которую я услышал, когда мне было 24 года, и которая довольно сильно изменила мое отношение к понятию «управление временем»:
Невозможно управлять временем: оно идет независимо от того, хотим мы этого или нет. Мы лишь можем управлять задачами в рамках определенного периода времени.
Поэтому меня так часто злило, когда руководители пытались заставить меня уместить задачи длиной в 10 часов в 8 часов рабочего дня и после неудач говорили о моем неправильном планировании и недостаточном управлении временем. Так что прошу вас не совершать ту же ошибку и не пытаться в 5 часов впихнуть задач на 10 часов, а потом в стрессе стараться выполнить их все и злиться на себя в конце дня, думая о том, что у вас плохо с планированием. Хотя, скорее всего, и вы, и я все равно будем делать такие ошибки, так пусть хотя бы это будет реже.
Но не ошибается тот, кто ничего не пробует. Именно поэтому я предлагаю вам перейти к практическому заданию этой главы и выполнить последовательно следующие шаги.
Практическое задание
1. Составьте список всех целей, которых хотите достичь в жизни.
2. Разнесите цели по колонкам с направлениями (Бизнес, работа, финансы / Хобби / Личностное развитие / Семья, друзья и близкие / Общественные дела / Рутина / Своя отдельная сфера жизни (можно не выделять).
3. Приоритизируйте цели в каждой колонке.
4. Разнесите цели по временным промежуткам: 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
5. Составьте список целей или задач на 12 недель для планомерного достижения целей на 1 год.
6. Распределите список задач на 12 недель равномерно по каждой неделе.
7. Определите список задач на каждый день исходя из задач на неделю.
8. Анализируйте достижение целей на день и неделю.
9. По окончании 12-й недели проведите анализ достигнутого и ревизию всех ваших целей.
10. На 13-й неделе отдыхайте и составляйте план на следующие 12 недель.
И так продолжайте, пока не найдете более подходящего для вас способа с точки зрения планирования своих задач. Однако я рекомендую сделать окончательные выводы о данной технике хотя бы спустя первые 12 недель и после этого решить для себя: что дал вам такой подход и каким образом вы можете адаптировать его под себя.
Я буду рад, если вы возьмете мой подход и подстроите его под себя, чтобы внедрить планирование в свою жизнь и увеличить с его помощью свою продуктивность.
Пробуйте, внедряйте, адпатируйте и не бойтесь ошибаться. Тогда у вас все получится, я в это верю.
Глава 5. Определение важного. Приоритизация задач в работе и личной жизни
Во время учебы в университете я старался хвататься за все предметы сразу, так как думал, что нужно учить все, для того чтобы успешно сдавать сессии и экзамены. Это часто приводило к тому, что везде я успевал получить только общие поверхностные знания, так как на глубокое изучение отдельных предметов времени просто не оставалось. И проблема эта была связана с тем, что никто и никогда не учил меня приоритизировать собственные дела. Да, где-то внутри себя я понимал, какие дела нужно сделать в первую очередь, а какие можно и потом. Но, даже несмотря на это, я всегда обучался тому, что говорить «нет» плохо и нельзя, так как это считается проявлением эгоизма и неготовности помогать людям или нежеланием выполнять все поставленные задачи. Однажды на одном из тренингов я услышал хорошую фразу о том, почему мы списываем. Так как часто за плохие оценки на экзаменах нас публично выставляют как неуспешных учеников, мы стараемся спрятать свою индивидуальность и просто списать, чтобы не получать порцию прилюдных укоров или насмешек от учителей и сверстников. Именно эти моменты заставляют нас пытаться сделать все задания и не упустить ничего. Не могу сказать, что я искоренил в себе желание сделать все задачи в течение дня, но приоритизация помогла мне начать проще отказываться от того, что для меня имеет меньшее значение.
Однако, несмотря на приоритизацию и ее использование в повседневной жизни многими людьми, я все равно часто слышу фразы: «Почему в сутках только 24 часа? Как вообще успеть все это сделать? Почему другие успевают, а я нет?» Для того чтобы таких вопросов у вас возникало меньше, а в жизни появилось больше осознанности и спокойствия, в этой главе я хочу рассказать вам об основных техниках приоритизации задач, которые я использовал в своей жизни. Для меня в основе любой приоритизации лежит движение от большего к меньшему или от общего к частному. То есть, если вы не поставили себе долгосрочные цели, не определили миссию жизни или просто не понимаете, к чему стремитесь и чем хотите заниматься, вам будет крайне сложно определять приоритеты тех или иных задач. Поэтому в первую очередь я рекомендую сначала определить свои долгосрочные цели в разных сферах жизни и уже только после этого переходить к приоритизации задач.
Первой техникой, которую я начал применять, была матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра это способ приоритизации задач.
Что же она собой представляет?
Матрица Эйзенхауэра представляет собой матрицу, разделенную на четыре квадрата:
Важно Срочно;
Важно Не срочно;
Не важно Срочно;
Не важно Не срочно.
Все попадающие к вам задачи нужно разносить по этим квадратам. Чтобы было понятнее, предлагаю рассмотреть каждый квадрат по отдельности:
Важно Срочно
В этот квадрат заносятся «пожары», которые вам постоянно нужно тушить. Другими словами, это важные задачи, которые вам обязательно нужно сделать в ближайшее время. Например: подготовить отчет руководителю, подготовиться к экзамену, забрать ребенка из детского садика и т. д.
Самое главное с этими задачами проверить, действительно ли они важны и срочны. Если нет, то их стоит отложить, а если да, то лучше заняться ими как можно быстрее, так как в противном случае невыполнение этих задач может привести к неблагоприятным последствиям.
Важно Не срочно
Это мой любимый квадрат, так как в этом квадрате как правило оказываются дела, которые могут поднять нас на новый уровень и которые мы постоянно откладываем «на завтра», так как это что-то новое и непривычное для нас. Например, «похудеть», «пройти курсы по проектному менеджменту», «составить свой икигай», «написать книгу», «пройти проверку здоровья» и т. д.
Самое главное, что, по моему мнению, нужно делать с задачами из этого квадрата, это каждый день выделять для них свое самое продуктивное время, когда вас никто и ничто не беспокоит. Хотя бы по часу в день. У меня это, как правило, раннее утро в 5 или 6 утра, когда все еще спят и я могу спокойно провести 12 часа, занимаясь теми задачами, которые могут вывести меня на новый уровень. Главное не включать телефон и не заходить в соцсети, иначе все эффективное время будет потрачено на абсолютно бесполезное просматривание очередной порции новостей или различных видео. И даже один час в день это очень много, если посмотреть в разрезе длительного периода времени.
1 час в день = 7 часов в неделю 30 часов в месяц 360 часов в год
Нам свойственно переоценивать то, что мы можем сделать за неделю или месяц, но недооценивать то, что мы можем сделать за год. Поэтому, не сильно напрягаясь каждый день, вы можете достичь абсолютно новых высот, выделяя всего 1 час на эти задачи. Для меня залог успеха последовательность. Лучше прикладывать меньше усилий, но каждый день, чем кучу усилий, но один раз в неделю. Поэтому лучше читать по одной главе этой книги в день, чем прочитать ее всю за выходные. Я никого не призываю слепо следовать моей стратегии, но точно рекомендую попробовать придерживаться ее хотя бы в течение месяца, после чего посмотреть на изменения, которые произойдут или не произойдут в вашей жизни.